Dấu treo không còn xa lạ với nhiều người, đặc biệt là dân kế toán. Đây là một trong những loại dấu quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết dấu treo là gì hay đóng dấu treo là gì cũng như những quy định có liên quan đến con dấu này. Mặt khác, trong ngành kế toán, phiếu thư cũng là một trong những chứng từ rất phổ biến. Tuy nhiên, những người không làm kế toán rất ít người biết về nó. Vậy phiếu thu là gì? Công dụng và cách sử dụng phiếu thu hợp pháp như thế nào? Phiếu thu đóng dấu treo có hợp lệ không? Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé! Hy vọng bài viết này sẽ thực sự hữu ích đối với bạn.
Căn cứ pháp lý
Dấu treo là gì?
Dấu treo là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ việc con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).
Dấu treo có tác dụng dùng để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, đồng thời xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo hồ sơ, giấy tờ cũng như thay đổi hồ sơ, giấy tờ.
Dấu treo thường được sử dụng tại văn bản có nhiều phụ lục kèm theo.
Đóng dấu treo là gì?
Đóng dấu treo cũng như đóng các loại con dấu khác cũng cần phải tuân thủ theo các quy định. Đóng dấu treo chính là cách xét duyệt văn bản để thông báo rằng loại văn bản này đã được thông qua & chấp nhận.
Tính pháp lý của dấu treo vàu dấu giáp lai
Theo điểm d khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai, dấu treo, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Đối với dấu treo
Một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.
Đối với dấu giáp lai
Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.
Dấu giáp lai được đóng nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản và không có giá trị pháp lý.
Có thể thấy, điểm chung của dấu treo và dấu giáp lai là đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành và không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của văn bản chỉ được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó.
Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không?
Hóa đơn sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức thường có bảng kê đính kèm để bổ sung thông tin. Việc đóng dấu treo đối với những hóa đơn như vậy cũng được áp dụng và phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định về con dấu.
Theo quy định hiện hành, dấu treo có thể được đóng trên mọi hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Điều kiện là người bán cần phải có thư ủy quyền từ những người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp. Thêm vào đó, người bán phải trực tiếp ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ đầy đủ trên hóa đơn.
Với hóa đơn bán hàng, việc sử dụng dấu treo không cần phải có sự đồng ý từ phía những người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp. Thực tế, chỉ cần có sự ủy quyền, chữ ký của người chịu trách nhiệm đóng dấu lên văn bản là hóa đơn có thể xuất cho khách hàng.
Tương tự, bảng kê đính kèm hóa đơn cũng không bắt buộc phải đóng dấu treo song đây là việc làm cần thiết để trở thành căn cứ khẳng định bảng kê là một bộ phận của hoa đơn. Thông qua đó, xác nhận thông tin được đưa ra trong bảng kê, tránh việc giả mạo giấy tờ, thay đổi thông tin.
Phiếu thu là gì?
Phiếu thu được xem là biểu mẫu, chứng từ kế toán hợp pháp được sử dụng để ghi lại những giao dịch thu với đối tác, khách hàng đã hoàn thành việc thanh toán khi sử dụng, mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Một số khái niệm liên quan:
- Báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
- Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán ủy quyền ban hành.
- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Công dụng của phiếu thu hợp pháp
Phiếu thu được quy định nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.
Hiện nay, đối với mỗi doanh nghiệp thì phiếu thu đóng vai trò khá quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, mọi khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp đều phải có phiếu thu.
Bên cạnh đó, việc sử dụng phiếu thu cũng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, số lượng nhân viên kế toán khi thay vì nhập máy tính thì chỉ cần điền thông tin cần thiết. Đồng thời, việc lập phiếu thu giúp cho doanh nghiệp thực hiện công tác báo cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến thuế, là bằng chứng rõ ràng và minh bạch nhất trong trường hợp xảy ra tranh chấp về thanh toán tiền tệ trong kinh doanh. Bởi Phiếu thu đã thể hiện rất rõ ràng số tiền cần kê khai là bao nhiêu, ai trả tiền, người được trả tiền là ai, giao dịch trả tiền diễn ra cụ thể vào thời gian nào trong các mẫu phiếu thu.
Cách sử dụng phiếu thu hợp pháp
– Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên doanh nghiệp và địa chỉ của doanh nghiệp.
– Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.
– Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền.
– Dòng “Lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…
– Dòng “Số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN…
– Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.
Phiếu thu phải ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và có đủ chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan theo quy định trên mẫu chứng từ, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Phiếu thu đóng dấu treo có hợp lệ không?
Hóa đơn sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức thường có bảng kê đính kèm để bổ sung thông tin. Việc đóng mộc treo đối với những hóa đơn như vậy cũng được áp dụng và phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định về con dấu.
Tại Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn công tác văn thư có quy định về việc sử dụng con dấu
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
– Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Như vậy, không có quy định nào quy định về việc văn bảo nào được đóng dấu treo, những văn bản nào không được đóng dấu treo mà việc đóng dấu treo trên văn bản nào do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Tuy nhiên, khi thực hiện việc đóng dấu treo thì phải đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Khuyến nghị
Luật sư X tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn luật dân sự đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Phiếu thu đóng dấu treo có hợp lệ không?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý về vấn đề chuyển đổi đất ao vườn sang đất thổ cư. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Có thể hiểu dấu treo là con dấu được đóng lên trang đầu hoặc đóng trùm lên 01 phần tên cơ quan, tổ chức, tên của phụ lục kèm theo. Theo thực tế, dấu treo chủ yếu được sử dụng trong 02 trường hợp sau:
– Khi ban hành văn bản: Thường được dùng để đóng dấu lên các phụ lục ban hành kèm theo văn bản chính hoặc các văn bản pháp luật;
– Khi người ký văn bản không phải là người có thẩm quyền đóng dấu lên chữ ký của mình. Dễ thấy trong các xác nhận của Phòng Công tác sinh viên hoặc Quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
Do vậy, đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để ngăn ngừa việc giả mạo, đánh tráo tài liệu.
Đóng lên trang đầu;
– Trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
– Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái.
Phiếu thu được xem là một loại chứng từ kế toán mà theo Luật kế toán 2015 có quy định như sau:
“Điều 19. Ký chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.”
Theo khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015, bản chính để chứng thực bản sao phải là:
– Những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại (nói đơn giản là văn bản do cơ quan Nhà nước cấp);
– Những giấy tờ, văn bản do cá nhận tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Đối chiếu với quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 110/2004 sửa đổi tại Nghị định 09/2010 thì bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
Theo đó, văn bản phải có chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền nhưng người đó không đại diện cho cơ quan, tổ chức ban hành văn bản nên không đóng dấu lên chữ ký mà chỉ đóng dấu treo. Văn bản này vẫn là bản chính và được chứng thực bản sao từ bản chính.
Ví dụ:
– Trong Quyết định giao quyền theo Nghị định 97/2017, trường hợp cơ quan, đơn vị của người giao quyền không được sử dụng dấu riêng, thì đóng dấu treo của cơ quan cấp trên hoặc;
– Trong Quyết định xử phạt vi phạm hành chính, chiến sĩ công an có thẩm quyền xử phạt nhưng không có quyền đóng dấu trực tiếp thì Quyết định được đóng dấu treo…
Như vậy, cần khẳng định lại một lần nữa chỉ bản chính văn bản mới được dùng làm căn cứ để chứng thực bản sao. Việc văn bản chỉ có dấu treo mà không có dấu đóng trực tiếp trên chữ ký có được chứng thực hay không tùy thuộc vào việc văn bản đó có phải là bản chính không.
