Xuất hóa đơn gộp cuối tháng như thế nào?

Hóa đơn có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và chứng minh các giao dịch mua bán hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn là cơ sở để tính và thu thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, … Thông qua hóa đơn, các tổ chức và cá nhân có thể xác định số tiền thuế phải nộp dựa trên các thông tin trong hóa đơn. Chính vì vậy, Nhà nước ta đã đặt ra các nguyên tắc cũng như cơ chế quản lý về việc lập/ xuất hóa đơn đối với các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh, … trong đó, xuất hóa đơn gộp cuối tháng là vấn đề mà khá nhiều người quan tâm. Để làm rõ các vấn đề pháp lý liên quan đến “Xuất hóa đơn gộp cuối tháng” mời các bạn tìm hiểu bài viết dưới đây của Luật sư X. 

Hóa đơn là gì?

Khi chi tiêu để mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của một cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp, … đa số chúng ta đều sẽ nhận được hóa đơn từ phía cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn là một tài liệu liệt kê các sản phẩm, dịch vụ hoặc hàng hóa mà khách hàng đã mua và các thông tin liên quan, như giá cả, số lượng, tổng cộng và các chi tiết thanh toán. Hóa đơn thường được sử dụng để đều trình cho khách hàng và đánh giá số tiền khách hàng phải trả cho giao dịch đã được thực hiện.

Tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã định nghĩa một cách đầy đủ về khái niệm hóa đơn như sau: 

“1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

Nguyên tắc lập hóa đơn theo quy định hiện hành

Hóa đơn là một công cụ quan trọng để kiểm soát việc kinh doanh và giao dịch thương mại. Hóa đơn giúp cơ quan có thẩm quyền theo dõi nguồn gốc và dòng tiền của một doanh nghiệp, đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh diễn ra theo quy định. Đồng thời, việc lập hóa đơn giúp giảm thiểu rủi ro gian lận thuế và rửa tiền. Chính vì vậy, hóa đơn phải được lập theo các nguyên tắc mà pháp luật quy định để đảm bảo tính minh bạch và tăng cường sự kiểm soát của các cơ quan quản lý thuế.

Nguyên tắc lập hóa đơn được quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: 

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Trong đó, nội dung của hóa đơn bao gồm: 

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
• Số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nội dung khác liên quan (nếu có);
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
• Một số nội dung khác theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Thời điểm xuất hóa đơn 

Không chỉ đảm bảo các nội dung của hóa đơn, khi xuất hóa đơn, cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp, … cũng phải tuân thủ các quy định về thời điểm lập hóa đơn. Việc quy định về thời điểm lập hóa đơn nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác ghi nhận các giao dịch kinh tế. Từ đó, giúp ngăn chặn việc gian lận thuế, trốn thuế và các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, thuế. Đồng thời, thông qua việc xác định rõ ràng thời điểm lập hóa đơn, cơ quan chức năng có cơ sở để kiểm tra, xác minh và đánh giá tính hợp lệ của các giao dịch kinh tế.

Thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: 

“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”

Xuất hóa đơn gộp cuối tháng như thế nào?

Về cơ bản, hóa đơn phải được xuất theo từng lần bán hàng, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp lớn, số lượng hóa đơn cần xuất trong ngày là rất nhiều. Nếu phải xuất hóa đơn theo từng lần sẽ rất dễ gây ra sự nhầm lẫn, thiếu sót. Chính vì vậy, pháp luật hiện nay cho phép doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, … được xuất hóa đơn gộp cuối tháng đối với một số trường hợp được quy định tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP  như sau: 

“a) Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

b) Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

[…]

l) Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị. Đơn vị cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết dịch vụ cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

[…]

o) Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).”

Có thể thấy, việc gộp tất cả hóa đơn bán hàng trong tháng để xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là hoàn toàn khả thi và cũng là một trong những phương pháp quản lý hóa đơn hiệu quả.

Về nguyên tắc chung, khi doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ thì sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng sau mỗi lần bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có số lượng hóa đơn bán hàng lớn, thì việc quản lý và xuất hóa đơn có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể áp dụng việc gộp tất cả hóa đơn bán hàng trong tháng và xuất hóa đơn cho khách hàng một lần duy nhất. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời cũng giúp khách hàng dễ dàng quản lý và thanh toán hóa đơn của mình.

Tuy nhiên, để thực hiện việc gộp hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và quy trình của pháp luật về kê khai, xuất hóa đơn và thanh toán thuế.

Doanh nghiệp cần phải giữ chứng từ, tài liệu liên quan đến việc lập hóa đơn GTGT chung này để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế khi được yêu cầu. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định này, có thể bị xử phạt hoặc chịu trách nhiệm về việc thu tiền thuế GTGT cho cơ quan thuế.

Mời bạn xem thêm: 

• Xuất hóa đơn thu hộ chi hộ tiền điện như thế nào?
• Hàng từ thiện có xuất hóa đơn không?
• Hóa đơn sai địa chỉ người mua có được khấu trừ thuế?

Khuyến nghị

Luật sư X là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề Xuất hóa đơn gộp cuối tháng chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Công ty Luật sư X luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.

Thông tin liên hệ: 

Vấn đề Xuất hóa đơn gộp cuối tháng đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc hay nhu cầu dịch vụ của quý khách hàng liên quan tới Muốn đổi tên trong giấy khai sinh Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102

Câu hỏi thường gặp: