Mẫu Giấy khai sinh bản chính và bản sao (trích lục khai sinh) hiện nay do Bộ Tư pháp ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP và do cơ quan hộ tịch in, phát hành thống nhất. Bạn không tự soạn Giấy khai sinh. Bạn chỉ điền Tờ khai đăng ký khai sinh. Công chức hộ tịch cấp xã sẽ ghi thông tin vào mẫu Giấy khai sinh.
Tóm tắt nhanh
- Giấy khai sinh bản chính chỉ cấp một bản duy nhất khi đăng ký khai sinh. Bản sao cấp theo nhu cầu.
- Bản sao Giấy khai sinh cấp từ sổ gốc (hay “trích lục khai sinh”) có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch.
- Đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã. Không còn cấp huyện sau khi sắp xếp chính quyền hai cấp từ 01/07/2025.
- Đăng ký khai sinh trong 60 ngày kể từ ngày sinh. Bản sao cấp ngay trong ngày nếu nhận hồ sơ trước 15 giờ.
- Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027. Đến thời điểm đó, thủ tục vẫn theo Luật Hộ tịch 2014.
Mẫu Giấy khai sinh bản chính gồm những thông tin gì?
Giấy khai sinh bản chính là văn bản gốc, cấp một lần khi đăng ký khai sinh. Mẫu này do Bộ Tư pháp in, phát hành. Cơ quan đăng ký hộ tịch ghi nội dung theo Tờ khai bạn nộp. Các mục chính gồm:
BỐ CỤC MẪU GIẤY KHAI SINH (BẢN CHÍNH)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY KHAI SINH
Số: ……… Quyển số: ………
Họ, chữ đệm, tên: ……………………… (chữ in hoa, có dấu)
Ngày, tháng, năm sinh: ……… (ghi bằng số và bằng chữ)
Giới tính: ……… Dân tộc: ……… Quốc tịch: ………
Nơi sinh: ………………………
Quê quán: ………………………
Số định danh cá nhân: ………………………
Họ, chữ đệm, tên người mẹ: ……… Năm sinh: ……… Dân tộc: ……… Quốc tịch: ……… Nơi cư trú: ………
Họ, chữ đệm, tên người cha: ……… Năm sinh: ……… Dân tộc: ……… Quốc tịch: ……… Nơi cư trú: ………
Họ, chữ đệm, tên người đi khai sinh: ……… Giấy tờ tùy thân: ………
Nơi đăng ký khai sinh: ……………………… Ngày, tháng, năm đăng ký: ………
Người thực hiện / Người ký (Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã): ………
Ghi chú: ……… (các thay đổi, cải chính, bổ sung sau này)
Lưu ý: Đây là bố cục các mục để bạn nắm nội dung. Bản dùng để giao dịch phải là bản do cơ quan hộ tịch cấp, có chữ ký và dấu. Bản tự in, tự làm không có giá trị.
Mẫu bản sao Giấy khai sinh và trích lục khai sinh
Nhiều người gọi bản sao Giấy khai sinh là “trích lục khai sinh”. Nội dung bản sao được ghi đúng theo Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Nếu thông tin của bạn đã được cải chính, thay đổi hoặc bổ sung, bản sao sẽ thể hiện thông tin sau khi cập nhật.
Bản sao cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Vì vậy khi làm hồ sơ học tập, căn cước, bảo hiểm, thuế… bạn thường chỉ cần nộp bản sao này.
BỐ CỤC MẪU BẢN SAO GIẤY KHAI SINH / TRÍCH LỤC KHAI SINH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TRÍCH LỤC KHAI SINH (Bản sao)
Số: ……… Quyển số: ………
Họ, chữ đệm, tên: ……… Ngày, tháng, năm sinh: ……… Giới tính: ………
Dân tộc: ……… Quốc tịch: ……… Nơi sinh: ……… Quê quán: ………
Số định danh cá nhân: ………
Thông tin người mẹ, người cha: ………
Nơi đăng ký khai sinh: ……… Ngày đăng ký: ………
Ghi chú: ………
Nơi cấp bản sao, ngày cấp, chữ ký, dấu của cơ quan cấp: ………
Mẫu tờ khai đăng ký khai sinh
Đây là mẫu bạn trực tiếp điền khi đăng ký khai sinh cho con. Tờ khai theo mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi các thông tư sau này). Tại quầy, cán bộ thường có sẵn mẫu giấy. Bạn có thể điền trước để tiết kiệm thời gian.
