Mẫu thông báo thay đổi giám đốc công ty mới nhất 2026

Khi công ty thay giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật, bạn phải nộp Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 13, Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC) cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Cơ quan này giải quyết trong 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Khi nào phải thông báo thay đổi giám đốc?

Pháp luật doanh nghiệp không có thủ tục riêng tên là “thông báo thay đổi giám đốc”. Việc bạn cần làm phụ thuộc vào vai trò của người giữ chức giám đốc:

• Giám đốc là người đại diện theo pháp luật: thông tin người đại diện theo pháp luật là một nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy mọi thay đổi (bổ nhiệm người mới, miễn nhiệm, từ chức, thay đổi chức danh…) đều phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Giám đốc không phải người đại diện theo pháp luật (ví dụ chủ tịch hội đồng thành viên là người đại diện, giám đốc chỉ điều hành): thông thường không phải làm thủ tục thay đổi người đại diện. Công ty chỉ cần ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm nội bộ và cập nhật các giấy tờ liên quan như điều lệ (nếu có ghi), ngân hàng, đối tác.

Các trường hợp thường gặp dẫn đến việc thay đổi: miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm, người đại diện xin từ chức, chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự, bị kết án và không còn đủ điều kiện giữ chức danh, hoặc công ty chủ động đổi người điều hành.

Hồ sơ thay đổi giám đốc gồm những gì?

Thủ tục thực hiện theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP từ 23/07/2026). Với công ty TNHH và công ty cổ phần, hồ sơ gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 13, Phụ lục I, Thông tư 68/2025/TT-BTC).
2. Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, do:
   • chủ sở hữu công ty ban hành (công ty TNHH một thành viên);
   • Hội đồng thành viên thông qua (công ty TNHH hai thành viên trở lên);
   • Đại hội đồng cổ đông thông qua nếu việc thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ, hoặc Hội đồng quản trị thông qua nếu không làm thay đổi Điều lệ (công ty cổ phần).
3. Biên bản họp tương ứng của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị.
4. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người đại diện mới: thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ quan đăng ký có thể khai thác trực tiếp theo cơ chế mới.
5. Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật.

Việc đóng dấu trên giấy đề nghị, biên bản họp, nghị quyết, quyết định trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không còn bắt buộc. Bạn có thể tham khảo thêm cách đóng dấu giáp lai nếu hồ sơ nhiều trang và công ty vẫn sử dụng dấu.

Mẫu thông báo thay đổi giám đốc (tham khảo)

Mẫu dưới đây soạn theo bố cục các mục của Mẫu số 13 (Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật). Khi nộp hồ sơ, bạn nên dùng đúng biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành, được đăng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, vì cơ quan đăng ký chỉ chấp nhận mẫu chuẩn.

Khi soạn các văn bản này, bạn nên dùng câu ngắn, đúng thể thức. Có thể tham khảo đặc điểm phong cách ngôn ngữ hành chính để diễn đạt chuẩn mực.

Hướng dẫn điền mẫu và ai ký

Ai là người ký giấy đề nghị?

Người có thẩm quyền ký phụ thuộc loại hình công ty:

• Công ty TNHH: Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty ký. Nếu chính người này là người đại diện theo pháp luật thì người ký là Chủ tịch được bổ nhiệm hoặc bầu mới. Với công ty TNHH một thành viên, người ký có thể là chủ sở hữu hoặc người được chủ sở hữu ủy quyền, theo quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị ký giấy đề nghị.
• Trường hợp đặc biệt: khi Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục thì người được chỉ định ký. Công ty TNHH hai thành viên còn lại một thành viên, thành viên còn lại là người có thẩm quyền ký trong một số tình huống theo Điều 43.

Lưu ý khi điền thông tin

• Ghi tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp đúng như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
• Ghi số, ngày cấp, nơi cấp giấy tờ pháp lý đúng với giấy tờ thật. Bạn có thể xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ. Nếu quên số thẻ, hãy xem hướng dẫn tra cứu số thẻ căn cước online.
• Nếu sau thay đổi công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, phải ghi thông tin của tất cả những người đó.
• Chức danh của người đại diện phải khớp với Điều lệ công ty. Nếu đổi chức danh thì Điều lệ có thể cũng phải sửa đổi.

Trình tự nộp hồ sơ

1. Bước 1: Họp và ra nghị quyết, quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ như mục trên. Người đại diện mới nên chuẩn bị sẵn giấy tờ pháp lý còn hiệu lực.
3. Bước 3: Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính (trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh).
4. Bước 4: Cơ quan đăng ký kiểm tra hồ sơ. Trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký thông báo lý do để bạn sửa đổi, bổ sung.
5. Bước 5: Nhận kết quả và thực hiện các việc cập nhật sau thay đổi.

Do chính quyền địa phương đã chuyển sang hai cấp từ 01/07/2025, hồ sơ doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần) nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Bạn không nộp ở cấp xã. Cấp xã chủ yếu liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh.

Việc cần làm sau khi có Giấy chứng nhận mới

• Cơ quan thuế: thông tin đăng ký doanh nghiệp được chia sẻ sang cơ quan thuế qua hệ thống liên thông, nên thông thường bạn không phải nộp thông báo riêng. Dù vậy, hãy kiểm tra lại thông tin người đại diện trên hệ thống thuế và hóa đơn điện tử, vì người ký hóa đơn, chữ ký số và tài khoản giao dịch thuế phải khớp với người đại diện mới. Nếu muốn hiểu thêm về mã số thuế gắn với số định danh, xem bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành.
• Ngân hàng: cập nhật người đại diện, mẫu chữ ký, người được ủy quyền ký.
• Chữ ký số, hóa đơn điện tử: đổi hoặc điều chỉnh chữ ký số nếu đang đứng tên người cũ.
• Hợp đồng, giấy phép con: thông báo cho đối tác, cơ quan cấp phép (nếu giấy phép ghi tên người đại diện), cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Lưu hồ sơ nội bộ: nghị quyết, quyết định, biên bản bàn giao.

Ví dụ: Công ty TNHH A đổi giám đốc ngày 05/10/2026 bằng quyết định của Hội đồng thành viên. Hạn chót nộp hồ sơ là ngày 15/10/2026. Công ty nộp trực tuyến ngày 12/10, ngày 14/10 nhận Giấy chứng nhận mới. Sau đó công ty đổi chữ ký số và cập nhật mẫu chữ ký ở ngân hàng trong tuần kế tiếp.

Chậm thông báo thay đổi giám đốc bị phạt bao nhiêu?

Nghị định 288/2026/NĐ-CP (ban hành ngày 21/07/2026) sửa đổi Nghị định 122/2021/NĐ-CP đã quy định lại mức phạt khi chậm đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Mức xử phạt tăng dần theo số ngày chậm (tính sau thời hạn 10 ngày):

Đây là mức phạt đối với tổ chức vi phạm. Trước đây, theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt thấp hơn nhiều (chậm 11–30 ngày bị phạt 3–5 triệu đồng). Hành vi nào được áp dụng mức nào còn phụ thuộc thời điểm vi phạm và thời điểm Nghị định 288/2026/NĐ-CP có hiệu lực, nên cần đối chiếu văn bản gốc khi xử lý cụ thể.

Ngoài phạt tiền, việc không cập nhật người đại diện còn gây rủi ro: người đại diện cũ vẫn xuất hiện trên cơ sở dữ liệu quốc gia, giao dịch ký bởi người chưa đăng ký dễ phát sinh tranh chấp, và khó thực hiện thủ tục thuế, ngân hàng.

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại, “thông báo thay đổi giám đốc” thực chất là thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Bạn cần ra nghị quyết hoặc quyết định đúng thẩm quyền, dùng Mẫu số 13 theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong 10 ngày và chú ý yêu cầu xác thực điện tử khi ủy quyền. Làm đúng hạn giúp công ty tránh mức phạt mới đã được nâng lên đáng kể.