Thủ tục hoàn công nhà ở gồm hai phần: nghiệm thu, lập bản vẽ hoàn công khi xây xong, rồi đăng ký cập nhật nhà vào giấy chứng nhận (sổ hồng) tại cơ quan đăng ký đất đai. Theo quy định, phần đăng ký biến động giải quyết không quá 10 ngày làm việc. Thực tế, cả quá trình thường mất từ vài tuần đến hơn hai tháng tùy hồ sơ và địa phương.
Tóm tắt nhanh
- “Hoàn công” là cách gọi quen thuộc, gồm: nghiệm thu – lập bản vẽ hoàn công, sau đó đăng ký tài sản (nhà) vào sổ đất.
- Từ 01/07/2026, hồ sơ hoàn thành công trình theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 06/2021/NĐ-CP); Luật Xây dựng 2025 đã có hiệu lực.
- Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện: hồ sơ nộp tại bộ phận một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
- Đăng ký quyền sở hữu tài sản gắn liền với thửa đất đã có giấy chứng nhận: không quá 10 ngày làm việc (chưa tính các bước phát sinh ngoài hồ sơ).
- Nhà xây sai phép, không phép phải xử lý vi phạm trước mới đăng ký được.
Hoàn công nhà ở là gì?
Pháp luật không có một thủ tục đơn lẻ tên “hoàn công” cho mọi trường hợp. Người dân dùng từ này để chỉ hai việc nối tiếp nhau:
- Hoàn thành công trình xây dựng: chủ nhà (chủ đầu tư) cùng nhà thầu nghiệm thu, lập bản vẽ hoàn công thể hiện đúng hiện trạng và lưu hồ sơ hoàn thành công trình. Việc này thuộc pháp luật xây dựng.
- Đăng ký nhà vào sổ: sau khi xây xong, bạn đăng ký biến động để nhà được ghi nhận trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Việc này thuộc pháp luật đất đai.
Có nơi trước đây còn cấp “giấy xác nhận hoàn công” tại UBND quận/huyện. Từ khi bỏ cấp huyện, cách làm này thay đổi theo hướng dẫn của từng tỉnh, thành phố. Vì vậy bạn nên hỏi bộ phận một cửa nơi có nhà về mẫu hồ sơ đang áp dụng.
Nhà nào cần làm hoàn công?
Nhà có giấy phép xây dựng
Nhà xây mới, xây thêm, cải tạo có giấy phép xây dựng cần được nghiệm thu và lập hồ sơ hoàn thành. Nếu muốn nhà được ghi trên sổ (để sang tên, thế chấp, bán thuận lợi), bạn cần đăng ký tài sản sau khi xây.
Nhà được miễn giấy phép xây dựng
Luật Xây dựng 2025 (số 135/2025/QH15) quy định miễn giấy phép đối với công trình cấp IV và nhà ở riêng lẻ dưới 07 tầng, tổng diện tích sàn dưới 500 m² tại một số khu vực theo luật. Không phải nhà nào cũng được miễn: nhà trong khu bảo tồn, di tích hoặc khu vực đô thị, quy hoạch có yêu cầu riêng vẫn có thể phải xin phép. Dù được miễn phép, bạn vẫn phải thông báo khởi công và xây đúng quy hoạch.
Nhà xây sai phép, không phép
Cơ quan có thẩm quyền chỉ đăng ký tài sản khi nhà phù hợp quy định. Nhà sai phép hoặc không phép thường phải bị xử phạt vi phạm hành chính và khắc phục (điều chỉnh, tháo dỡ phần sai) trước khi hoàn công. Nên kiểm tra kỹ phần diện tích, số tầng, chiều cao, khoảng lùi so với giấy phép từ trước khi bàn giao.
Lưu ý: Nhiều bài hướng dẫn cũ vẫn viết “nộp tại UBND quận/huyện”, “kèm sổ hộ khẩu” hoặc căn cứ Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Những nội dung này đã lỗi thời: không còn cấp huyện, sổ hộ khẩu hết giá trị từ 01/01/2023, còn Nghị định 06/2021 đã được thay thế từ 01/07/2026.
Hồ sơ hoàn công nhà ở gồm những gì?
Bạn cần chuẩn bị hai nhóm hồ sơ. Danh mục cụ thể có thể được địa phương hướng dẫn thêm.
| Nhóm hồ sơ | Thành phần thường có | Ai chuẩn bị |
|---|---|---|
| Hồ sơ hoàn thành công trình (Điều 28 Nghị định 207/2026/NĐ-CP) | Giấy phép xây dựng (nếu thuộc diện phải xin); hồ sơ thiết kế; bản vẽ hoàn công; biên bản nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng; hợp đồng với nhà thầu; tài liệu về chất lượng thi công | Chủ nhà phối hợp nhà thầu thiết kế, thi công, giám sát |
| Hồ sơ đăng ký biến động | Đơn đăng ký biến động theo Mẫu số 11/ĐK (Nghị định 101/2024/NĐ-CP); giấy chứng nhận (bản gốc); giấy tờ chứng minh tài sản như giấy phép xây dựng, bản vẽ hoàn công; giấy tờ nhân thân; chứng từ nghĩa vụ tài chính nếu có | Chủ sử dụng đất, chủ nhà |
Bản vẽ hoàn công là gì?
Đây là bản vẽ thể hiện kích thước, vị trí, kết cấu thực tế sau khi thi công. Nếu thi công không khác thiết kế đã duyệt hoặc sai số trong phạm vi cho phép, các bên có thể dùng chính bản vẽ thiết kế, ký xác nhận làm bản vẽ hoàn công. Nếu có thay đổi, nhà thầu phải điều chỉnh và các bên ký xác nhận. Mẫu dấu, mẫu biểu cụ thể bạn nên đối chiếu theo văn bản mới thay Nghị định 06/2021.
Giấy tờ cá nhân cần mang theo
Bạn dùng thẻ căn cước hoặc căn cước công dân còn hạn, không cần sổ hộ khẩu. Trước khi đi nộp, bạn có thể tra cứu số thẻ căn cước công dân online để điền đúng thông tin trên đơn. Bản sao giấy tờ có thể chứng thực ở cơ quan có thẩm quyền; theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, chứng thực bản sao không phụ thuộc nơi cư trú.
Các bước thực hiện thủ tục hoàn công
- Bước 1 – Nghiệm thu công trình: chủ nhà tổ chức nghiệm thu với đơn vị thi công, thiết kế, giám sát (nếu có). Các phần bị che khuất như móng, cột nên được nghiệm thu và lập biên bản ngay khi thi công.
- Bước 2 – Lập bản vẽ hoàn công, hoàn thiện hồ sơ: có đủ chữ ký các bên, kèm giấy phép và hồ sơ thiết kế.
- Bước 3 – Kiểm tra hiện trạng (nếu địa phương yêu cầu): cơ quan chuyên môn kiểm tra thực tế so với giấy phép, bản vẽ. Nếu phát hiện sai khác, bạn phải điều chỉnh hoặc bị xử lý vi phạm.
- Bước 4 – Nộp hồ sơ đăng ký biến động: nộp đơn Mẫu 11/ĐK cùng các giấy tờ ở bước trên.
- Bước 5 – Thực hiện nghĩa vụ tài chính: nộp các khoản thuế, phí, lệ phí theo thông báo của cơ quan thuế (nếu phát sinh).
- Bước 6 – Nhận giấy chứng nhận đã cập nhật nhà: kiểm tra kỹ diện tích xây dựng, diện tích sàn, số tầng, năm hoàn thành trước khi ký nhận.
Lệ phí trước bạ và các khoản thuế kê khai bằng mã số thuế của người nộp. Từ 01/07/2025, cá nhân dùng số định danh cá nhân làm mã số thuế; bạn có thể xem thêm bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành để kê khai đúng.
Nộp hồ sơ hoàn công ở đâu hiện nay?
Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã/phường), không còn UBND quận/huyện. Với hồ sơ đăng ký đất đai, bạn có thể nộp tại một trong các nơi sau:
- Bộ phận một cửa của UBND cấp xã hoặc cấp tỉnh (nơi có tổ chức tiếp nhận hồ sơ đất đai);
- Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh;
- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai khu vực, đặt tại xã/phường hoặc liên xã/phường;
- Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh, nếu địa phương đã triển khai.
