Muốn nhờ người khác lấy sổ hoặc nhận tiền bảo hiểm xã hội thay mình, bạn lập giấy ủy quyền bằng văn bản, ghi rõ người ủy quyền, người được ủy quyền, việc được làm và thời hạn. Với việc nhận tiền, lương hưu hoặc làm hồ sơ tại cơ quan BHXH, văn bản này phải được chứng thực chữ ký hoặc công chứng. Mẫu đầy đủ có ở bên dưới.
Tóm tắt nhanh
- Luật BHXH 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025) cho phép người thụ hưởng ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện BHXH.
- Văn bản ủy quyền phải được chứng thực theo pháp luật về chứng thực; ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp có hiệu lực tối đa 12 tháng.
- Mẫu 13-HSB đã bị bãi bỏ khỏi quy trình của BHXH Việt Nam từ Quyết định 313/QĐ-BHXH ngày 27/03/2026, nên bạn nên dùng văn bản ủy quyền tự lập (mẫu bên dưới) hoặc hợp đồng ủy quyền công chứng.
- Chứng thực chữ ký làm tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, không phụ thuộc nơi cư trú.
- Từ 01/01/2026 BHXH chuyển dần sang sổ điện tử; sổ giấy chủ yếu cấp khi người lao động có yêu cầu.
Khi nào cần giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm?
Từ khóa “lấy sổ bảo hiểm” thường gồm ba tình huống khác nhau. Mỗi tình huống có yêu cầu giấy tờ không giống nhau.
Nhờ người khác lấy sổ BHXH ở công ty cũ
Khi nghỉ việc, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ và phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ cho bạn. Theo Bộ luật Lao động 2019, thời hạn thanh toán các quyền lợi và hoàn tất thủ tục sau khi chấm dứt hợp đồng là 14 ngày làm việc, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Nếu bạn ở xa, có thể nhờ người thân đến nhận thay bằng giấy ủy quyền.
Ủy quyền nhận tiền BHXH một lần
Nếu đủ điều kiện hưởng BHXH một lần mà không thể đến cơ quan BHXH, bạn có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ và nhận tiền. Nội dung ủy quyền phải ghi rõ cả việc nộp hồ sơ lẫn việc nhận tiền. Bạn có thể xem thêm cách tính mức hưởng trong bài cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần trên VssID.
Ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp hằng tháng, ốm đau, thai sản
Người đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp có thể ủy quyền cho người khác nhận thay khi ốm yếu, đi xa. Đây là trường hợp luật quy định riêng về thời hạn tối đa 12 tháng.
Điểm mới năm 2026: Mẫu 13-HSB và sổ BHXH điện tử
Trước đây dùng Mẫu 13-HSB, hiện nay thì sao?
Trước đây, người dân thường dùng Mẫu số 13-HSB (ban hành kèm các quy trình của BHXH Việt Nam như Quyết định 166/QĐ-BHXH năm 2019 và Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025). Ngày 27/03/2026, BHXH Việt Nam ban hành Quyết định 313/QĐ-BHXH sửa đổi quy trình giải quyết chế độ BHXH, BHTN, trong đó bãi bỏ Mẫu 13-HSB (văn bản ủy quyền).
Việc bãi bỏ mẫu không có nghĩa là bạn hết quyền ủy quyền. Điểm d khoản 2 Điều 10 Luật BHXH 2024 vẫn quy định người thụ hưởng được ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện BHXH. Vì vậy hiện nay bạn lập văn bản ủy quyền theo cách thông thường (mẫu bên dưới) hoặc lập hợp đồng ủy quyền tại tổ chức hành nghề công chứng.
Lưu ý: Giai đoạn đầu sau khi bỏ mẫu, cách tiếp nhận ở từng cơ quan BHXH có thể chưa đồng nhất. Trước khi chứng thực, bạn nên hỏi nhanh cơ quan BHXH hoặc đơn vị nơi sẽ nộp để biết họ cần nội dung gì trong văn bản.
Văn bản ủy quyền nhận lương hưu lập theo luật cũ
Văn bản ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp lập trước khi Luật BHXH 2024 có hiệu lực (theo Luật BHXH 2014) chỉ được tiếp tục thực hiện đến hết ngày 30/06/2026. Hiện đã quá mốc này, nếu bạn còn nhờ người nhận thay thì cần lập văn bản ủy quyền mới.
Sổ BHXH giấy đang chuyển sang sổ điện tử
Từ 01/01/2026, cơ quan BHXH bắt đầu cấp sổ BHXH bản điện tử; sổ giấy chủ yếu được cấp khi người lao động yêu cầu. Người đã đăng ký sử dụng sổ điện tử có thể xem quá trình đóng ngay trên ứng dụng VssID, không phải chờ nhận sổ vật lý. Giấy ủy quyền lấy sổ vẫn cần nếu bạn đang giữ sổ giấy cũ do công ty cất giữ hoặc cần nhận kết quả chốt sổ.
Mẫu giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây, điền thông tin và in hai bản. Mẫu dùng được cho nhận sổ BHXH, nhận kết quả chốt sổ, nộp hồ sơ và nhận tiền BHXH một lần; bạn chỉ giữ lại nội dung ủy quyền đúng với việc cần làm.
MẪU GIẤY ỦY QUYỀN LẤY SỔ, NHẬN CHẾ ĐỘ BẢO HIỂM XÃ HỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ỦY QUYỀN
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ………………………
I. NGƯỜI ỦY QUYỀN
Họ và tên: ………………………………………… Sinh ngày: ……/……/…………
Số định danh cá nhân/CCCD/hộ chiếu: ……………………. Cấp ngày: ……/……/…… Nơi cấp: ………………..
Mã số BHXH: …………………………………… Số điện thoại: ………………..
Nơi cư trú: số nhà, đường/thôn ………………….., xã/phường ………………….., tỉnh/thành phố …………………..
II. NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN
Họ và tên: ………………………………………… Sinh ngày: ……/……/…………
Số định danh cá nhân/CCCD/hộ chiếu: ……………………. Cấp ngày: ……/……/…… Nơi cấp: ………………..
Nơi cư trú: số nhà, đường/thôn ………………….., xã/phường ………………….., tỉnh/thành phố …………………..
Số điện thoại: ……………….. Quan hệ với người ủy quyền: ………………..
III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN
Tôi ủy quyền cho người có tên tại Mục II thay mặt tôi thực hiện các công việc sau (gạch bỏ hoặc xóa nội dung không áp dụng):
1. Làm việc với Công ty/đơn vị …………………………… (địa chỉ: ……………………………) để nhận sổ bảo hiểm xã hội số …………….., giấy tờ chốt sổ và các giấy tờ liên quan đến việc tham gia BHXH, BHYT, BHTN của tôi.
2. Làm đơn, nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết và nhận tiền chế độ bảo hiểm xã hội một lần (hoặc loại chế độ khác: ………………..) tại cơ quan Bảo hiểm xã hội …………………..
3. Ký các giấy tờ cần thiết để thực hiện đúng các công việc nêu trên.
IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN
Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/…… (đối với ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp BHXH, thời hạn tối đa 12 tháng kể từ ngày xác lập).
V. CAM KẾT
Tôi cam đoan các thông tin trên là đúng sự thật, việc ủy quyền là hoàn toàn tự nguyện, và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung giấy ủy quyền này. Người được ủy quyền chỉ được thực hiện trong phạm vi ủy quyền, không được ủy quyền lại cho người khác.
NGƯỜI ỦY QUYỀN (ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN (ký, ghi rõ họ tên)
XÁC NHẬN/CHỨNG THỰC CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI ỦY QUYỀN
(Do UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng thực hiện)
Hướng dẫn điền từng phần
- Phần I – Người ủy quyền: ghi đúng họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tùy thân và mã số BHXH. Nếu chưa nhớ mã số, bạn có thể xem trên VssID hoặc thẻ BHYT. Cách ghi nơi cấp tùy loại giấy tờ, bạn xem thêm tại cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Phần II – Người được ủy quyền: ghi giống giấy tờ tùy thân thật. Người này phải là người đủ năng lực hành vi dân sự. Địa chỉ cư trú ghi theo đơn vị hành chính hiện nay: xã/phường, tỉnh/thành phố, không còn cấp huyện.
- Phần III – Nội dung: ghi cụ thể làm gì, ở đâu. Nếu muốn người kia làm đơn, nộp hồ sơ, nhận kết quả và nhận tiền thì phải ghi từng việc. Ghi chung chung, cơ quan BHXH hoặc công ty có thể không chấp nhận.
- Phần IV – Thời hạn: ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Với nhận lương hưu, trợ cấp thì không quá 12 tháng.
- Ký tên: người ủy quyền chỉ ký trước mặt người thực hiện chứng thực, không ký trước rồi mang đi.
Nếu cần tra lại số giấy tờ, bạn có thể tham khảo cách tra số căn cước công dân online.
Có cần chứng thực không, làm ở đâu?
Có bắt buộc chứng thực không?
Với việc làm thủ tục và nhận tiền tại cơ quan BHXH, Luật BHXH 2024 yêu cầu văn bản ủy quyền phải được chứng thực theo pháp luật về chứng thực. Bạn cũng có thể chọn hợp đồng ủy quyền công chứng. Riêng việc nhờ người khác nhận sổ ở công ty cũ, luật không quy định một mẫu riêng. Tuy vậy nhiều đơn vị vẫn yêu cầu chứng thực để tránh giao nhầm sổ, nên bạn nên làm chứng thực cho chắc chắn.
Chứng thực chữ ký ở đâu?
Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp (tỉnh – xã), không còn Phòng Tư pháp cấp huyện. Bạn có thể chứng thực chữ ký tại:
- UBND xã, phường (cấp xã);
- Văn phòng công chứng hoặc tổ chức hành nghề công chứng khác.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025), việc chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn xem thêm hướng dẫn chung trong bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.
Lưu ý: Nếu người ủy quyền đang ở nước ngoài, giấy ủy quyền thường phải được chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc theo pháp luật nước sở tại rồi hợp pháp hóa theo quy định. Văn bản bằng tiếng nước ngoài cần kèm bản dịch tiếng Việt có công chứng, chứng thực.
Người được ủy quyền cần mang giấy tờ gì?
Bộ hồ sơ thực tế phụ thuộc loại việc bạn nhờ làm. Thông thường gồm:
- Giấy ủy quyền đã chứng thực (hoặc hợp đồng ủy quyền công chứng);
- Thẻ căn cước/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền (bản chính để đối chiếu);
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người ủy quyền, nếu đơn vị tiếp nhận yêu cầu;
- Khi nhận BHXH một lần: sổ BHXH (nếu có) và đơn đề nghị hưởng BHXH một lần theo mẫu cơ quan BHXH đang áp dụng.
Người được ủy quyền cần nộp lại giấy ủy quyền khi nhận kết quả. Để chắc chắn, bạn hãy hỏi trước đơn vị tiếp nhận về thành phần hồ sơ hiện hành.
Ví dụ: Chị Lan nghỉ việc ở công ty tại Hà Nội rồi về quê ở Nghệ An chăm con nhỏ. Chị lập giấy ủy quyền theo mẫu trên, ký tại UBND xã nơi chị ở để chứng thực, rồi gửi bản gốc cho anh trai đang sống ở Hà Nội. Anh mang giấy ủy quyền cùng căn cước của mình đến công ty để nhận kết quả chốt sổ và giấy tờ liên quan.
