Hiện chưa có một mẫu “giấy tiếp nhận giáo viên mới” thống nhất trên toàn quốc. Cơ sở giáo dục hoặc cơ quan quản lý giáo dục tiếp nhận thường lập một văn bản ngắn xác nhận đồng ý nhận giáo viên về đơn vị, ghi rõ họ tên, vị trí, thời điểm nhận việc và các giấy tờ đã nhận. Bài này cung cấp hai mẫu nguyên văn để bạn chỉnh sửa theo thực tế của đơn vị.
Tóm tắt nhanh
- Có 2 mẫu: Giấy đồng ý tiếp nhận (dùng khi giáo viên xin chuyển công tác) và Biên bản tiếp nhận, bàn giao hồ sơ khi giáo viên mới đến nhận việc.
- Đây là mẫu tham khảo. Nếu Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc địa phương đã ban hành mẫu riêng thì phải dùng mẫu đó.
- Thẩm quyền ra quyết định tiếp nhận, điều động phụ thuộc phân cấp của từng địa phương, không phải lúc nào cũng là hiệu trưởng.
- Từ 01/01/2026 áp dụng Luật Nhà giáo 2025. Từ 01/07/2026 áp dụng thêm Luật Viên chức 2025, trong đó hồ sơ viên chức gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
Giấy tiếp nhận giáo viên mới là gì, dùng khi nào?
Giấy tiếp nhận giáo viên là văn bản hành chính nội bộ của đơn vị tiếp nhận. Văn bản này không thay thế quyết định tuyển dụng, quyết định điều động hay hợp đồng làm việc. Nó chỉ ghi nhận việc đơn vị đồng ý nhận hoặc đã nhận một giáo viên. Trên thực tế, bạn sẽ gặp văn bản này trong ba tình huống.
- Giáo viên xin thuyên chuyển, chuyển công tác: trường hoặc đơn vị mới ra giấy đồng ý tiếp nhận để đính kèm đơn xin chuyển.
- Giáo viên trúng tuyển hoặc được điều động về: nhà trường lập biên bản xác nhận đã nhận người và nhận hồ sơ.
- Giáo viên hợp đồng, giáo viên thỉnh giảng: nhà trường lập giấy xác nhận tiếp nhận làm căn cứ bố trí lớp, phân công chuyên môn.
Văn bản được soạn theo phong cách hành chính: ngắn gọn, đúng thể thức, không văn nói. Bạn có thể tham khảo thêm phong cách ngôn ngữ hành chính để diễn đạt cho chuẩn.
Mẫu 1: Giấy đồng ý tiếp nhận giáo viên
Mẫu này do đơn vị tiếp nhận lập, thường kèm theo đơn xin chuyển công tác của giáo viên và gửi lên cấp có thẩm quyền xem xét.
MẪU 1 – GIẤY ĐỒNG Ý TIẾP NHẬN GIÁO VIÊN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tên cơ quan chủ quản: ………………………………….
Tên đơn vị: ………………………………….
Số: ……/GTN-……
…………, ngày …… tháng …… năm ……
GIẤY ĐỒNG Ý TIẾP NHẬN GIÁO VIÊN
Kính gửi: …………………………………. (cơ quan có thẩm quyền quyết định tiếp nhận, điều động)
Căn cứ Luật Nhà giáo; Luật Viên chức; các văn bản hướng dẫn và quy định của địa phương về tiếp nhận, thuyên chuyển nhà giáo;
Căn cứ nhu cầu vị trí việc làm và số lượng người làm việc của đơn vị năm học ……. – …….;
Căn cứ đơn đề nghị chuyển công tác ngày …… tháng …… năm …… của ông/bà ………………………………….;
Đơn vị: …………………………………. đồng ý tiếp nhận:
1. Họ và tên: …………………………………. Giới tính: …………
2. Ngày sinh: ……/……/………… Số định danh cá nhân/Số thẻ căn cước: ………………………………….
3. Trình độ chuyên môn: …………………………………. Chuyên ngành: ………………………………….
4. Chức danh nghề nghiệp/chức danh nhà giáo hiện giữ: ………………………………….
5. Đơn vị công tác hiện nay: ………………………………….
