Thủ tục trích lục giấy khai sinh

Như đã biết thủ tục trích lục giấy tờ hiện nay được thực hiện rất nhiều như trích lục kết hôn, trích lục khai sinh…. Thực hiện trích lục giấy tờ đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích và cả sự tiện lợi khi mà giấy tờ gốc bị mất; mà việc xin cấp lại bản gốc sẽ mất nhiều thời gian hơn việc trích lục lại. Do đó mà việc thực hiện trích lục giấy khai sinh cũng đã cho thấy tầm quyên trọng; bởi giấy khai sinh là một giấy tờ hộ tịch ngắn liền với mỗi người. Tuy nhiên không phải ai cũng biết rõ thủ tục để thực hiện, hãy cùng với Luật sư X làm rõ các vấn đề này qua bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý

• Luật Hộ tịch năm 2014
• Nghị định 123/2015/ NĐ-CP
• Thông tư 281/2016/TT-BTC 

Nội dung tư vấn

Trích lục khai sinh là gì?

Trước hết ta hiểu trích lục hộ tịch là gì? Theo khoản 9 Điều 4 luật hộ tịch quy định:

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Theo đó, từ khái niệm trích lục hộ tịch; có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện sinh của một cá nhân đã đăng ký khai sinh. Từ sự kiện cá nhân được sinh ra; Giấy khai sinh sẽ được cấp cho cá nhân đã thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Bản sao trích lục khai sinh sẽ đượ cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch; bản sao trích lục từ giấy khai sinh.

Hồ sơ xin cấp trích lục giấy khai sinh

      Để thực hiện thủ tục xin cấp trích lục giấy khai sinh; người yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
• Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch; nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan; tổ chức.
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật; trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà; cha, mẹ; con, vợ, chồng; anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng; chứng thực; nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
• Người có yêu cầu xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần xuất trình hộ chiếu; chứng minh nhân dân; thẻ căn cước công dân; các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp; còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh.

Thẩm quyền cấp trích lục khai sinh

Như vậy, theo quy định Luật Hộ tịch hiện hành thì cơ quan có thẩm quyền trích lục giấy khai sinh bao gồm:

• Cơ quan đăng ký hộ tịch bao gồm: UBND cấp xã; UBND cấp huyện; Cơ quan đại diện; Bộ Tư pháp; Bộ Ngoại giao;
• Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật: Cơ quan đại diện ngoại giao; cơ quan đại diện lãnh sự….

Đây là những cơ quan có thẩm quyền quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch; cấp trích lục bản sao Giấy khai sinh khi hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch.

  Tuy nhiên người yêu cầu cấp trích lục cần lưu ý; khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa được cập nhật hoàn thiện thì việc cấp trích lục giấy đăng ký khai sinh vẫn được cấp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh nơi cá nhân đã đăng ký khai sinh trước đây. Do đó, người yêu cầu cấp trích lục nên tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã đăng ký khai sinh trước đây để thực hiện thủ tục trích lục khai sinh.

Thủ tục cấp trích lục khai sinh

      Bước 1: Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan có thẩm quyền.

     Trường hợp cơ quan; tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục khai sinh của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

      Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra; đối chiếu thông tin trong Tờ khai xin trích lục khai sinh; tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu cung cấp.

      Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ; người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ; hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn; trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

       Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản; trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

      Bước 3: Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh; báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

Mời bạn đọc xem thêm

• Làm lại giấy khai sinh khi mất hết hồ sơ hộ tịch?
• Giá trị pháp lý của giấy khai sinh được quy định như thế nào?

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề Thủ tục trích lục giấy khai sinh. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu tư vấn về và các vấn đề liên quan của luật sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102.

Câu hỏi thường gặp