Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng mới nhất

Chào luật sư, tôi là chủ của một công ty nhỏ; kinh doanh mặt hàng gia dụng. Do tình hình dịch bệnh Covid 19; công ty gặp khá nhiều khó khăn. Vì vậy tôi quyết định chuyển trụ sở công ty vào mặt đường trong. Vì ở bên trong nên giá thành thuê mặt bằng rẻ hơn. Nhưng do nhiều khách hàng không biết nên tôi muốn làm thông báo gửi khách hàng. Vì vậy tôi muốn nhờ luật sư tư vấn về Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng. Mong nhận được phản hồi từ phía luật sư

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi cho chúng tôi. Luật sư X mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng

Khi thay đổi địa chỉ công ty (hay còn gọi là trụ sở chính); Công ty phải gửi thông báo thay đổi đến cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp phải gửi tài liệu và thông báo cho khách hàng.

Doanh nghiệp phải gửi thông báo cho khách hàng về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh. Bởi thông qua việc gửi thông báo, khách hàng sẽ nắm bắt được rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến những địa chỉ cũ, lãng phí thời gian, công sức mà không đạt được hiệu quả.

Đồng thời, nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp của mình thông qua việc công ty gửi thông báo; mà khi nhận được thông báo, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty.

Hơn nữa, thông qua thông báo, khách hàng cũng cảm nhận được sự trân trọng, nâng niu mà công ty muốn gửi gắm, mong được đồng hành và bền bỉ lâu dài.

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty với khách hàng

Khi thực hiện Thông báo thay đổi địa chỉ công ty với khách hàng; Thông báo này có một số nội dung cơ bản sau:

• Quốc hiệu tiêu ngữ và tên của thông báo;

• Ngày tháng năm thực hiện soạn thảo thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp;

• Các căn cứ để đưa ra thông báo thay đổi địa chỉ;

• Phải có phần kính gửi các đối tác, khách hàng;

• Địa chỉ giao dịch trước đây là tại địa chỉ nào?

• Địa chỉ giao dịch sau khi thay đổi là địa chỉ nào?

• Thời điểm thay đổi địa chỉ áp dụng từ khi nào?

• Sau khi địa chỉ công ty thay đổi thì các thông tin khác liên quan về ngân hàng, số điện thoại….có thay đổi không?

• Lời cảm ơn đến Khách hàng;

• Nơi nhận thông báo gồm những bộ phận, phòng ban, khách hàng như thế nào?

• Chữ ký và đóng dấu của người đại diện công ty.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế

Với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố; sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệ;p để tiến hành thủ tục “chốt” thuế và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố mới.

Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài tư 5-10 ngày làm việc; tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty; để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

Hồ sơ trong trường hợp chuyển trụ sở khác quận; khác tỉnh, thành phố

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh. Của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty; (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
• Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế; về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện);

Hồ sơ trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở mới cùng quận

Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp; tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định; và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh. Của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến; sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký

Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ và Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới công ty

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký; phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty.

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Các rủi ro khi chuyển trụ sở mà không đăng ký thay đổi địa chỉ

Thực tế việc cập nhật thay đổi địa chỉ công ty kịp thời là thủ tục rất quan trọng; phòng tránh nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Nếu công ty chuyển đến địa chỉ mới mà chưa thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; thì có thể sẽ gặp phải những khó khăn nhất định. Có thể kể đến như:Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.

• Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động địa chỉ hiện tại cơ quan thuế không thấy có hoạt động tại đó.
• Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ với số tiền 3 triệu đến 5 triệu đồng.

Thông tin liên hệ với Luật sư X

Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề “Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng“. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Để biết thêm nhiều thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề khác như: thay đổi địa chỉ công ty, thành lập công ty, cấp phép bay flycam,…của luật sư X, hãy liên hệ 0833102102.

Câu hỏi thường gặp