6. Vị trí việc làm dự kiến bố trí tại đơn vị: …………………………………. Môn/lớp dạy: ………………………………….
7. Thời gian dự kiến nhận công tác: từ ngày …… tháng …… năm ……
Đề nghị …………………………………. (cơ quan có thẩm quyền) xem xét, ra quyết định tiếp nhận theo quy định.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Giáo viên có tên;
– Lưu: VT.
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Mẫu 2: Biên bản tiếp nhận, bàn giao hồ sơ giáo viên mới
Mẫu này dùng khi giáo viên đến nhận nhiệm vụ. Nhà trường và giáo viên cùng ký xác nhận ngày nhận việc và danh mục hồ sơ đã bàn giao, tránh tranh chấp về sau.
MẪU 2 – BIÊN BẢN TIẾP NHẬN GIÁO VIÊN MỚI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN TIẾP NHẬN GIÁO VIÊN MỚI
Hôm nay, lúc …… giờ …… ngày …… tháng …… năm ……, tại: ………………………………….
I. Bên tiếp nhận: …………………………………. (tên cơ sở giáo dục)
Đại diện: Ông/Bà …………………………………. Chức vụ: ………………………………….
II. Người được tiếp nhận:
Họ và tên: …………………………………. Ngày sinh: ……/……/…………
Số định danh cá nhân/Số thẻ căn cước: ………………………………….
Trình độ chuyên môn: …………………………………. Chuyên ngành: ………………………………….
Nơi công tác trước đây (nếu có): ………………………………….
III. Căn cứ tiếp nhận: Quyết định/Văn bản số ……… ngày …… tháng …… năm ……… của …………………………………. về việc …………………………………. (tuyển dụng/điều động/tiếp nhận/ký hợp đồng).
IV. Nội dung tiếp nhận:
1. Vị trí việc làm được giao: ………………………………….
2. Nhiệm vụ chuyên môn, lớp/môn phụ trách: ………………………………….
3. Ngày chính thức nhận nhiệm vụ: ……/……/…………
4. Hồ sơ đã bàn giao (đánh dấu X):
☐ Quyết định tuyển dụng/điều động/tiếp nhận
☐ Sơ yếu lý lịch
☐ Bản sao văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm
☐ Bản sao giấy tờ tùy thân (căn cước hoặc căn cước công dân còn giá trị)
☐ Giấy khám sức khỏe còn giá trị
☐ Phiếu lý lịch tư pháp (nếu đơn vị yêu cầu)
☐ Hồ sơ cá nhân, sổ bảo hiểm xã hội/thông tin bảo hiểm xã hội
☐ Giấy tờ khác: ………………………………….
Biên bản được lập thành …… bản, mỗi bên giữ …… bản, có giá trị như nhau.
NGƯỜI ĐƯỢC TIẾP NHẬN ĐẠI DIỆN BÊN TIẾP NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hướng dẫn điền mẫu
- Bước 1 – Xác định đúng tên đơn vị và cơ quan chủ quản: ghi theo quyết định thành lập. Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, nhiều cơ sở giáo dục đổi cơ quan quản lý hoặc địa danh, nên kiểm tra lại tên hiện hành trước khi ghi.
- Bước 2 – Ghi căn cứ: ghi quyết định, kế hoạch tuyển dụng hoặc văn bản đồng ý chủ trương mà đơn vị đang thực hiện. Không ghi số, ngày văn bản nếu bạn chưa có thông tin chính xác.
- Bước 3 – Ghi thông tin giáo viên: ghi đúng như giấy tờ tùy thân. Số định danh cá nhân chính là số thẻ căn cước. Nếu còn giữ CMND hoặc CCCD cũ thì xem cách ghi nơi cấp tại bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Bước 4 – Ghi vị trí việc làm, thời điểm nhận việc: ghi theo quyết định hoặc hợp đồng. Từ năm 2026, Luật Nhà giáo dùng khái niệm chức danh nhà giáo thay cho cách phân hạng I, II, III trước đây. Vì vậy, nên ghi theo văn bản của cấp có thẩm quyền, không tự ghi hạng.
