Mất hóa đơn đầu vào trong thời gian lưu trữ phải làm sao?

Hóa đơn là những chứng từ được sử dụng để chứng minh cho các hoạt động mua sắm hàng hóa, vật tư; thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho các doanh nghiệp cũng như bên người tiêu dùng. Hóa đơn đầu vào là một trong những loại giấy tờ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp để tư đó thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Bởi vậy công tác quản lý, lưu trữ hóa đơn đầu vào phải được thực hiện một cách cẩn thận và nghiêm túc. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, vẫn xảy ra tình trạng ” mất hóa đơn đầu vào trong thời gian lưu trữ”, gây nên nhiều khó khăn trong công tác thống kê, quản lý của doanh nghiệp. Vậy khi gặp phải tình trạng này thì xử lý như thế nào?. Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu nhé.

Câu hỏi: Thưa luật sư, sau đợt rà soát, thống kê lại hóa đơn vừa qua của công ty tôi; thì có phát hiện bị mất một số hóa đơn đầu vào. Luật sư cho tôi hỏi là khi bị mất hóa đơn đầu vào trong thời gian lưu trữ; thì phải giải quyết như thế nào ạ?. Tôi xin cảm ơn

Chào bạn, cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Để giải đáp thắc mắc của mình, mời bạ tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.

Xử lý mất hóa đơn đầu vào bị mất theo quy định

Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2). Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì:

Bước 1: Kế toán hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc

• Trong biên bản ghi rõ liên 1 của người bạn khai, nộp thuế trong thời gian nào
• Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện
• Đóng dấu trên biên bản
• Mức phạt sẽ từ 4 – 8 triệu

Bước 2: Người bán in liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện pháp luật; và đóng dấu lên bản sao giao cho bên mua.

Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao liên 1 có đóng dấu này là chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có); của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn; để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Bước 3: Lập báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế

Đối với trường hợp bên thứ ba làm mất hóa đơn thì bên thuê bên thứ ba phải chịu trách nhiệm và xử phạt.

Lập báo cáo (mẫu BC21/AC) về việc mất và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật; thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Hiện nay có thể nộp trực tiếp hoặc nộp qua trực tuyến qua mạng nên mẫu BC21/AC; có thể làm trên HTKK hoặc kê khai trực tuyến trên trang thuedientu.gov.gdt.vn.

Mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào hiện nay

Theo quy định hiện hành tại điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP; đã quy định xử phạt mất, cháy, hỏng hóa đơn. Cụ thể mỗi trường hợp sẽ có mức phạt khác nhau.

Phạt cảnh cáo

Đây là mức phạt nhẹ nhất được áp dụng với các đối tượng phạm phải hành vi sau:

– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng); trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu, chứng từ; chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ; và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng

Mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng – 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy; hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng; người bán đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu, chứng từ; chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Lưu ý: trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn; thì phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng

Những đối tượng vi phạm các hành vi sau sẽ bị phạt ở mức này. Cụ thể:

– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng; người bán đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu; chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ

Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn; phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng

Tùy theo mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5 -10 triệu đồng; khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế; trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.

Mức phạt này không áp dụng với các trường hợp đã bị quy vào xử phạt theo các mục 1, 2, 3 Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Ngoài ra, đối với các trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn do lỗi của bên thứ 3; nếu bên thứ 3 thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt; còn nếu bên thứ 3 thực hiện giao dịch với người mua thì người mua sẽ là đối tượng bị xử phạt. Người bán hoặc người mua và bên thứ 3 lập biên bản ghi nhận sự việc; về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn

Mất hóa đơn đầu vào trong thời gian lưu trữ

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất hóa đơn đầu vào; là do kế toán không có quản lý hóa đơn hiệu quả và khoa học. Theo dõi những thực trạng kế toán quản lý hóa đơn dưới đây:

