Chào Luật sư X, sắp tới đây công ty tôi sẽ tổ chức một cuộc họp định kỳ nhầm tổng kết lại các vấn đề của công ty trong thời gian vừa qua, tuy nhiên phải thông báo lịch họp định kỳ thế nào cho phù hợp thì tôi chưa nắm rõ, xin được tư vấn.
Họp định kỳ là cuộc họp nhầm để đánh giá, nhận xét, tổng kết lại những gì xảy ra ở công ty trong khoản thời gian nhất định. Trong công ty việc thông báo lịch họp định kỳ là rất cần thiết để các nhân viên trong công ty nắm được thời gian, địa điểm, để chuẩn bị tốt nhất cho buổi họp. Vậy xin hãy cùng Luật sư X tìm hiểu thêm về thông báo họp định kỳ nhé.
Thông báo họp định kỳ
Thông báo lịch họp định kỳ là một văn bản gửi đến một cá nhân, tổ chức nào đó có nội dung thông báo tham dự một sự kiện, trong nội dung thư mời cần phải ghi rõ thông tin của cá nhân, tổ chức được mời, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm diễn ra sự việc.
Vì sao cần thông báo lịch họp định kỳ?
Các buổi họp định kỳ để xem lại hiệu suất công việc, những vướng mắc đã gặp phải, cách giải quyết ra sao. Hay chỉ cần nghe được nguyện vọng của từng thành viên…
Khi Tham dự các cuộc họp KPI hàng quý , thông báo như là: kết quả của việc đạt được, các mục tiêu của cuộc đánh giá hiệu suất trước đây, hay trong khi đó, người quản lý có một danh sách các kỳ vọng và thành tích, thât bại như: liên tục bị trễ, không chính xác trong việc mô tả lỗi, hoặc hiệu suất thấp .
Có thể đồng bộ hóa sự mong đợi lẫn nhau và thảo luận về bất kỳ vấn đề nào. Có thể cho và nhận phản hồi kịp thời, để khi có đánh giá KPI tiếp theo, Là một người quản lý, nếu muốn ở trên và cũng như xây dựng mối quan hệ rõ ràng và dễ dàng với các thành viên trong nhóm thì rất cần các cuộc họp định kỳ để nắm được các thông tin cần thiết.
Thông báo mời họp định kỳ là một trong những hình thức thông báo về thời gian, địa điểm của một sự kiện hội họp. Việc sử dụng thông báo mời họp thể hiện cho sự chuyên nghiệp, tôn trọng của ban tổ chức cuộc họp dành cho người được mời. Những người nhận được giấy mời họp đều là những nhân tố quan trọng trong sự kiện này buộc phải có mặt. Cũng chính vì các cuộc họp định kỳ có vai trò rất quan trọng trong quá trình điều hành và phát triển công ty. Nên việc thông báo lịch họp định kỳ là vô cùng cần thiết để những người được mời họp nắm được các thông tin cần thiết cho buổi họp như: Tên cuộc họp, vấn đề cần họp, thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp và ngoài ra còn có thể có các văn bản, tài liệu liên quan giúp cuộc họp xảy ra suôn sẻ nhất.
Các hình thức thông báo lịch họp định kỳ
Có 2 hình thức thông báo họp định kỳ phổ biến tại các công ty
- Thông báo bằng văn bản: Thông báo họp đình kỳ thể hiện bằng văn bản có đầy đủ về mặt hình thức, có tên cơ quan (góc trái), tiêu đề giấy thông báo in hoa, Kính gửi (đối tượng cần thông báo), thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp định kỳ và chữ ký của đại diện cuộc họp.
- Thống báo bằng gmail, tin nhắn điện tử: Thông báo họp đình kỳ thể hiện bằng gmail, tin nhắn điện tử phải đầy đủ tiêu đề thông báo, kính gửi (đối tưởng cần thông báo), thời gian, đại điểm tổ chức cuộc họp định kỳ và lời chào kết gmail, tin nhắn điện tử
Viết thông báo lịch họp định kỳ cần gì?
Theo từng mục đích của sự kiện mà sẽ có những nội dung cụ thể nhưng nhìn chung sẽ phải có những phần sau đây: – Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức sự kiện – Mục đích thông báo : Thông báo lịch họp đình kỳ tháng… – Tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời – Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện – Lời tiếp đón và cảm ơn người được mời – Chữ ký của người có thẩm quyền mời, đóng dấu đơn vị (nếu có)
Thứ nhất: Xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải trong thông báo
Bước đầu tiên rất quan trong trong chuẩn bị thông báo chính là xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải. Theo đó, thư mời cần phải đưa ra được những thông tin cơ bản về sự kiên một cách ngắn gọn mà phải đầy đủ nội dung bao quát được sự kiện; thông tin phải giúp người nhận bước đầu nắm bắt được chủ đề mục đích của sự kiện.
