Pháp luật không quy định một biểu mẫu bắt buộc cho đơn xin nghỉ việc của viên chức. Bạn viết đơn gửi người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập, nêu rõ họ tên, vị trí, loại hợp đồng, lý do, ngày nghỉ dự kiến và cam kết bàn giao. Đơn phải gửi trước thời hạn báo trước (thường 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng 12–36 tháng) để giữ quyền lợi.
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/07/2026, Luật Viên chức 2025 có hiệu lực. Viên chức có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, việc này thực hiện theo pháp luật lao động và dân sự.
- Thời hạn báo trước theo Bộ luật Lao động 2019: 45 ngày (hợp đồng không xác định thời hạn), 30 ngày (hợp đồng 12–36 tháng), 3 ngày làm việc (hợp đồng dưới 12 tháng). Một số lý do chính đáng được báo trước ngắn hơn.
- Đơn nên làm 2 bản, nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường văn thư, giữ lại bản có xác nhận đã nhận.
- Nếu từng được cử đi đào tạo có cam kết, bạn có thể phải đền bù chi phí đào tạo theo thỏa thuận.
- Bài này có nguyên văn mẫu đơn để bạn sao chép vào Word, chỉnh sửa rồi in ký.
Viên chức xin nghỉ việc theo quy định hiện hành
Trước 01/07/2026, việc viên chức đơn phương chấm dứt hợp đồng làm việc được quy định tại Điều 29 Luật Viên chức 2010. Khi đó, viên chức ký hợp đồng xác định thời hạn chỉ được nghỉ trong một số trường hợp luật liệt kê.
Hiện nay, Luật Viên chức 2025 (số 129/2025/QH15) đã thay thế. Luật quy định viên chức có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, còn quyền và nghĩa vụ của các bên thực hiện theo Luật Viên chức, pháp luật lao động, pháp luật dân sự và các quy định liên quan. Nói cách khác, bạn áp dụng điều kiện, thời hạn báo trước của Bộ luật Lao động 2019 như người lao động thông thường.
Nghị định 259/2026/NĐ-CP về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức quy định thêm các trường hợp được thôi việc, các trường hợp chưa giải quyết thôi việc và thẩm quyền quyết định. Hợp đồng bạn ký trước thời điểm 01/07/2026 vẫn cần đối chiếu nội dung hợp đồng và hướng dẫn của đơn vị quản lý để áp dụng đúng.
Viên chức xin nghỉ việc phải báo trước bao nhiêu ngày?
Thời hạn báo trước phụ thuộc loại hợp đồng làm việc. Bảng dưới đây tóm tắt theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 (được dẫn chiếu áp dụng).
| Loại hợp đồng | Thời hạn báo trước |
|---|---|
| Không xác định thời hạn | Ít nhất 45 ngày |
| Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng | Ít nhất 30 ngày |
| Xác định thời hạn dưới 12 tháng | Ít nhất 3 ngày làm việc |
| Một số lý do chính đáng (không được bố trí đúng công việc, địa điểm; không được trả lương đủ, đúng hạn; bị ngược đãi, quấy rối; nữ viên chức mang thai cần nghỉ theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh; đủ tuổi nghỉ hưu…) | Ít nhất 3 ngày làm việc |
| Ốm đau, tai nạn đã điều trị liên tục trong thời gian dài mà khả năng lao động chưa hồi phục | 30 ngày (hợp đồng 12–36 tháng) hoặc bằng một phần tư thời hạn hợp đồng (hợp đồng dưới 12 tháng) |
Lưu ý: Ngày báo trước tính từ ngày đơn vị nhận được thông báo của bạn. Vì vậy hãy giữ bằng chứng nộp đơn: chữ ký nhận, dấu công văn đến hoặc biên nhận bưu điện.
Mẫu đơn xin nghỉ việc của viên chức
Bạn có thể bôi đen toàn bộ nội dung trong khung dưới đây, sao chép vào Word, thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin của mình rồi in ra ký. Văn bản cần trình bày theo văn phong hành chính, ngắn gọn và lịch sự; nếu muốn hiểu thêm, bạn xem bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì.
MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC (THÔI VIỆC) CỦA VIÊN CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……………, ngày …… tháng …… năm 20……
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
(Đơn phương chấm dứt hợp đồng làm việc / Xin thôi việc theo nguyện vọng cá nhân)
Kính gửi: – Ông/Bà [Họ tên], [chức danh] – người đứng đầu [tên đơn vị sự nghiệp công lập];
– [Phòng/Bộ phận tổ chức – nhân sự của đơn vị];
– [Cơ quan quản lý cấp trên, nếu đơn vị yêu cầu].
Tôi tên là: [Họ và tên viết in hoa]
Sinh ngày: [dd/mm/yyyy] Giới tính: [Nam/Nữ]
Số định danh cá nhân/căn cước: [số] cấp ngày [dd/mm/yyyy], nơi cấp: [cơ quan cấp]
Chức danh nghề nghiệp/vị trí việc làm: [ví dụ: Giáo viên tiểu học hạng III / Bác sĩ / Kế toán…]
Đơn vị công tác: [tên đơn vị, bộ phận]
Loại hợp đồng làm việc: [không xác định thời hạn / xác định thời hạn …… tháng], ký ngày [dd/mm/yyyy]
Hiện nay tôi làm đơn này kính đề nghị Quý đơn vị xem xét, giải quyết cho tôi được chấm dứt hợp đồng làm việc và nghỉ việc kể từ ngày [dd/mm/yyyy].
Lý do xin nghỉ việc: [nêu ngắn gọn, trung thực. Ví dụ: hoàn cảnh gia đình; chuyển nơi cư trú; sức khỏe không bảo đảm; có nhu cầu thay đổi công việc… Nếu nghỉ vì lý do thuộc trường hợp được báo trước ngắn, nêu rõ căn cứ, ví dụ: không được trả lương đầy đủ đúng hạn theo hợp đồng].
Tôi đã nắm rõ quy định về thời hạn báo trước và xin gửi đơn này trước ngày nghỉ việc dự kiến ít nhất [45 / 30 / 03 ngày làm việc] theo quy định của pháp luật.
Tôi cam kết:
1. Tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ được giao trong thời gian báo trước.
2. Bàn giao đầy đủ công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản, thiết bị đang quản lý cho người được đơn vị chỉ định trước ngày nghỉ việc.
3. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính, đền bù chi phí đào tạo (nếu có) theo thỏa thuận và quy định của pháp luật.
4. Giữ bí mật thông tin của đơn vị theo quy định.
Tôi đề nghị Quý đơn vị giải quyết chế độ thôi việc, chốt sổ bảo hiểm xã hội và xác nhận thời gian công tác để tôi hoàn tất thủ tục theo quy định.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, tạo điều kiện của Ban lãnh đạo và các đồng nghiệp trong thời gian tôi công tác tại đơn vị.
Trân trọng cảm ơn!
Ý kiến của người đứng đầu đơn vị (nếu có): ……………………………………………
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu rút gọn khi nghỉ vì lý do chính đáng, báo trước 3 ngày làm việc
ĐOẠN NỘI DUNG THAY THẾ
Tôi làm đơn này xin chấm dứt hợp đồng làm việc kể từ ngày [dd/mm/yyyy] vì [nêu lý do thuộc trường hợp luật cho báo trước ngắn, ví dụ: từ tháng [..] đến nay tôi chưa được trả lương đầy đủ theo hợp đồng làm việc]. Kèm đơn là [giấy tờ, chứng cứ liên quan nếu có]. Tôi cam kết bàn giao công việc đầy đủ trước ngày nghỉ.
Hướng dẫn điền đơn
- Kính gửi: ghi người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập nơi bạn ký hợp đồng. Nếu đơn vị có quy định gửi thêm bộ phận tổ chức hoặc cơ quan quản lý, bạn ghi bổ sung.
- Loại hợp đồng: xem trên hợp đồng làm việc đã ký. Đây là cơ sở để xác định thời hạn báo trước.
- Ngày nghỉ dự kiến: phải cách ngày đơn vị nhận đơn ít nhất bằng thời hạn báo trước. Ví dụ nộp đơn ngày 15/10/2026 với hợp đồng không xác định thời hạn thì ngày nghỉ sớm nhất là 29/11/2026.
- Lý do: viết ngắn, trung thực, không công kích cá nhân hay đơn vị. Nghỉ vì lý do chính đáng thì nêu căn cứ và đính kèm chứng cứ.
- Cam kết bàn giao: không bắt buộc về mặt hình thức nhưng giúp đơn vị dễ chấp thuận và giảm tranh chấp.
- Chữ ký: ký tay, ghi rõ họ tên. Đơn nên lập 2 bản, một bản đơn vị giữ, một bản bạn giữ có xác nhận đã nhận.
Quy trình xin thôi việc của viên chức
- Bước 1: Xem lại hợp đồng làm việc, nội quy, các cam kết về đào tạo, thời hạn báo trước.
- Bước 2: Soạn đơn theo mẫu trên, nộp cho đơn vị trước ngày nghỉ dự kiến đủ thời hạn báo trước. Nên nộp trực tiếp và yêu cầu ký nhận.
- Bước 3: Đơn vị xem xét, trao đổi với bạn và ra quyết định hoặc văn bản xác nhận chấm dứt hợp đồng theo thẩm quyền. Với một số trường hợp, thẩm quyền quyết định thuộc người đứng đầu đơn vị hoặc cơ quan quản lý đơn vị theo Nghị định 259/2026/NĐ-CP.
- Bước 4: Bàn giao công việc, hồ sơ, tài sản; hoàn tất nghĩa vụ tài chính và đền bù chi phí đào tạo (nếu có).
- Bước 5: Nhận quyết định thôi việc, xác nhận thời gian công tác, chốt sổ bảo hiểm xã hội; nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc bảo hiểm xã hội một lần nếu đủ điều kiện.
Quyền lợi khi viên chức thôi việc
Trợ cấp thôi việc
Viên chức đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên, khi chấm dứt hợp đồng đúng luật, thường được trả trợ cấp thôi việc theo pháp luật lao động, tính theo thời gian làm việc thực tế trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Mức phổ biến là mỗi năm làm việc được nửa tháng tiền lương. Nếu bạn đơn phương chấm dứt hợp đồng mà vi phạm thời hạn báo trước thì có thể không được hưởng khoản này. Cách tính cụ thể do đơn vị thực hiện, bạn nên đề nghị đơn vị cung cấp bảng tính.
Bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm xã hội
Nếu đủ điều kiện về thời gian đóng và chấm dứt hợp đồng đúng luật, bạn có thể nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp. Bạn cũng có thể bảo lưu thời gian đóng hoặc nhận bảo hiểm xã hội một lần khi thuộc trường hợp luật cho phép. Về cách ước tính, xem thêm cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần trên VssID.
Đền bù chi phí đào tạo
Viên chức được cử đi đào tạo bằng kinh phí của đơn vị mà tự ý bỏ việc hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng thì phải đền bù chi phí đào tạo theo quy định và theo thỏa thuận. Nếu hai bên không thống nhất, có quyền khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.
Trường hợp chưa được giải quyết thôi việc
Theo Nghị định 259/2026/NĐ-CP, đơn vị chưa giải quyết thôi việc khi viên chức đang bị xem xét kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Tương tự với trường hợp đang giải quyết khiếu nại, tố cáo, đang kiểm tra dấu hiệu vi phạm hoặc bị kiến nghị xử lý theo kết luận thanh tra, kiểm toán. Ngoài ra, viên chức phải hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền, tài sản trước khi nghỉ.
Cảnh báo: Tự ý nghỉ việc không báo trước hoặc không chờ giải quyết có thể bị xem xét kỷ luật, mất trợ cấp thôi việc và phải bồi thường theo quy định. Quy định mới cũng nhấn mạnh người đã thôi việc vẫn bị xử lý nếu có vi phạm trong thời gian công tác.
Lưu ý để tránh rủi ro
- Nộp đơn đúng thời hạn, giữ bằng chứng nộp; không nghỉ ngang.
- Không chỉ nộp đơn qua tin nhắn hoặc lời nói. Nên dùng văn bản có chữ ký.
- Đọc kỹ cam kết đào tạo, hợp đồng, quy chế nội bộ về bàn giao.
- Nếu muốn chuyển sang đơn vị sự nghiệp công lập khác, hãy xin chuyển công tác. Trường hợp đã được cấp có thẩm quyền đồng ý chuyển thì không tuyển dụng mới và không giải quyết chế độ thôi việc.
- Nếu chỉ cần nghỉ ngắn ngày, hãy dùng đơn xin nghỉ phép thay cho đơn xin thôi việc, xem mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản.
- Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ ký với đơn vị sự nghiệp công lập cũng áp dụng cách chấm dứt theo pháp luật lao động, dân sự. Mẫu trên có thể điều chỉnh tương ứng.
Tình huống thực tế: Chị H. là giáo viên ký hợp đồng làm việc không xác định thời hạn tại một trường công lập. Chị muốn nghỉ để chuyển cùng chồng sang tỉnh khác. Chị nộp đơn trực tiếp cho hiệu trưởng ngày 01/10/2026, ghi ngày nghỉ dự kiến là 16/11/2026 (đủ 45 ngày), nêu cam kết bàn giao lớp và hồ sơ. Do đã báo trước đủ ngày và không thuộc trường hợp chưa được giải quyết thôi việc, chị được nhà trường làm thủ tục chấm dứt hợp đồng và tính chế độ.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý
- Luật Viên chức số 129/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2026), đặc biệt Điều 22 về chấm dứt hợp đồng.
- Nghị định 259/2026/NĐ-CP về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.
- Bộ luật Lao động 2019, Điều 35 (quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, thời hạn báo trước) và quy định về trợ cấp thôi việc.
- Luật Việc làm và Luật Bảo hiểm xã hội 2024 về bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội một lần.
- Luật Viên chức 2010 và các văn bản hướng dẫn (hết hiệu lực từ 01/07/2026, áp dụng cho giai đoạn trước đó).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin nghỉ việc của viên chức có bắt buộc theo mẫu nhà nước không?
Không. Pháp luật chưa quy định mẫu thống nhất. Đơn vị có thể có mẫu riêng, bạn nên hỏi bộ phận tổ chức nhân sự. Nếu không có mẫu, bạn dùng mẫu trong bài và bảo đảm đủ thông tin cần thiết.
Viên chức nghỉ việc phải báo trước bao nhiêu ngày?
Hợp đồng không xác định thời hạn: ít nhất 45 ngày. Hợp đồng 12–36 tháng: ít nhất 30 ngày. Hợp đồng dưới 12 tháng: ít nhất 3 ngày làm việc. Một số lý do chính đáng chỉ cần báo trước 3 ngày làm việc.
Viên chức xin thôi việc có được hưởng trợ cấp thôi việc không?
Thường là có, nếu bạn chấm dứt hợp đồng đúng luật và đủ điều kiện về thời gian làm việc. Nếu vi phạm thời hạn báo trước thì có thể không được hưởng. Mức hưởng tính theo thời gian làm việc thực tế trừ thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp.
Đơn vị có quyền từ chối đơn xin nghỉ việc của viên chức không?
Với quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng luật, đơn vị không có quyền giữ bạn. Tuy nhiên, đơn vị chưa giải quyết thôi việc khi bạn đang bị xem xét kỷ luật, bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc thuộc các trường hợp đang bị thanh tra, kiểm tra, khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Giáo viên, bác sĩ là viên chức xin nghỉ việc có dùng chung mẫu này không?
Có. Giáo viên, bác sĩ công lập ký hợp đồng làm việc đều dùng đơn tương tự, chỉ khác phần chức danh, đơn vị. Trường hợp có cam kết phục vụ sau đào tạo, bạn cần xem thỏa thuận về đền bù.
Có thể nộp đơn nghỉ việc online không?
Có thể nếu đơn vị chấp nhận văn bản điện tử hoặc có hệ thống văn thư điện tử. Bạn nên giữ bằng chứng đã gửi và đề nghị đơn vị phản hồi xác nhận đã nhận, để chứng minh ngày bắt đầu tính thời hạn báo trước.
Tóm lại, đơn xin nghỉ việc của viên chức không cần mẫu bắt buộc nhưng phải rõ ràng, nộp đúng thời hạn báo trước và có bằng chứng đã gửi. Hãy kiểm tra loại hợp đồng, cam kết đào tạo và nghĩa vụ bàn giao trước khi nộp để việc thôi việc diễn ra thuận lợi, đúng quy định.