Lưu ý để giấy ủy quyền không bị từ chối
- Ghi đúng thông tin: họ tên, số giấy tờ phải khớp giấy tờ gốc. Hiện nay thẻ căn cước đã thay CCCD, còn CCCD còn hạn vẫn dùng được.
- Không ký khống, không để trống nội dung: để trống dễ bị điền thêm việc ngoài ý muốn của bạn.
- Giới hạn phạm vi và thời hạn: chỉ ủy quyền việc cần thiết, trong thời gian ngắn.
- Chọn người tin cậy: người được ủy quyền sẽ cầm sổ, giấy tờ hoặc nhận tiền thay bạn, nên thường là người thân.
- Kiểm tra lại sau khi nhận: đối chiếu quá trình đóng trên VssID để chắc chắn sổ đã được chốt đúng.
Cảnh báo: Không đưa sổ BHXH, thẻ căn cước và giấy ủy quyền đã ký cho người không quen biết, kể cả khi họ nhận “làm giúp thủ tục”. Đã có nhiều trường hợp mất tiền vì ủy quyền cho người lạ. Nếu công ty không chịu trả sổ khi hết thời hạn, bạn có thể gửi văn bản đề nghị, rồi phản ánh đến cơ quan BHXH hoặc cơ quan quản lý lao động ở địa phương.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm có cần công chứng không?
Nếu dùng để làm thủ tục hoặc nhận tiền tại cơ quan BHXH thì văn bản ủy quyền phải được chứng thực chữ ký, hoặc lập hợp đồng ủy quyền có công chứng. Với việc nhận sổ tại công ty, nên chứng thực để đơn vị yên tâm giao sổ.
Mẫu 13-HSB còn dùng được không?
Quyết định 313/QĐ-BHXH ngày 27/03/2026 đã bãi bỏ Mẫu 13-HSB khỏi quy trình. Bạn nên dùng văn bản ủy quyền tự lập có chứng thực hoặc hợp đồng ủy quyền công chứng, và hỏi trước nơi tiếp nhận để biết họ cần nội dung nào.
Ủy quyền nhận lương hưu có thời hạn bao lâu?
Văn bản ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp BHXH và chế độ khác có hiệu lực tối đa 12 tháng kể từ ngày xác lập. Hết thời hạn, bạn cần lập văn bản mới nếu vẫn muốn nhờ người nhận thay.
Công ty giữ sổ BHXH bao lâu thì phải trả?
Bộ luật Lao động 2019 quy định trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên phải hoàn tất các khoản quyền lợi liên quan. Trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Công ty có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ cho bạn.
Người ủy quyền không ở cùng tỉnh thì chứng thực ở đâu?
Từ khi Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực, chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể đến UBND xã, phường hoặc văn phòng công chứng thuận tiện nhất, mang theo giấy tờ tùy thân.
Có thể ủy quyền cho người nước ngoài hoặc người dưới 18 tuổi không?
Người được ủy quyền phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, tức thường là người đủ 18 tuổi trở lên và không bị mất hoặc hạn chế năng lực. Bạn nên chọn người có giấy tờ tùy thân hợp lệ để cơ quan tiếp nhận dễ đối chiếu.
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025), điểm d khoản 2 Điều 10 về quyền ủy quyền của người thụ hưởng;
- Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/07/2025 của BHXH Việt Nam, được sửa đổi bởi Quyết định 313/QĐ-BHXH ngày 27/03/2026;
- Bộ luật Lao động 2019, quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động (Điều 48);
- Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện, hợp đồng ủy quyền;
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực, được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025).
Giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm chỉ cần rõ người, rõ việc, rõ thời hạn và có chứng thực chữ ký khi dùng với cơ quan BHXH. Sau khi Mẫu 13-HSB bị bãi bỏ, bạn có thể dùng mẫu văn bản ở trên, kiểm tra trước với nơi tiếp nhận để tránh phải làm lại. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
