Ngày nay, bảo hiểm có vai trò vô cùng quan trọng đời sống kinh tế – xã hội. Vai trò quan trọng của bảo hiểm được thể hiện với tư cách là một loại hình dịch vụ tài chính. Đây là một trong những cơ chế đảm bảo an sinh xã hội trong nền kinh tế quốc dân, đảm bảo rất nhiều lợi ích cho người dân. Có nhiều loại bảo hiểm để người dân tham gia, trong đó phổ biến nhất là bảo hiểm xã hội. Để tham gia và hưởng các quyền lợi về bảo hiểm, người dân cần phải làm hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, việc đóng bảo hiểm xã hội bị trùng là nguyên nhân khiến rất nhiều người không được giải quyết chế độ bảo hiểm sau khi nghỉ việc. Ngoài ra, trên thực tế còn có những trường hợp mượn hồ sơ để đóng bảo hiểm. Vậy mượn hồ sơ đóng bảo hiểm trùng nhau thì xử lý như thế nào? Có được phép mượn hồ sơ để đóng BHXH không? Hồ sơ làm bảo hiểm xã hội gồm những gì? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết sau đây nhé! Hy vọng bài viết sau đây sẽ giúp quý bạn đọc có thêm thật nhiều thông tin hữu ích và thú vị để bạn có thể vận dụng vào trong cuộc sống.
Căn cứ pháp lý
Bảo hiểm xã hội là gì?
Hiện nay, các nội dung liên quan đến chế độ bảo hiểm xã hội được quy định trong Luật BHXH năm 2014 và các văn bản hướng dẫn. Tại khoản 1 Điều 3 Luật BHXH năm 2014, bảo hiểm xã hội được định nghĩa như sau:
1. Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Các chế độ về bảo hiểm xã hội được Nhà nước tổ chức và đảm bảo thực hiện theo đúng các quy định của hệ thống pháp luật về BHXH nhằm đảm đảm đời sống cho người tham gia.
Bảo hiểm xã hội gồm những loại hình nào?
Căn cứ Điều 3 Luật BHXH năm 2014, bảo hiểm xã hội gồm 02 loại: BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện. Trong đó từng loại hình bảo hiểm được hiểu như sau:
2. Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia.
3. Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người tham gia được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình và Nhà nước có chính sách hỗ trợ tiền đóng bảo hiểm xã hội để người tham gia hưởng chế độ hưu trí và tử tuất.
Đúng như cái tên của từng loại hình, nếu thuộc các đối tượng mà luật quy định, người lao động và người sử dụng sẽ phải tham gia BHXH bắt buộc. Còn với BHXH tự nguyện, người lao động có thể chọn tham gia hoặc không tham gia.
Hồ sơ làm bảo hiểm xã hội gồm những gì?
Bảo hiểm xã hội mang đến rất nhiều lợi ích cho người lao động trong suốt quá trình làm việc và khi về già thậm chí là ngay cả khi chết. Bảo hiểm xã hội bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Để tham gia BHXH việc đầu tiên người lao động, đơn vị cần chuẩn bị đó là hồ sơ làm BHXH. Căn cứ vào Quyết định số 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam người lao động và các đơn vị làm hồ sơ Bảo hiểm xã hội như sau:
Hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 23, Quyết định số 595/QĐ-BHXH hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT phân làm 2 loại là hồ sơ đối với người lao động và hồ sơ đối với đơn vị/ doanh nghiệp.
Hồ sơ đối với người lao động
Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị làm hồ sơ gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7, Khoản 1 Điều 4 Quyết định này hồ sơ gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
Hồ sơ đối với đơn vị
Hồ sơ đối với đơn vị/ doanh nghiệp gồm có:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
- Bảng kê thông tin
Người lao động và doanh nghiệp/ đơn vị sẽ thực hiện làm 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh để nộp lên cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Hồ sơ cấp lại, đổi , điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH
Căn cứ vào Điều 27, Quyết định số 595/QĐ-BHXH người lao động muốn xin cấp lại, đổi hoặc điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH phải làm 01 bộ hồ sơ theo quy định như sau:
a, Hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng:
Đối với hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
b, Hồ sơ cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH:
Người tham gia BHXH làm hồ sơ gồm:
1 – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
2 – Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01).
3 – Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Nếu là đơn vị/ doanh nghiệp phải có bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Thời hạn giải quyết hồ sơ làm bảo hiểm xã hội
Sau khi người lao động, đơn vị làm hồ sơ đăng ký BHXH hoặc điều chỉnh thông tin BHXH và nộp cho cơ quan chức năng để chờ giải quyết.
