Giấy giới thiệu là văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức cấp cho cán bộ, nhân viên để đến làm việc với cơ quan, tổ chức khác. Giấy phải có số, ngày tháng, nội dung giới thiệu, chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của đơn vị cấp. Bên dưới là mẫu có thể sao chép và hướng dẫn điền từng mục.
Tóm tắt nhanh
- Giấy giới thiệu là một trong các loại văn bản hành chính trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, tên viết tắt là GGT.
- Từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực, giấy giới thiệu trình bày trên khổ A4 như các văn bản hành chính khác. Khổ A5 không còn được dùng.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký, hoặc cấp phó ký theo ủy quyền hay phân công. Giấy phải đóng dấu của đơn vị.
- Giấy giới thiệu chỉ dành cho người đại diện cơ quan, tổ chức đi làm việc. Công dân đi giải quyết việc riêng thường dùng giấy tờ tùy thân hoặc giấy ủy quyền.
Giấy giới thiệu là gì, dùng khi nào?
Giấy giới thiệu xác nhận người cầm giấy được cơ quan, tổ chức cử đi liên hệ công việc. Cơ quan tiếp nhận dựa vào giấy này để biết người đến làm việc là ai, thuộc đơn vị nào, đi giải quyết việc gì.
Giấy giới thiệu thường dùng trong các trường hợp sau:
- Cán bộ, nhân viên đến UBND xã, phường, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan công an để nộp hồ sơ, xin xác nhận hoặc nhận kết quả thay đơn vị.
- Cử người đến công tác, làm việc, khảo sát, xin số liệu tại cơ quan, tổ chức khác.
- Giới thiệu người đến học tập, thực tập, trao đổi nghiệp vụ.
- Cử đại diện dự họp, làm việc với trường học, bệnh viện, doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2025, cả nước chỉ còn chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã/phường), không còn cấp huyện. Vì vậy, khi viết phần “Kính gửi”, bạn ghi đúng cơ quan hiện hành, ví dụ UBND phường/xã hoặc cơ quan chuyên môn cấp tỉnh. Đừng ghi “UBND quận/huyện” như các mẫu cũ.
Mẫu giấy giới thiệu cơ quan nhà nước, tổ chức
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây, thay phần trong dấu […] bằng thông tin thực tế rồi in trên khổ A4.
MẪU GIẤY GIỚI THIỆU
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN – nếu có]
[TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP GIẤY]
Số: …… /GGT-[chữ viết tắt tên cơ quan]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày …… tháng …… năm ……
GIẤY GIỚI THIỆU
Kính gửi: [Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu đến làm việc]
[Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy] trân trọng giới thiệu:
Ông (bà): [Họ và tên]
Chức vụ: [Chức vụ / bộ phận công tác]
Số thẻ căn cước/CCCD/hộ chiếu: …………… Cấp ngày: …………… Nơi cấp: ……………
Được cử đến: [Tên cơ quan, tổ chức, địa chỉ]
Về việc: [Nêu rõ nội dung công việc cần liên hệ, giải quyết]
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy giới thiệu có giá trị đến hết ngày …… tháng …… năm ……
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT, [đơn vị soạn thảo].
[QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ]
(Chữ ký, dấu)
[Họ và tên]
Lưu ý: Mẫu trên theo bố cục các thành phần thể thức của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Mỗi cơ quan có thể bổ sung phần cuống giấy hoặc biểu trưng, miễn là không trái quy chế văn thư của đơn vị mình.