- Bước 5 – Ký, đóng dấu: thủ trưởng đơn vị ký và đóng dấu. Chi tiết xem thêm tại cách đóng dấu đúng quy định.
Hồ sơ cần có khi tiếp nhận giáo viên mới
Danh mục cụ thể do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương quy định, nên có thể khác nhau giữa các tỉnh. Nhìn chung, hồ sơ gồm:
| Trường hợp | Giấy tờ thường gặp |
|---|---|
| Trúng tuyển viên chức/giáo viên | Thông báo kết quả trúng tuyển, văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, giấy tờ tùy thân |
| Thuyên chuyển, điều động | Đơn xin chuyển công tác, giấy đồng ý tiếp nhận của đơn vị mới, ý kiến của đơn vị hiện tại, hồ sơ cá nhân, xác nhận đánh giá, xếp loại những năm gần nhất |
| Ký hợp đồng lao động | Sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân, giấy khám sức khỏe, thông tin tài khoản bảo hiểm xã hội |
Về sơ yếu lý lịch, bạn xem mẫu sơ yếu lý lịch có xác nhận và nơi chứng thực sơ yếu lý lịch hiện nay. Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp sau khi bạn trực tiếp đi khám.
Thẩm quyền và quy trình tiếp nhận hiện nay
Ai có quyền quyết định tiếp nhận giáo viên?
Luật Nhà giáo 2025 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và giao cho ngành giáo dục chủ động hơn trong tuyển dụng, quản lý nhà giáo. Thông tư 01/2026/TT-BGDĐT (ban hành ngày 20/01/2026) quy định giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo có thẩm quyền tuyển dụng giáo viên mầm non, phổ thông, giáo dục thường xuyên, trường trung học nghề và trường chuyên biệt. Người đứng đầu cơ sở giáo dục chỉ tuyển dụng khi đủ điều kiện và được Chủ tịch UBND cấp tỉnh phân cấp.
Với việc thuyên chuyển, tiếp nhận, một số địa phương giao cho giám đốc Sở hoặc Chủ tịch UBND cấp xã quyết định theo thẩm quyền. Chính quyền địa phương hiện chỉ còn hai cấp (tỉnh và xã), không còn cấp huyện, nên hồ sơ trước đây gửi Phòng Giáo dục và Đào tạo cấp huyện nay cần hỏi lại nơi nhận ở địa phương mình.
Quy trình thường gặp
- Bước 1: Giáo viên nộp đơn, hồ sơ cho đơn vị dự kiến chuyển đến, hoặc nhận thông báo trúng tuyển.
- Bước 2: Đơn vị tiếp nhận xem xét nhu cầu vị trí việc làm, lập giấy đồng ý tiếp nhận (Mẫu 1).
- Bước 3: Hồ sơ được gửi cơ quan có thẩm quyền để thẩm định và ra quyết định tiếp nhận hoặc điều động.
- Bước 4: Giáo viên đến đơn vị mới, hai bên lập biên bản tiếp nhận, bàn giao hồ sơ (Mẫu 2).
- Bước 5: Đơn vị cập nhật hồ sơ, đăng ký bảo hiểm xã hội, phân công chuyên môn.
Lưu ý: Một số địa phương quy định khung thời gian riêng cho thuyên chuyển, tiếp nhận giáo viên (thường trước khi bắt đầu năm học mới). Bạn nên hỏi bộ phận tổ chức cán bộ của Sở hoặc UBND cấp xã trước khi làm hồ sơ.
Lưu ý khi lập và lưu giấy tiếp nhận
- Không ghi trái quyết định của cấp có thẩm quyền. Giấy tiếp nhận không tạo ra quyền tuyển dụng hay biên chế nếu chưa có quyết định hợp lệ.
