Xin trích lục khai sinh cho người đã chết ở đâu?

Thủ tục xin bản sao giấy khai sinh của người chết (bản sao / trích lục). Giấy khai sinh được coi là giấy tờ gốc của con người, trong đó có nội dung về họ, tên, họ; ngày sinh; giới tính; dân tộc; quyền công dân; quê nhà; mối quan hệ cha mẹ – con cái và tất cả các hồ sơ, tài liệu khác phải phù hợp với giấy khai sinh của người đó. Do đó, trong thực tế, giấy khai sinh thường được dùng để chứng minh các mối quan hệ nhân thân hoặc liên quan đến thừa kế, đăng ký cư trú, chứng minh nhân dân, bằng lái xe. Cùng Luật sư X tìm hiểu quy định này ở bài viết “Xin trích lục khai sinh cho người đã chết ở đâu?”.

Trích lục khai sinh là gì?

Căn cứ Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định:

“Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.”

Theo đó, từ khái niệm trích lục hộ tịch, có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện sinh ra của một cá nhân đã đăng ký khai sinh. Từ sự kiện cá nhân được sinh ra, Giấy khai sinh sẽ được cấp cho cá nhân đã thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Bản sao trích lục khai sinh bao gồm:

• Bản sao trích lục được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
• Bản sao trích lục được chứng thực từ Giấy khai sinh.

Xin trích lục khai sinh cho người đã chết có được không?

Theo quy định của pháp luật liên quan về hộ tịch, “người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch” có quyền “trực tiếp hoặc thông qua người đại diện” tiến hành thủ tục. Như vậy, đối với trường hợp một cá nhân chết thì “người đại diện theo pháp luật” – được xác định là người thừa kế theo pháp luật, được quyền yêu cầu cơ quan quản lý hộ tịch cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của người đã chết.

Có nhiều trường hợp thiếu khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn thì các công chứng viên đã phải “vận dụng” bằng cách cho đương sự xuất trình các loại giấy tờ khác như hộ khẩu, giấy xác nhận của chính quyền địa phương, bản lý lịch cán bộ công chức, lý lịch đảng viên trong đó có nêu rõ các tình tiết về nhân thân, cha mẹ đã được các cơ quan, tổ chức xác minh và xác nhận…

Tuy nhiên, trong trường hợp đương sự không thể xuất trình đầy đủ các loại giấy tờ hộ tịch thì có thể tự cam kết và chịu trách nhiệm về lời khai của mình về số lượng người đồng thừa kế, đồng hưởng di sản. Nếu khi công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế theo sự cam đoan của đương sự mà còn thiếu, sót đồng thừa kế nào đó thì người khai nhận di sản phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Theo Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các chủ thể có quyền xin cấp bản sao từ sổ gốc (trích lục khai sinh), cụ thể như sau:

“Điều 16. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.“

Thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục giấy khai sinh

Chuẩn bị hồ sơ hồ sơ cấp trích lục bao gồm

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu: Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch);
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ chứng minh về quan hệ giữa người thực hiện thủ tục với người yêu cầu cấp bản sao trích lục (không phải công chứng, chứng thực căn cứ theo quy định tại đoạn 2 khoản 2 điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP).

Quá trình thực hiện

Người thực hiện thủ tục chuẩn bị và nộp hồ sơ tại cơ quan có trách nhiệm quản lý hộ tịch tại UBND cấp xã. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tư pháp cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của người chết cho người thực hiện thủ tục.

Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Bước 2: Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

Về giá trị pháp lý của trích lục giấy khai sinh

Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính…”

Theo quy định trên, chỉ bản sao được cấp từ sổ gốc mới có giá trị như bản chính, do vậy khi bạn cần sử dụng Giấy khai sinh thì phải trích lục từ sổ gốc chứ không thể chứng thực từ bản trích lục giấy khai sinh.

Có thể xin trích lục 1 lần nhiều bản để sử dụng dần, không có trở ngại gì và không nhất thiết phải cấp lại giấy khai sinh.

Ủy quyền xin cấp trích lục giấy khai sinh

Nếu người xin trích lục ở xa, việc đi lại gặp khó khăn thì có thể uỷ quyền cho người thân hoặc người quen để thực hiện thủ tục này.

Văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Xin trích lục khai sinh cho người đã chết ở đâu?

Trước hết, Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 có quy định: “Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký”. 

Như vậy, theo quy định trên thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục bản sao Giấy khai sinh. Vậy Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm những cơ quan nào?

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 thì: “Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật”.

Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ bao gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền. 

Như vậy, thông qua những quy định trên của pháp luật có thể khẳng định rằng khi bạn muốn được cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh, bạn có thể yêu cầu mọi cơ quan có thẩm quyền như đã nêu trên cấp trích lục cho bạn. Nhưng, để đơn giản và thuận tiện nhất, bạn nên thực hiện tại nơi  bạn đã đăng ký khai sinh.

Mời bạn xem thêm:

• Giấy trích lục kết hôn có thời hạn bao lâu?
• Mẫu đơn xin trích lục giấy đăng ký kết hôn mới năm 2022
• Tờ khai xin cấp trích lục hộ khẩu mới năm 2022

Thông tin liên hệ

Trên đây là bài viết Luật sư X tư vấn về “Xin trích lục khai sinh cho người đã chết ở đâu?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Đội ngũ luật sư của Công ty Luật sư X luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc liên quan đến mẫu trích lục kết hôn, trích lục bản án ly hôn, trích lục quyết định ly hôn… của bạn. Nếu có những vấn đề nào chưa rõ cần được tư vấn thêm quý độc giả hãy liên hệ ngay tới hotline 0833.102.102 để được các chuyên gia pháp lý của Luật sư X tư vấn trực tiếp.

• FaceBook: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp