Trích lục hộ tịch ở đâu? Những điều cần biết khi trích lục hộ tịch

Trích lục là một loại văn bản, kết quả của một thủ tục hành chính rất thường thấy và liên quan đến nhiều thủ tục khác nhau trong nhiều lĩnh vực cụ thể. Hiện nay, trong thực tế cuộc sống có nhiều trường hợp các cá nhân làm mất các giấy tờ gốc như mất giấy khai sinh, mất giấy đăng ký kết hôn và như vậy để thực hiện các thủ tục hành chính thì cần phải có giấy tờ thay thế đó là bản trích lục. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Luật sư X để có thêm thông tin về Trích lục hộ tịch ở đâu? Những điều cần biết khi trích lục hộ tịch.

Trích lục hộ tịch là gì?

Khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014 định nghĩa về trích lục hộ tịch như sau:

“Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính”.

Trích lục hộ tịch bao gồm: trích lục bản sao giấy khai sinh, trích lục bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, trích lục bản sao giấy khai tử…

Giá trị pháp lý của bản trích lục

Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

Như vậy, bản sao trích lục có giá trị tương đương như bản chính và được sử dụng thay thế bản chính trong việc thực hiện các giao dịch.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện trích lục hộ tịch

Tờ khai thao Mẫu quy định.

Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.

Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Xuất trình một trong các loại giấy tờ sau: hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc loại giấy tờ có dán ảnh khác để chứng minh về nhân thân (quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Gửi hồ sơ đề nghị trích lục hộ tịch qua đường bưu chính

Cụ thể, nếu người yêu cầu gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc muốn nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải gửi nộp lệ phí đăng ký hộ tịch, lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch nếu không thuộc diện được miễn lệ phí và chi phí trả kết quả qua hệ thống bưu chính. Người tiếp nhận hồ sơ ghi rõ phương thức trả kết quả trong giấy tiếp nhận (quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Trích lục hộ tịch ở đâu?

Căn cứ theo Điều 63 Luật hộ tịch 2014 quy định “Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký“.

Như vậy, khi cá nhân có nhu cầu được cấp trích lục hộ tịch thi chỉ cần đến Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch mà không cần phụ thuộc vào nơi cư trú. Thực tế, khi muốn được cấp trịc lục hộ tịch, cá nhân sẽ nộp hồ sơ tại UBND cấp huyện hoặc cấp xã nơi giữ sổ gốc thông tin hộ tịch để được trích lục.

Thời hạn giải quyết và lệ phí

Thời hạn giải quyết: ngay trong ngày, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo (quy định tại Điều 5 Luật hộ tịch 2014).

Lệ phí: không quá 8.000 đồng/1 bản sao (quy định tại Thông tư 179/2015/TT-BTC).

Hồ sơ đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch

Giấy tờ phải nộp:

• Tờ khai theo mẫu quy định đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân;
• Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức;
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Giấy tờ phải xuất trình:

• Xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
• Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch

Theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định các cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký. Theo đó, các chủ thể là người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch nơi lưu trữ sổ gốc thông tin hộ tịch để được trích lục.

Trình tự thực hiện

Căn cứ điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014; trình tự thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Các chủ thể là người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu Hộ tịch gồm Cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

Đối với trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Các cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung theo quy định; trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn; trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họ tên của người tiếp nhận.

Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối; người tiếp nhận ký, ghi rõ họ tên.

Bước 3: Giải quyết yêu cầu

Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch; Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Cần lưu ý:

Trong trường hợp các chủ thể là người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực giấy tờ đó theo đúng quy định.

Đối với trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Các chủ thể là người tiếp nhận có thể chụp một bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.

Các chủ thể là người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

Cách thức thực hiện:

Các chủ thể là người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Các chủ thể là người thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp nộp hồ sơ; cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp gửi văn bản yêu cầu tại Cơ quản quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ, văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp – hộ tịch cấp xã năm 2022
• Bộ phận một cửa trong giải quyết thủ tục hành chính
• Quyết định 4034/QĐ-BYT 2021 công bố thủ tục hành chính mới lĩnh vực Dược

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề Trích lục hộ tịch ở đâu? Những điều cần biết khi trích lục hộ tịch. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn; giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến giải thể công ty; giải thể công ty tnhh 1 thành viên tạm dừng công ty; thủ tục xin giải thể công ty cổ phần, giấy phép bay flycam; mã số thuế cá nhân tra cứu, công ty tạm ngừng kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu, trích lục hồ sơ địa chính, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới nhất…. của Luật sư X, hãy liên hệ: 0833102102. Hoặc qua các kênh sau:

Facebook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp