Quy định về chữ ký trên văn bản của pháp luật 2023

Hiện nay, ta thường thấy dưới các văn bản hoặc giấy tờ,…. đều có chữ ký của người ban hành, người có thẩm quyền, hoặc những người chịu trách nhiệm chính về nội dung văn bản đó. Vậy chữ ký trên các văn bản có quy định gì không? Hay ký chỗ nào cũng được? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu vấn đề này thông qua bài viết Quy định về chữ ký trên văn bản

Căn cứ pháp lý

Nghị định 30/2020/NĐ-CP 

Nội dung tư vấn

Quy định về chữ ký trên văn bản

Theo quy định tại điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP; chữ ký trên văn bản phải thực hiện theo quy định như sau:

• Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách; điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

• Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức; thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản; theo ủy quyền của người đứng đầu; và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

• Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức; có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị; thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản; giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu; hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị; thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

• Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

• Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

• Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện chữ ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020. Cụ thể thì hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền thực hiện lý số là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

Quy định về chữ ký nháy trên văn bản

 Chữ ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành; đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân đã rà soát văn bản; hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy; trước khi trình lãnh đạo ký chính thức; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.

Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản; người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

Chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Quy định về soạn thảo văn bản theo quy định

• Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo; người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị; hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

• Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản; thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

+ Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản; ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có); vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

• Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản; người vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

• Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Thông tin liên hệ với Luật sư X

Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề “Quy định về chữ ký trên văn bản” Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến tra cứu quy hoạch xây dựng của luật sư X, hãy liên hệ  0833102102.

Câu hỏi thường gặp