Tờ rời BHXH là các trang đính kèm sổ bảo hiểm xã hội, ghi lại quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động theo từng năm hoặc theo từng lần chốt sổ. Với sổ giấy, thiếu tờ rời thì đơn vị khó hoàn tất chốt sổ, nên bạn cần xin cấp lại trước. Nếu bạn đã được cấp sổ BHXH điện tử thì không phải nộp tờ rời giấy.
Tóm tắt nhanh
- Tờ rời BHXH gồm hai loại: tờ rời hằng năm và tờ rời chốt sổ.
- Với sổ giấy, hồ sơ chốt sổ trước đây yêu cầu có sổ BHXH và các tờ rời. Thiếu tờ rời thì phải xin cấp lại trước.
- Mất tờ rời: nộp Tờ khai TK1-TS để xin cấp lại, thời gian giải quyết thường không quá 10 ngày.
- Từ năm 2026, sổ BHXH điện tử được cấp theo Luật BHXH 2024. Người đã có sổ điện tử không phải nộp sổ giấy hay tờ rời giấy khi giải quyết chế độ.
- Người chưa được cấp sổ điện tử vẫn phải giữ và dùng sổ giấy, tờ rời giấy như trước.
Tờ rời BHXH là gì?
Tờ rời BHXH là phần không thể tách rời của sổ bảo hiểm xã hội. Nó ghi nhận và xác nhận quá trình bạn tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp. Mỗi trang ghi các thông tin như họ tên, ngày sinh, số sổ, thời gian đóng, mức tiền lương làm căn cứ đóng và đơn vị đóng.
Hiểu đơn giản, nếu tờ bìa sổ cho biết “bạn là ai” thì tờ rời cho biết “bạn đã đóng những gì, trong bao lâu, đơn vị đã nộp đủ chưa”. Đây là chứng cứ quan trọng khi bạn nhận BHXH một lần, hưởng hưu trí, hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc chốt sổ khi nghỉ việc.
Các loại tờ rời BHXH
| Loại tờ rời | Được cấp khi nào | Công dụng |
|---|---|---|
| Tờ rời hằng năm | Sau mỗi năm người lao động đóng BHXH, BHTN | Xác nhận đơn vị đã nộp đủ tiền BHXH, BHTN đến ngày 31/12 của năm tài chính |
| Tờ rời chốt sổ | Khi người lao động ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng, khi chuyển ra ngoài địa bàn tỉnh, hoặc để giải quyết chế độ BHXH, BHTN | Xác nhận tổng thời gian đóng đến thời điểm chốt |
Trong một cuốn sổ có thể đính kèm nhiều tờ rời qua các năm làm việc. Nếu bạn làm ở nhiều công ty, mỗi giai đoạn sẽ có tờ rời riêng.
Thiếu tờ rời BHXH có chốt sổ được không?
Với sổ giấy: không thể chốt sổ khi hồ sơ còn thiếu tờ rời. Trước đây, theo Quyết định 595/QĐ-BHXH (được sửa đổi sau đó), hồ sơ chốt sổ của đơn vị gồm các thành phần chính sau:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS);
- Danh sách lao động tham gia (mẫu D02-TS) và bảng kê thông tin (mẫu D01-TS);
- Sổ bảo hiểm xã hội và các tờ rời;
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc giấy tờ tương đương;
- Thẻ BHYT còn hạn của người lao động.
Vì các tờ rời là một thành phần của hồ sơ nên thiếu tờ rời thì hồ sơ không đủ điều kiện. Cách xử lý đúng là xin cấp lại tờ rời trước, rồi mới làm thủ tục chốt sổ.
Lưu ý: Thủ tục chốt sổ hiện nay chủ yếu làm qua kê khai điện tử. Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ, thẻ được cập nhật tại Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 của BHXH Việt Nam. Danh mục giấy tờ cụ thể có thể khác theo từng trường hợp, nên bạn cần hỏi lại cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia.