Hướng dẫn điền từng mục
| Mục | Cách điền |
|---|---|
| Tên cơ quan, tổ chức | Ghi đầy đủ tên theo quyết định thành lập hoặc giấy đăng ký. Có cơ quan chủ quản thì ghi tên cơ quan chủ quản ở dòng trên. |
| Số và ký hiệu | Số thứ tự theo sổ đăng ký văn bản đi trong năm, kèm ký hiệu GGT và chữ viết tắt tên cơ quan. |
| Địa danh, thời gian | Địa danh là tên đơn vị hành chính nơi cơ quan đặt trụ sở. Ngày tháng năm ghi đầy đủ ngày cấp giấy. |
| Kính gửi | Ghi chính xác cơ quan, tổ chức sẽ tiếp nhận người được giới thiệu. |
| Thông tin người được giới thiệu | Họ tên, chức vụ, số giấy tờ tùy thân. Số thẻ căn cước, ngày cấp, nơi cấp phải khớp với giấy tờ thật. |
| Nội dung “Về việc” | Viết cụ thể, ngắn gọn, một việc một dòng. Tránh viết chung chung như “làm việc theo yêu cầu”. |
| Thời hạn giá trị | Ghi ngày hết hiệu lực. Pháp luật không quy định thời hạn cố định, nên cơ quan cấp giấy tự quyết định theo tính chất công việc. |
| Chữ ký, dấu | Người có thẩm quyền ký bằng bút mực xanh, đóng dấu của cơ quan lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. |
Phần nơi cấp căn cước có thể thay đổi theo từng loại giấy tờ. Bạn có thể xem cách ghi trong bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định
Giấy giới thiệu có phải dùng khổ A5 không?
Không. Trước đây giấy giới thiệu được phép trình bày trên khổ A5. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định tất cả văn bản hành chính, kể cả giấy giới thiệu, chỉ dùng khổ A4 (210 mm x 297 mm). Nếu bạn còn mẫu cũ chia đôi khổ A4 hoặc khổ A5 thì nên chuyển sang bố cục A4 để đúng quy định hiện hành.
Phông chữ và cách trình bày
Văn bản dùng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã Unicode. Tên loại văn bản “GIẤY GIỚI THIỆU” viết chữ in hoa, đậm, đặt giữa trang. Các thành phần gồm: Quốc hiệu và Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu, địa danh và thời gian, tên loại và nội dung, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, nơi nhận. Văn phong ngắn gọn, chính xác. Bạn có thể tham khảo thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để viết đúng giọng văn.
Ai được ký giấy giới thiệu?
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký thay mặt tập thể lãnh đạo. Cấp phó được ký thay nếu có ủy quyền của người đứng đầu hoặc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Văn bản giấy phải ký bằng bút mực xanh, không dùng mực dễ phai. Quy chế văn thư nội bộ có thể giao chánh văn phòng hoặc trưởng phòng ký thừa lệnh. Khi đó cần ghi đúng cụm “TL.” (thừa lệnh) trước chức danh người ký.
Về việc đóng dấu, bạn xem hướng dẫn chi tiết tại bài cách đóng dấu giáp lai. Giấy giới thiệu một trang thường chỉ cần dấu treo hoặc dấu lên chữ ký, không cần giáp lai.
Phân biệt giấy giới thiệu, giấy ủy quyền và công văn
| Tiêu chí | Giấy giới thiệu | Giấy ủy quyền | Công văn |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Giới thiệu người đại diện đi liên hệ, làm việc. | Giao quyền thay mặt thực hiện công việc, có trách nhiệm pháp lý. | Trao đổi, đề nghị, trả lời giữa các cơ quan. |
| Phạm vi quyền | Liên hệ, làm việc, nộp và nhận hồ sơ theo nội dung nêu trong giấy. | Tùy nội dung ủy quyền, có thể ký kết, nhận tài sản, thực hiện giao dịch. | Không giao quyền cho cá nhân cụ thể. |
| Người sử dụng | Cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức. | Cá nhân hoặc tổ chức đều có thể lập. | Cơ quan, tổ chức. |
Việc cần ký kết, nhận tiền, nhận tài sản hoặc chịu trách nhiệm pháp lý thay đơn vị thì nên dùng giấy ủy quyền, không nên chỉ dùng giấy giới thiệu. Ngoài ra, nhiều thủ tục hành chính hiện cho phép công dân tự nộp hồ sơ bằng giấy tờ tùy thân hoặc trực tuyến, không cần giấy giới thiệu của cơ quan.