Thời hạn giải quyết hồ sơ được quy định tại Điều 29, Quyết định số 595/QĐ-BHXH như sau:
– Không quá 05 ngày đối với trường hợp cấp mới cho người tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện.
– Không quá 10 ngày đối với trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH:
– Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
– Không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH:
– Không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp cần xác nhận sổ BHXH.
Có được phép mượn hồ sơ để đóng BHXH không?
Căn cứ quy định tại Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội 2014, Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội.
Tại khoản 4 Điều 17 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định các hành vi bị nghiêm cấm, gồm:
Gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Việc bạn tồn tại hai sổ bảo hiểm ghi nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở hai công ty khác nhau, sẽ ảnh hưởng đến việc giải quyết chế độ hưởng bảo hiểm xã hội một lần. Bởi theo quy định tại khoản 3 Công văn 3663/BHXH-THU, khi giải quyết hồ sơ hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần, mà qua quá trình tra cứu chứng minh nhân dân, rà soát dữ liệu mà phát hiện có hai sổ bảo hiểm xã hội mang thông tin cá nhân của bạn thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả lại hồ sơ mà chưa giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội một lần.
Như vậy, pháp luật không cho phép việc mượn hay cho mượn hồ sơ để xin việc hay đóng BHXH vì điều này vừa ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của mỗi cá nhân vừa ảnh hưởng đến công việc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hành vi mượn hồ sơ sẽ bị xử lý như sau:
Khoản 1 Điều 39 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định như sau:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với người lao động có hành vi kê khai không đúng sự thật hoặc sửa chữa, tẩy xóa những nội dung có liên quan đến việc hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Như vậy, người lao động đi mượn hồ sơ để xin việc, đóng BHXH sẽ phải nộp phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
Mượn hồ sơ đóng bảo hiểm trùng nhau thì xử lý như thế nào?
Giải quyết trường hợp này, tại khoản 8 Mục II Công văn 3663/BHXH-THU có quy định về việc khi phát hiện việc tồn tại hai sổ bảo hiểm xã hội mang thông tin nhân thân của bạn do việc bạn cho người khác mượn chứng minh nhân dân, hồ sơ đi làm thì để có thể giải quyết trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần cho bạn, cần phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hồ sơ bảo hiểm xã hội về nhân thân đúng với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội thực tế.
Trước tiên, người mượn hồ sơ phải đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh (nơi làm việc) để trình báo về việc đi mượn hồ sơ của người khác. Sau đó thực hiện trình tự, thủ tục điều chỉnh thông tin về nhân thân trên sổ bảo hiểm xã hội khi mượn hồ sơ, mượn chứng minh nhân dân đi làm được xác định theo quy định tại khoản 7 Mục II Công văn 3663/BHXH – THU.
Trường hợp liên lạc được với người mượn hồ sơ
Theo quy định tại khoản 7.1 Công văn 3663/BHXH-THU:
Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.
NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO)
Như vậy, khi người lao động có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ, người lao động sẽ phải làm theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH.
Trước tiên, người muộn hồ sơ sẽ phải nộp phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Khoản 1 Điều 39 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, với mức phạt như đã phân tích ở trên.
Sau đó, người lao động phải nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO) cho cơ quan BHXH.
Để điều chỉnh nhân thân do mượn tên, người lao động cần làm một bộ hồ sơ được quy định trong Phiếu giao nhận hồ sơ điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO) như sau:
- Đơn đề nghị của người mượn hồ sơ: nêu rõ lý do mượn hồ sơ (mẫu D01-TS);
- Giấy cam đoan của người cho mượn hồ sơ, có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (mẫu 02-GCĐ/SBH);
- Tờ khai tham gia BHXH cũ để thu hồi (02 bản);
- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT mới (mẫu TK1-TS, 01 bản);
- Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH;
- Các trang tờ rời sổ BHXH;
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng.
Khi thực hiện thủ tục điều chỉnh nhân thân do mượn tên, người lao động sẽ không phải chi trả thêm chi phí nào khác.
Trường hợp liên lạc được với người mượn hồ sơ
Theo quy định tại khoản 7.2 Công văn 3663/BHXH-THU:
Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:
Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.
Nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ gộp sổ (304/…/SO).
Như vậy, người lao động cho mượn hồ sơ khi không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì sẽ phải viết đơn đề nghị theo mẫu D01-TS trình bày rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ và không liên lạc được với người mượn hồ sơ. Đồng thời cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.
Chủ thể nộp hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ gộp sổ (304/…/SO):
- Đối với người đang tham gia BHXH thì đơn vị nơi đang tham gia nộp hồ sơ.
- Đối với người đã nghỉ việc thì đơn vị nơi tham gia cuối cùng trước khi nghỉ việc nộp hồ sơ.
- Trường hợp đơn vị đã giải thể thì đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp nộp, nếu không có đơn vị quản lý cấp trên thì người lao động nộp cho cơ quan BHXH nơi tham gia cuối cùng trước khi giải thể (khi lập hồ sơ bỏ điểm 1 điểm 2).
Hồ sơ gồm có các giấy tờ sau:
- Công văn đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS)
- Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT (mẫu D07-TS, 03 bản)
- Đơn của người lao động đề nghị chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ BHXH về một sổ BHXH (mẫu D01-TS)
- Chứng minh nhân dân (Bản sao)
- Sổ BHXH gốc, các sổ BHXH khác kèm đầy đủ các tờ rời và mẫu 07/SBH (nếu có)
- Thẻ BHYT cũ còn thời hạn sử dụng (nếu có)
Ngoài ra, khi làm thủ tục này thì người lao động sẽ không phải trả bất kỳ chi phí gì.
Mời bạn xem thêm bài viết
- Mức đóng bảo hiểm xã hội quân đội
- Thời hạn thẻ bảo hiểm y tế thân nhân quân nhân
- Đăng ký bảo hiểm y tế cho con online
- Mua bảo hiểm y tế cho trẻ trên 6 tuổi ở đâu?
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ tư vấn luật lao động Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Mượn hồ sơ đóng bảo hiểm trùng nhau” đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng liên quan tới dịch vụ soạn thảo hồ sơ giải thể công ty cổ phần. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ
Khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ nêu trên thì người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Trong vòng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định thì trường hợp cơ quan cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày (có văn bản thông báo cho người lao động biết) thì người lao động được cấp sổ BHXH mới.
Lưu ý: Căn cứ theo Điểm e, Điều 43 Quyết định 595, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
Căn cứ quy định tại Khoản 2.5 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH:
2.5 Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.
Khi thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp được xác nhận là bị trùng thì cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện chi trả khoản tiền đã đóng.
Ví dụ 01: Anh A có 02 sổ bảo hiểm xã hội, một sổ đóng ở công ty X từ tháng 10/2016 đến tháng 10/2018, một sổ đóng ở công ty NQH từ tháng 01/2018 đến tháng 3/2019. Vậy anh A có 02 sổ bảo hiểm xã hội, thời gian đóng của 02 sổ bị trùng 10 tháng.
Ví dụ 02: Anh N làm việc cho chi nhánh tập đoàn Q tại thành phố H, sau đó được thuyên chuyển sang chi nhánh của tập đoàn tại thành phố A. Sau đó, anh có báo cho chi nhánh thành phố A số bảo hiểm của mình. Nhưng chi nhánh thành phố H vẫn tiếp tục đóng cho anh N thêm 02 tháng bảo hiểm xã hội từ ngày anh chuyển công tác. Vì vậy, anh N có 02 tháng bị trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội.
Căn cứ theo quy định tại Tiết e, Điểm 3.1, Khoản 3, Điều 43, Quyết định 595/QĐ-BHXH nêu rõ:
“Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho NLĐ số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của NSDLĐ), không bao gồm tiền lãi”.
Như vậy, mức hoàn trả tiền BHXH sẽ được tính bằng số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng thừa vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ BHTN. Số tiền hoàn trả này tính cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động, không bao gồm tiền lãi.
Căn cứ theo quy định tại Điều 26, Quyết định 595/QĐ-BHXH về việc hoàn trả tiền đã đóng đối với người người có từ 2 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì hồ sơ việc hoàn trả tiền đóng trùng BHXH gồm:
– Người lao động cần chuẩn bị:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu tk1-ts.
+ Sổ BHXH đối với người tham gia BHXH tự nguyện, người có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau nộp tất cả các sổ BHXH.
+ Văn bản chứng thực hoặc bản kèm theo bản chính giấy chứng tử đối với trường hợp chết.
– Đối với doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
+ Phiếu trình giải quyết công việc (01 bản chính/người);
+ Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS – 01 Bản chính);
+ Phiếu yêu cầu (Mẫu C02-TS – 01 Bản chính/người);
+ Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH (01 sổ/người);
+ Quyết định thu hồi tiền trợ cấp các chế độ BHXH (nếu có), (01 bản chính).