Theo hướng dẫn của Nghị định 151/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền, nhiều địa phương cho phép nộp tại điểm tiếp nhận bất kỳ trong cùng tỉnh, thành phố, không bắt buộc ở nơi có đất. Phần xác nhận hoàn thành công trình trước đây ở cấp huyện nay do cơ quan cấp xã hoặc cơ quan xây dựng cấp tỉnh thực hiện, tùy quy định của từng tỉnh.
Hoàn công nhà ở mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc vào từng giai đoạn. Con số “10 ngày làm việc” trong luật chỉ áp dụng cho khâu đăng ký biến động, không phải toàn bộ quá trình.
| Giai đoạn | Thời gian |
|---|---|
| Nghiệm thu, lập bản vẽ hoàn công, gom hồ sơ | Ước tính thực tế 1–3 tuần, tùy nhà thầu và độ đầy đủ của hồ sơ (không phải quy định) |
| Đăng ký quyền sở hữu tài sản gắn liền với thửa đất đã có giấy chứng nhận | Không quá 10 ngày làm việc theo Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP |
| Trường hợp tài sản đã ghi trên giấy chứng nhận mà đăng ký thay đổi tài sản | Thời hạn ngắn hơn (khoảng 07 ngày làm việc); bạn nên đối chiếu quy định tại Điều 22 khi nộp |
| Nộp thuế, phí, lệ phí | Phụ thuộc thông báo của cơ quan thuế và thời gian bạn nộp tiền |
Tổng cộng, trường hợp hồ sơ đủ và nhà đúng phép thường hoàn tất trong khoảng một đến hai tháng. Hồ sơ thiếu, nhà sai khác với phép hoặc nhà đang thế chấp có thể kéo dài hơn. Các bài hướng dẫn nói “15 ngày” hay “30 ngày” thường chỉ phản ánh một phần quy trình hoặc thực tế một địa phương.
Lưu ý: Luật Đất đai 2024 quy định người sử dụng đất phải thực hiện đăng ký biến động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có biến động đối với các trường hợp thuộc diện phải đăng ký. Bạn nên làm sớm sau khi xây xong để tránh vướng khi cần sang tên hoặc thế chấp.
Chi phí hoàn công gồm những khoản nào?
- Chi phí lập bản vẽ hoàn công: thỏa thuận với nhà thầu hoặc đơn vị đo vẽ, không có mức cố định chung.
- Lệ phí trước bạ: có thể phát sinh khi đăng ký quyền sở hữu nhà. Mức và cách tính theo Nghị định 175/2025/NĐ-CP và bảng giá do UBND tỉnh ban hành.
- Phí, lệ phí đăng ký, cấp giấy chứng nhận: do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nên khác nhau giữa các nơi.
- Chi phí đo đạc hiện trạng: chỉ khi cơ quan yêu cầu hoặc cần chỉnh lý bản đồ.
Bạn hỏi trực tiếp bộ phận một cửa để biết mức chính xác tại nơi mình đăng ký. Không nên trả tiền “chạy hồ sơ” ngoài các khoản thu có biên lai.
Các trường hợp đặc biệt
Nhà xây trên đất chưa có sổ
Phải hoàn tất việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trước hoặc cùng lúc, vì không thể đăng ký biến động khi chưa có giấy chứng nhận. Nếu đất mua bằng giấy tay, bạn nên đọc thêm cách làm giấy tờ mua bán đất viết tay theo quy định pháp luật để biết giá trị pháp lý và hướng xử lý.
Nhà đang thế chấp ngân hàng
Giấy chứng nhận do bên nhận thế chấp giữ, nên bạn cần thỏa thuận với ngân hàng để lấy bản gốc nộp hồ sơ hoặc để ngân hàng phối hợp. Sau khi cập nhật, việc thế chấp cần được điều chỉnh tương ứng.
Người xin phép không phải người đang ở
Nếu nhà đã chuyển nhượng, bạn cần có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ của chủ đầu tư ban đầu.