Lưu ý khi cấp và sử dụng
- Bước 1: Xác định rõ cơ quan sẽ tiếp nhận và nội dung làm việc để ghi chính xác ở mục “Kính gửi” và “Về việc”.
- Bước 2: Soạn giấy trên khổ A4, đúng thể thức, điền đầy đủ thông tin người được giới thiệu.
- Bước 3: Trình người có thẩm quyền ký, rồi lấy số, ngày tháng tại bộ phận văn thư.
- Bước 4: Đóng dấu của cơ quan, ghi vào sổ đăng ký văn bản đi, lưu một bản tại đơn vị.
- Bước 5: Người được giới thiệu mang giấy cùng thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực đến làm việc.
Cảnh báo: Không tự ý viết, ký hoặc đóng dấu giấy giới thiệu khi không có thẩm quyền. Làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức hoặc dùng giấy giả có thể bị xử phạt hành chính, nghiêm trọng thì bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Thông tin trên giấy phải khớp với giấy tờ tùy thân, tránh bị cơ quan tiếp nhận từ chối.
- Giấy giới thiệu chỉ có giá trị trong thời hạn ghi trên giấy và đúng nội dung công việc.
- Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu xác minh nhân thân, bạn có thể chuẩn bị thêm giấy xác nhận nhân thân theo yêu cầu.
- Trường hợp cần nộp bản sao giấy tờ kèm theo, hãy tìm hiểu nơi chứng thực tại hướng dẫn chứng thực sơ yếu lý lịch.
Với nhân viên xin nghỉ để đi làm việc cá nhân, bạn không dùng giấy giới thiệu mà dùng đơn xin nghỉ phép gửi người quản lý.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thẩm quyền ký, chữ viết tắt GGT).
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh (chính quyền địa phương hai cấp từ 01/07/2025).
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) về các tội liên quan đến làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu giấy giới thiệu cơ quan nhà nước có quy định bắt buộc không?
Thể thức giấy giới thiệu được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, gồm khổ A4 và các thành phần bắt buộc. Nội dung cụ thể do cơ quan cấp giấy soạn theo nhu cầu công việc.
Giấy giới thiệu có cần đóng dấu không?
Có. Giấy giới thiệu phải có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan, tổ chức. Giấy không có dấu thì cơ quan tiếp nhận có thể từ chối làm việc. Văn bản điện tử có thể dùng chữ ký số theo quy định.
Giấy giới thiệu có thời hạn bao nhiêu ngày?
Pháp luật không quy định thời hạn chung. Cơ quan cấp giấy tự ghi ngày hết hạn theo tính chất công việc, thường ngắn để hạn chế rủi ro. Quá hạn ghi trên giấy thì không còn giá trị sử dụng.
Cá nhân không đi làm có xin được giấy giới thiệu không?
Giấy giới thiệu do cơ quan, tổ chức cấp cho người thuộc đơn vị mình. Cá nhân đi giải quyết việc riêng thường dùng giấy tờ tùy thân, hoặc lập giấy ủy quyền nếu nhờ người khác làm thay.
Giấy giới thiệu có được viết tay hoặc đánh máy không?
Bạn nên đánh máy, in trên khổ A4 để đúng thể thức. Một số đơn vị nhỏ dùng giấy in sẵn có phần trống để điền. Dù theo cách nào, giấy vẫn phải có đủ số, ngày tháng, nội dung, chữ ký và dấu.
Giấy giới thiệu là văn bản hành chính đơn giản nhưng cần đúng thể thức: khổ A4, đủ các thành phần, người có thẩm quyền ký và đóng dấu. Bạn điền chính xác thông tin người được giới thiệu, nội dung công việc, thời hạn giá trị và ghi đúng tên cơ quan tiếp nhận theo mô hình chính quyền hai cấp hiện nay.