MẪU TỜ KHAI ĐĂNG KÝ KHAI SINH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI ĐĂNG KÝ KHAI SINH
Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã/phường/đặc khu ……………………………
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ……………………………
Giấy tờ tùy thân: ……………………………
Nơi cư trú: ……………………………
Quan hệ với người được khai sinh: ……………………………
Đề nghị cơ quan đăng ký khai sinh cho người dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ……………………………
Ngày, tháng, năm sinh: …………… ghi bằng chữ: ……………
Giới tính: ……… Dân tộc: ……… Quốc tịch: ………
Nơi sinh: ……………………………
Quê quán: ……………………………
Số định danh cá nhân (nếu có): ……………………………
Họ, chữ đệm, tên người mẹ: ……………………………
Năm sinh: ……… Dân tộc: ……… Quốc tịch: ………
Nơi cư trú: ……………………………
Họ, chữ đệm, tên người cha: ……………………………
Năm sinh: ……… Dân tộc: ……… Quốc tịch: ………
Nơi cư trú: ……………………………
Giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con (nếu có): ……………………………
Tôi cam đoan nội dung đề nghị đăng ký khai sinh trên đây là đúng sự thật, được sự thỏa thuận nhất trí của các bên liên quan theo quy định pháp luật. Tôi chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.
Làm tại: ………, ngày ……… tháng ……… năm ………
Đề nghị cấp bản sao: Có □ Không □ Số lượng: ……… bản
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
Hồ sơ đăng ký khai sinh gồm những gì?
- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu.
- Giấy chứng sinh. Nếu không có, nộp văn bản của người làm chứng về việc sinh. Nếu không có người làm chứng, nộp giấy cam đoan về việc sinh.
- Giấy tờ tùy thân còn giá trị của người đi đăng ký (căn cước, hộ chiếu…).
- Trường hợp trẻ bị bỏ rơi: biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.
Nếu giấy tờ tùy thân của bạn là thẻ căn cước, bạn có thể xem thêm cách ghi nơi cấp ở bài hướng dẫn ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Cách ghi thông tin trên Giấy khai sinh
Thông tin trên Giấy khai sinh ghi theo quy tắc chung của Thông tư 04/2020/TT-BTP. Những điểm bạn cần chú ý khi khai:
- Họ, chữ đệm, tên: viết chữ in hoa, có dấu. Nên chọn tên rõ ràng, không quá dài.
- Ngày, tháng, năm sinh: ghi bằng số và bằng chữ.
- Quê quán: xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ, theo thỏa thuận của cha mẹ hoặc theo tập quán.
- Nơi sinh: ghi theo giấy chứng sinh. Đăng ký lại mà không xác định đủ nơi sinh thì ghi cấp tỉnh (nếu sinh trong nước) hoặc tên quốc gia (nếu sinh ở nước ngoài).
- Địa danh hành chính: trước đây phải ghi đủ ba cấp (xã, huyện, tỉnh). Hiện nay chính quyền chỉ còn hai cấp (tỉnh, xã), nên các giấy tờ cấp từ 01/07/2025 ghi theo đơn vị hành chính mới.
Cảnh báo: Giấy khai sinh ghi sai thông tin sẽ ảnh hưởng đến hồ sơ học tập, căn cước, bảo hiểm sau này. Hãy đọc kỹ bản nháp trước khi ký. Nếu đã cấp sai, bạn xin cải chính tại cơ quan đăng ký hộ tịch, không tự tẩy xóa. Giấy khai sinh bị tẩy xóa, sửa chữa là giấy tờ không hợp lệ.
Xin cấp bản sao Giấy khai sinh ở đâu, lệ phí bao nhiêu?
Bản sao Giấy khai sinh (trích lục) do cơ quan đang lưu Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp. Hiện nay đó chủ yếu là UBND cấp xã. Bạn có thể nộp hồ sơ theo ba cách: trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hay ứng dụng VNeID.
- Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân còn giá trị. Nếu nhờ người khác nộp thay, cần có văn bản ủy quyền.
- Bước 2: Điền tờ khai đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nếu nộp trực tuyến, điền mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công.
- Bước 3: Nộp hồ sơ và nộp lệ phí (nộp trực tuyến thì thanh toán ngay trên cổng).
- Bước 4: Nhận kết quả. Thời hạn giải quyết là ngay trong ngày. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ mà chưa giải quyết được ngay, kết quả trả trong ngày làm việc tiếp theo.
| Nội dung | Thông tin |
|---|---|
| Lệ phí cấp bản sao trích lục | Cổng dịch vụ công hiện công bố 8.000 đồng/bản sao/sự kiện hộ tịch. Một số địa phương có thể có mức riêng do Hội đồng nhân dân tỉnh quy định, nên hỏi nơi nộp trước khi đi. |
| Đối tượng được miễn lệ phí | Người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật. |
| Thời hạn | Ngay trong ngày (nhận hồ sơ trước 15 giờ). |
| Nơi nộp | UBND cấp xã; trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia. |
Tình huống thường gặp: bạn làm mất bản chính khi con chuẩn bị vào lớp 1. Nếu việc khai sinh đã có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bạn xin cấp bản sao trích lục (kể cả trực tuyến) để nộp trường. Nếu không tra cứu được dữ liệu, bạn phải làm thủ tục đăng ký lại khai sinh tại UBND cấp xã có thẩm quyền.
Lưu ý: Nếu bạn không cung cấp đủ hoặc cung cấp sai thông tin khiến cơ quan hộ tịch không tra cứu được, yêu cầu có thể bị từ chối. Hãy chuẩn bị chính xác họ tên, ngày sinh, tên cha mẹ, nơi đăng ký.