Nhà do công ty xây dựng thi công trọn gói
Bạn vẫn là chủ đầu tư và chịu trách nhiệm hồ sơ. Hợp đồng nên ghi rõ nhà thầu phải bàn giao bản vẽ hoàn công và biên bản nghiệm thu khi thanh toán đợt cuối.
Cảnh báo: Không nhờ người làm giả biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoặc chữ ký các bên để hồ sơ “đủ”. Hành vi làm giả giấy tờ có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, đồng thời hồ sơ bị từ chối. Cách hợp pháp là bổ sung hồ sơ thật hoặc xử lý vi phạm trước.
Ví dụ tình huống
Anh Minh xây nhà 3 tầng trên đất đã có sổ, có giấy phép xây dựng. Khi xây xong, anh nghiệm thu cùng nhà thầu, lập bản vẽ hoàn công vì thực tế có dời vị trí cầu thang, rồi nộp đơn Mẫu 11/ĐK tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai khu vực. Hồ sơ đủ nên anh nhận sổ đã ghi nhà sau khoảng một tháng. Nếu anh xây thêm một tầng ngoài giấy phép, hồ sơ sẽ bị dừng để xử lý vi phạm trước.
Căn cứ pháp lý
- Luật Xây dựng 2025 (số 135/2025/QH15)
- Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình (thay Nghị định 06/2021/NĐ-CP)
- Luật Đất đai 2024
- Nghị định 101/2024/NĐ-CP về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất
- Nghị định 151/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền trong lĩnh vực đất đai
- Nghị định 175/2025/NĐ-CP về lệ phí trước bạ
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Địa phương có thể có hướng dẫn riêng về mẫu biểu, nơi tiếp nhận; bạn nên đối chiếu tại bộ phận một cửa trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Thủ tục hoàn công nhà ở mất bao lâu?
Khâu đăng ký biến động theo luật không quá 10 ngày làm việc. Cộng thêm thời gian nghiệm thu, lập bản vẽ, nộp thuế phí, thực tế thường khoảng một đến hai tháng nếu hồ sơ đầy đủ.
Hoàn công nhà ở nộp ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Bạn nộp tại bộ phận một cửa cấp xã hoặc cấp tỉnh, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai khu vực, hoặc nộp trực tuyến nếu địa phương hỗ trợ. Mỗi tỉnh có hướng dẫn cụ thể nên cần kiểm tra trước.
Nhà xây không phép có hoàn công được không?
Không đăng ký được ngay. Bạn phải bị xử lý vi phạm và khắc phục để nhà phù hợp quy định. Sau đó mới đủ điều kiện hoàn thiện hồ sơ và đăng ký tài sản.
Nhà được miễn giấy phép xây dựng có cần hoàn công không?
Được miễn phép không có nghĩa là bỏ qua nghiệm thu và hồ sơ hoàn thành. Muốn nhà được ghi trên giấy chứng nhận, bạn vẫn đăng ký biến động và nộp giấy tờ chứng minh tài sản theo yêu cầu của cơ quan đăng ký.
Không hoàn công thì có bị phạt không?
Không đăng ký biến động trong thời hạn luật định có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về đất đai. Ngoài ra, nhà chưa ghi trên sổ sẽ khó bán, thế chấp, chia thừa kế. Mức phạt cụ thể bạn nên tra theo nghị định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực đất đai đang có hiệu lực.
Có làm hoàn công online được không?
Nhiều tỉnh đã cho nộp hồ sơ đất đai trực tuyến trên cổng dịch vụ công. Bạn vẫn phải chuẩn bị đầy đủ bản quét giấy tờ và có thể phải nộp bản chính khi nhận kết quả.
Tóm lại, hoàn công nhà ở là chuỗi việc từ nghiệm thu, lập bản vẽ hoàn công đến đăng ký nhà vào sổ. Từ năm 2025–2026, nơi nộp và căn cứ pháp lý đã thay đổi so với các hướng dẫn cũ, vì vậy bạn nên kiểm tra mẫu biểu và nơi tiếp nhận tại địa phương trước khi nộp để rút ngắn thời gian.