Bên cạnh đó, nội dung thư phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng và có dấu ấn riêng tạo sức hút cho người nhận và nhưng vẫn phải ngắn gọn, súc tích.
Thứ hai: Xác định người nhận
Tùy vào từng sự kiện, đơn vị, cá nhân tổ chức sự kiện sẽ xác định được những khách mời phù hợp. Để dễ dàng nắm bắt và có thể kiểm tra lại được thông tin thì đơn vị tổ chức sự kiện cần liệt kê và xây dựng danh sách khách mời cụ thể.
Trên cơ sở sự kiện diễn ra nhằm mục đích gì, tiêu chí nào và định hướng của sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải xác định người nhận thông báo một cách chính xác và phù hợp với sự kiện. Cũng trên cơ sở mục đích sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có thể có những ý tưởng về hình thức thư mời phù hợp và chuẩn bị sự kiện một cách đầy đủ.
Thứ ba: Phác thảo thư mời
Căn cứ vào những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra trong những giai đoạn trước của chuẩn bị sự kiện. Cá nhân, đơn vị tổ chức sự kiện cần phác thảo mẫu thư mời cho sự kiện. Để thuận tiện cho việc lựa chọn, đơn vị cần tiến hành xây dựng từ 02 đến 03 mẫu thư theo nhiều phong cách khác nhau, kiểu dáng khác nhau để đơn vị có thể cân nhắc, lựa chọn mẫu thiết kế đẹp và phù hợp nhất.
Thứ tư: Kiểm tra thư mời
Việc sai sót cần hạn chế tối đa. Chính vì thế, ngay ở khâu đầu tiên, công tác chuẩn bị thư mời phải rất tỉ mỉ từ thông tin người được mời, hình ảnh trong thư, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện cần phải hoàn toàn chính xác. Bởi nếu có những sai sót ví dụ như tên, chức vụ của người được mời sẽ khiến người đó cảm thấy khó chịu như không được tôn trọng.
Nội dung chính của thông báo lịch họp định kỳ
- Tiêu đề của thông báo lịch họp định kỳ
- Lời chào (kính gửi) đến đối tượng cần thông báo
- Thời gian tổ chức cuộc họp định kỳ
- Địa điểm tổ chức cuộc họp định kỳ
- Lời chào kết gmail (đối với thông báo bằng gmail, tin nhắn điện tử)
- Chữ ký của đại diện cuộc họp (đối cới thông báo bằng văn bản)
Mẫu thông báo lịch họp định kỳ bằng gmail, tin nhắn điện tử
Dear all,
Bộ phận Nhân sự thay mặt Ban Giám đốc Công ty …… thông báo tới toàn thể thành viên về kế hoạch “Họp định kỳ tháng ……/2022“. Cụ thể:
1. Đối tượng tham gia: Toàn thể thành viên công ty
2: Thời gian: 8h30 sáng Thứ Hai ngày …./……/2022
3: Địa điểm: Phòng…..
Các thành viên cập nhật thông tin để có kế hoạch làm việc phù hợp
Trân trọng,
Mẫu thông báo lịch họp định kỳ bằng văn bản
Loading…
Reload document 
Open in new tab Có thể bạn quan tâm
- Đóng bảo hiểm 15 năm rút được bảo nhiêu tiền?
- Mẫu giấy cam kết chịu trách nhiệm mới
- Dừng đèn đỏ sai làn đường phạt bao nhiêu?
- Sơ đồ hệ thống pháp luật Việt Nam bao gồm?
Thông tin liên hệ Luật sư X
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về “Thông báo lịch họp định kỳ”. Nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo thông báo về việc; thủ tục giải thể công ty cổ phần; cách tra cứu quy hoạch xây dựng, tra mã số thuế cá nhân, đăng ký bảo hộ thương hiệu độc quyền hoặc thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
Câu hỏi thường gặp
Có, đó là trường hợp lùi cuộc họp định kỳ do không đủ người hoặc người dự họp đến muộn
– Ưu điểm:
+ Nhanh chống, tiện lợi trong việc soạn thảo nội dung
+ Có thể gửi cho nhiều người cùng lúc
+ Chỉ cần có thiết bị công nghệ là có thể cập nhật nhanh thông báo
+ Phù hợp với thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa
– Khuyết điểm:
+ Phụ thuộc vào thiết bị công nghệ như laptop, điện thoại thông minh mới có thể cập nhật thông báo
+ Phụ thuộc vào đường truyền, dễ lạc thư, nhận thư chậm, thư bị vào thư spam
+ Phải kiểm tra gmail, tin nhắn thường xuyên