- Kiểm tra giấy tờ thật. Đơn vị nên đối chiếu bản gốc với bản sao văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân. Giấy tờ giả hoặc sửa chữa là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý.
- Lưu hồ sơ đúng quy định. Từ ngày 01/07/2026, theo Luật Viên chức 2025, hồ sơ viên chức gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, được quản lý trên hệ thống thông tin về viên chức. Đơn vị nên cập nhật dữ liệu điện tử khi tiếp nhận.
- Bảo vệ thông tin cá nhân. Số định danh, ngày sinh, địa chỉ của giáo viên là dữ liệu cá nhân, chỉ nên chia sẻ cho người có nhiệm vụ liên quan.
- Nhận xét hay xác nhận nhân thân: nếu đơn vị yêu cầu thêm giấy xác nhận, bạn có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Cảnh báo: Không sử dụng giấy tiếp nhận hoặc giấy khám sức khỏe, bằng cấp không đúng thực tế để đủ điều kiện nhận việc. Hành vi làm giả, sử dụng giấy tờ giả có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, đồng thời giáo viên bị hủy quyết định tuyển dụng.
Tóm lại, giấy tiếp nhận giáo viên mới là văn bản xác nhận nội bộ, giúp hồ sơ nhân sự rõ ràng. Bạn có thể dùng hai mẫu trên làm khung, rồi điều chỉnh theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc cơ quan có thẩm quyền tại địa phương.
Căn cứ pháp lý
- Luật Nhà giáo 2025 (Luật số 73/2025/QH15), hiệu lực từ 01/01/2026.
- Luật Viên chức 2025 (Luật số 129/2025/QH15), hiệu lực từ 01/07/2026.
- Thông tư 01/2026/TT-BGDĐT quy định thẩm quyền tuyển dụng nhà giáo (ban hành ngày 20/01/2026).
- Bộ luật Lao động 2019 (áp dụng với giáo viên làm việc theo hợp đồng lao động).
- Luật Căn cước 2023.
- Quy định, hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và cơ quan có thẩm quyền tại địa phương về tiếp nhận, thuyên chuyển nhà giáo.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tiếp nhận giáo viên có phải mẫu bắt buộc của Nhà nước không?
Không có mẫu thống nhất toàn quốc do Chính phủ hay Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành riêng cho văn bản này. Đơn vị có thể tự soạn theo thể thức văn bản hành chính. Nếu Sở hoặc địa phương có mẫu riêng thì bạn phải dùng mẫu đó.
Hiệu trưởng có được tự ký giấy tiếp nhận và cho giáo viên vào dạy không?
Hiệu trưởng có thể ký giấy đồng ý tiếp nhận của đơn vị mình. Nhưng việc tuyển dụng, điều động viên chức giáo dục phải theo quyết định của cấp có thẩm quyền hoặc cấp được phân cấp. Giáo viên chỉ chính thức nhận việc khi có quyết định hoặc hợp đồng hợp lệ.
Giáo viên hợp đồng có cần giấy tiếp nhận không?
Không bắt buộc về mặt pháp luật, nhưng nhà trường nên lập biên bản tiếp nhận kèm hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc để lưu hồ sơ và xác định rõ ngày nhận việc.
Giấy tiếp nhận có cần công chứng hay chứng thực không?
Không. Giấy này do đơn vị tiếp nhận ký và đóng dấu. Chỉ các bản sao giấy tờ kèm theo (văn bằng, giấy tờ tùy thân…) mới cần chứng thực nếu đơn vị yêu cầu.
Giáo viên chuyển tỉnh nộp hồ sơ ở đâu?
Thường hồ sơ đi qua cơ quan quản lý giáo dục nơi giáo viên đang công tác và cơ quan quản lý nơi chuyển đến, sau khi hai bên thống nhất. Hiện chính quyền chỉ còn hai cấp, nên bạn hỏi bộ phận tổ chức cán bộ của Sở hoặc UBND cấp xã về đầu mối nhận hồ sơ.