Ví dụ: Anh Minh nghỉ việc ở công ty A sau 6 năm làm việc nhưng chỉ còn giữ 4 tờ rời hằng năm, 2 tờ đã thất lạc. Khi công ty làm hồ sơ chốt sổ bằng sổ giấy, cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung. Anh phải làm Tờ khai TK1-TS xin cấp lại tờ rời còn thiếu, đợi kết quả rồi công ty mới nộp lại hồ sơ chốt sổ.
Cách xin cấp lại tờ rời BHXH khi bị mất
Người lao động mất tờ rời cần làm thủ tục xin cấp lại. Hồ sơ cơ bản là Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) và giấy tờ tùy thân (căn cước hoặc CCCD) để đối chiếu.
- Bước 1: Chuẩn bị Tờ khai TK1-TS, ghi đúng họ tên, ngày sinh, mã số BHXH và nêu rõ lý do (mất tờ rời, tờ rời bị hỏng, sai thông tin).
- Bước 2: Nộp hồ sơ. Nếu bạn đang làm việc, nộp qua đơn vị sử dụng lao động. Nếu đã nghỉ việc, nộp tại cơ quan BHXH theo nơi cư trú. Theo quy trình mới, việc cấp lại tờ rời không phụ thuộc vào nơi đã chốt sổ hay nơi đã đóng trước đây.
- Bước 3: Nhận kết quả. Thời hạn giải quyết thường không quá 10 ngày kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ. Trường hợp cần xác minh dữ liệu có thể lâu hơn.
Bạn cũng có thể nộp hồ sơ điện tử qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam, Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc tài khoản VNeID, nếu cơ quan BHXH nơi bạn ở đã triển khai. Để thao tác trực tuyến thuận lợi, bạn nên có tài khoản định danh điện tử mức 2, xem thêm tại hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online.
Cảnh báo: Không mua bán, cầm cố hay đưa sổ BHXH và tờ rời cho người khác giữ hộ. Việc này dễ dẫn đến mất quyền lợi, bị lợi dụng để nhận trợ cấp thay hoặc rút BHXH một lần trái phép. Sổ BHXH điện tử ra đời cũng một phần để hạn chế tình trạng này.
Sổ BHXH điện tử thay đổi gì với tờ rời?
Theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, sổ BHXH được cấp bằng bản điện tử và bản giấy, hai bản có giá trị pháp lý như nhau. Việc cấp sổ điện tử thực hiện từ ngày 01/01/2026. Sổ giấy chỉ được cấp khi người tham gia yêu cầu. Sổ điện tử được tích hợp với tài khoản định danh điện tử và nhận qua ứng dụng VssID.
Trong giai đoạn chuyển tiếp, thực tế triển khai khác nhau theo thời điểm và địa phương:
- Từ 01/01/2026, BHXH TP.HCM tạm ngừng cấp tờ bìa sổ giấy. Người lao động khi giải quyết chế độ chỉ cần cung cấp tờ rời.
- Tại TP.HCM, Thông báo 8362/TB-BHXH (ban hành ngày 05/10/2026) nêu rõ: người đã được cấp sổ BHXH điện tử thì không phải nộp sổ giấy hay tờ rời giấy khi giao dịch hồ sơ.
- Người đang tham gia hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026 mà chưa được cấp sổ điện tử thì vẫn dùng sổ, tờ rời giấy.
- Mỗi mã số BHXH chỉ có một bản điện tử còn hiệu lực. Bản cũ sẽ bị thu hồi hoặc hủy hiệu lực khi cấp bản mới.
Lưu ý: Thông báo 8362/TB-BHXH là văn bản của BHXH TP.HCM. Địa phương khác có thể có hướng dẫn riêng. Bạn nên kiểm tra thông báo của cơ quan BHXH nơi bạn giao dịch. Dù vậy, nguyên tắc chung là sổ điện tử có giá trị như sổ giấy.
Điều này có nghĩa là về lâu dài, câu hỏi “thiếu tờ rời có chốt sổ được không” sẽ ít còn ý nghĩa vì dữ liệu đóng của bạn được lưu trên hệ thống. Tuy vậy, cho đến khi bạn được cấp sổ điện tử, tờ rời giấy vẫn quan trọng. Hãy kiểm tra ngay tài khoản VssID của mình. Nếu bạn định rút BHXH một lần, xem cách tính tại bài tính BHXH một lần trên VssID.