Chứng thực bản sao Giấy khai sinh khác gì bản sao từ sổ gốc?
Có hai loại “bản sao” mà người dân hay nhầm:
- Bản sao cấp từ sổ gốc (trích lục): do cơ quan hộ tịch cấp, có giá trị thay bản chính.
- Bản sao chứng thực từ bản chính: bạn mang bản chính và bản photo đến cơ quan có thẩm quyền để đối chiếu, đóng dấu “chứng thực bản sao đúng với bản chính”. Thủ tục này theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025). Việc chứng thực bản sao không còn bị giới hạn theo nơi cư trú.
Khi cơ quan yêu cầu “bản sao có chứng thực”, bạn nên hỏi họ chấp nhận loại nào. Nếu cần biết thêm về nơi chứng thực giấy tờ, bạn xem bài về chứng thực giấy tờ, sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành. Nếu chỉ cần giấy xác nhận thông tin, bạn tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Luật Hộ tịch 2026 thay đổi gì với giấy khai sinh?
Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được Quốc hội thông qua ngày 23/4/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/3/2027. Luật thay thế Luật Hộ tịch 2014. Một số điểm đáng chú ý:
- UBND cấp xã đăng ký các sự kiện hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu.
- Thủ tục đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử được trả kết quả bằng bản giấy và bản điện tử.
- Có cơ chế đăng ký khai sinh chủ động khi dữ liệu của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối với hệ thống hộ tịch điện tử. Việc này phải triển khai thống nhất toàn quốc chậm nhất từ 01/01/2031.
- Cha hoặc mẹ vẫn có trách nhiệm đăng ký khai sinh trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh.
Trước thời điểm 01/3/2027, bạn vẫn áp dụng Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn. Biểu mẫu cụ thể sau này có thể được Bộ Tư pháp ban hành mới, nên cần kiểm tra khi luật có hiệu lực.
Giấy khai sinh còn là căn cứ quan trọng khi làm thẻ căn cước cho trẻ em (xem hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online) và khi chứng minh người phụ thuộc (xem hướng dẫn tra cứu giảm trừ gia cảnh).
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 (đang áp dụng đến hết 28/02/2027).
- Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (hiệu lực từ 01/3/2027).
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 18/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/01/2026).
- Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch (mẫu Giấy khai sinh, tờ khai, cách ghi), đã được sửa đổi, bổ sung.
- Thông tư 281/2016/TT-BTC về lệ phí hộ tịch và các văn bản của địa phương.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP về chứng thực.
- Quyết định 3673/QĐ-BTP ngày 25/12/2025 của Bộ Tư pháp về thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy khai sinh bản chính được cấp mấy bản?
Chỉ cấp một bản duy nhất khi đăng ký khai sinh lần đầu. Bản sao thì cấp theo yêu cầu, bạn có thể ghi số lượng ngay trên tờ khai.
Bản sao Giấy khai sinh có giá trị như bản chính không?
Có, nếu là bản sao cấp từ sổ gốc (trích lục khai sinh). Bản này dùng thay bản chính trong giao dịch, trừ trường hợp luật có quy định riêng. Bản photo thông thường không có giá trị pháp lý nếu chưa chứng thực.
Tôi có thể tải mẫu Giấy khai sinh để tự in không?
Không. Giấy khai sinh là ấn phẩm do cơ quan hộ tịch cấp, có số, quyển số, chữ ký và dấu. Giấy tự làm hay giả mạo giấy tờ có thể bị xử lý theo quy định pháp luật. Bạn chỉ tải và điền Tờ khai đăng ký khai sinh.
Mất Giấy khai sinh bản chính thì làm thế nào?
Bạn xin cấp bản sao trích lục khai sinh nếu dữ liệu đã có trong hệ thống hộ tịch. Nếu không còn dữ liệu để tra cứu, bạn làm thủ tục đăng ký lại khai sinh tại UBND cấp xã có thẩm quyền, kèm tờ khai và các giấy tờ có thông tin về khai sinh của bạn.
Bao lâu phải đăng ký khai sinh cho con?
Theo Luật Hộ tịch 2014, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh trong 60 ngày kể từ ngày sinh. Luật Hộ tịch 2026 vẫn giữ thời hạn 60 ngày.
Có xin bản sao Giấy khai sinh online được không?
Được. Bạn nộp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, điền mẫu điện tử, đính kèm giấy tờ và thanh toán lệ phí trực tuyến. Thủ tục này đủ điều kiện làm trực tuyến toàn trình.
Tóm lại, bạn chỉ cần điền Tờ khai đăng ký khai sinh, còn Giấy khai sinh bản chính và bản sao do UBND cấp xã cấp theo mẫu thống nhất của Bộ Tư pháp. Khi cần giấy tờ này cho hồ sơ khác, hãy xin bản sao trích lục (trực tiếp hoặc trực tuyến) thay vì dùng bản chính, và kiểm tra lại biểu mẫu khi Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực.