Lưu trữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel

Sau khi nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp, kế toán thường lưu trữ thủ công; bằng cách kẹp hóa đơn vào sổ chứng từ cùng với hợp đồng mua – bán hàng. Sau đó nhập liệu tay vào bảng tính excel để theo dõi và tra cứu khi cần. Thực trạng này xảy ra những vấn đề sau:

• Không gian lưu trữ hóa đơn bị quá tải do quy mô doanh nghiệp phình to hoặc hoạt động sau nhiều năm
• Xảy ra tình trạng mất hóa đơn, quên không lưu trữ vào tủ chứng từ, cháy, hỏng hóa đơn
• Khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn khi cần giải trình với cơ quan thuế hoặc làm báo cáo

Nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email nhưng vẫn phải in ra giấy hoặc lưu trữ vào folder máy tính, tải lên Drive

Đối với hóa đơn điện tử, Kế toán nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp; nhưng do không có công cụ lưu trữ, quản lý nên vẫn phải in giấy để lưu trữ. Nhiều kế toán chọn cách lưu trữ bằng việc tải ảnh hóa đơn điện tử xuống; và lưu trữ vào một folder trên máy tính.

Nhập tay số liệu hóa đơn từ hóa đơn đầu vào lên phần mềm kế toán

Kế toán nhận hóa đơn đầu vào thực hiện nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán; và lưu trữ hóa đơn thủ công trên máy tính; đối với hóa đơn điện tử và kẹp vào sổ chứng từ đối với hóa đơn giấy. Thực trạng này dẫn đến các vấn đề hạn chế sau:

• Mất thời gian nhập liệu số liệu
• Nhập thiếu hóa đơn, nhập hóa đơn 2 lần
• Sai sót trong quá trình nhập liệu
• Dễ xảy ra bỏ sót hóa đơn, mất hóa đơn đầu vào
• Khó theo dõi hóa đơn đầu vào qua email do bị trôi hoặc chồng chéo giữa các email khác
• Ảnh hưởng quỹ thời gian thực hiện công việc chuyên môn của kế toán

Giải pháp loại bỏ tình trạng mất, thất lạc hóa đơn

Tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn chỉ xảy ra với hóa đơn giấy. Bởi hóa đơn giấy phải quản lý thủ công dễ dẫn đến thất lạc, mất, cháy hỏng. Tuy nhiên đối với hóa đơn điện tử, toàn bộ hóa đơn; đều được đưa lên hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử. Kế toán có thể dễ dàng quản lý hóa đơn đầu vào hoặc xuất hóa đơn đầu ra:

• Tạo lập hóa đơn cho khách hàng dễ dàng thông qua mã số thuế
• Ký số và gửi hóa đơn qua đường trực tuyến cho khách hàng
• Quản lý hóa đơn đầu vào khoa học trên phần mềm
• Tự động tra cứu hóa đơn
• Tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán
• Lập báo cáo dễ dàng

Bằng việc sử dụng phần mềm, kế toán có thể loại bỏ hoàn toàn các khoản tiền phạt; do làm mất, cháy, hỏng hóa đơn. Thậm chí hạn chế 90% việc sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề ” Mất hóa đơn đầu vào trong thời gian lưu trữ “. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu; về các vấn đề liên quan đến quy định đăng ký bảo hộ logo công ty; Dịch vụ đăng ký bảo hộ thương hiệu;  Đăng ký nhãn hiệu; Xin trích lục hồ sơ đất đai; lấy giấy chứng nhận độc thân; Trích lục hồ sơ địa chính; Ngừng kinh doanh; thành lập công ty ở Việt Nam; mẫu đơn xin giải thể công ty; Cấp phép bay flycam; xác nhận độc thân, đăng ký nhãn hiệu, … của Luật sư X. Hãy liên hệ hotline: 0833.102.102.

Mời bạn xem thêm:

• Diện tích tối thiểu để tách thửa đất nông nghiệp
• Đơn xin hỗ trợ di dời nhà ở
• Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị trùng thửa
• Người cao tuổi có phải đóng BHXH không?

Câu hỏi thường gặp