Công ty chậm chốt sổ thì làm gì?
Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại các giấy tờ khác nếu đã giữ của người lao động. Thời hạn thanh toán và trả giấy tờ khi chấm dứt hợp đồng lao động là 14 ngày làm việc, có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt.
Nếu công ty chưa chốt sổ hoặc giữ tờ rời của bạn, bạn có thể:
- Gửi văn bản đề nghị công ty trả sổ, tờ rời và hoàn tất xác nhận thời gian đóng;
- Kiểm tra quá trình đóng của mình trên VssID để biết đơn vị đã nộp đủ hay chưa;
- Gửi đơn đến cơ quan BHXH hoặc cơ quan quản lý lao động ở địa phương khi công ty không thực hiện;
- Xin cấp lại tờ rời nếu công ty làm mất.
Nếu công ty còn nợ đóng BHXH, việc chốt sổ cũng bị vướng vì phải đóng đủ đến tháng làm việc cuối cùng. Bạn nên lưu hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc và bảng lương để làm chứng cứ.
Khi cần dùng giấy tờ tùy thân hoặc tra cứu thông tin phục vụ thủ tục, bạn có thể xem cách tra cứu số thẻ căn cước online. Nếu còn băn khoăn về độ tuổi tham gia quan hệ lao động, xem độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới nhất.
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15), hiệu lực từ 01/07/2025, trong đó có Điều 25, Điều 27 về sổ BHXH.
- Nghị định 164/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
- Bộ luật Lao động 2019, Điều 48 về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động.
- Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (đã được sửa đổi) về quy trình thu, cấp sổ, thẻ (nay được cập nhật bởi Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026).
- Thông báo 4879/TB-BHXH ngày 31/12/2025 và Thông báo 8362/TB-BHXH ngày 05/10/2026 của BHXH TP.HCM.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Tờ rời BHXH dùng để làm gì?
Tờ rời dùng để xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN của bạn. Nó là giấy tờ trong hồ sơ chốt sổ, hưởng BHXH một lần, hưu trí hoặc trợ cấp thất nghiệp khi bạn dùng sổ giấy.
Mất tờ rời BHXH có làm lại được không?
Được. Bạn nộp Tờ khai TK1-TS để xin cấp lại tờ rời. Thời gian giải quyết thường không quá 10 ngày kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.
Không có tờ rời BHXH có nhận BHXH một lần được không?
Nếu dùng sổ giấy, bạn cần xin cấp lại tờ rời trước khi nộp hồ sơ. Nếu đã được cấp sổ BHXH điện tử, cơ quan BHXH không yêu cầu nộp tờ rời giấy mà căn cứ dữ liệu trên hệ thống.
Đã có sổ BHXH điện tử thì có cần giữ tờ rời giấy không?
Theo hướng dẫn của BHXH TP.HCM từ ngày 05/10/2026, người đã được cấp sổ điện tử không phải nộp sổ giấy hay tờ rời giấy. Dù vậy, bạn nên giữ lại bản cũ cho đến khi chắc chắn dữ liệu trên VssID đầy đủ.
Công ty giữ tờ rời của tôi thì làm sao?
Bạn có quyền yêu cầu công ty trả sổ, tờ rời và hoàn tất xác nhận thời gian đóng BHXH khi chấm dứt hợp đồng. Nếu công ty không thực hiện, bạn có thể gửi đơn đến cơ quan BHXH hoặc cơ quan quản lý lao động và xin cấp lại tờ rời.
Tóm lại, tờ rời BHXH là bằng chứng ghi lại quá trình đóng của bạn, và với sổ giấy thì thiếu tờ rời sẽ không chốt sổ được. Bạn nên xin cấp lại sớm bằng Tờ khai TK1-TS, đồng thời kiểm tra và nhận sổ BHXH điện tử trên VssID để về sau không còn phụ thuộc vào giấy tờ rời.
