Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không?

Xin chào luật sư. Doanh nghiệp tôi vừa làm mất hóa đơn đầu vào? Trường hợp làm mất hóa đơn đầu vào sẽ bị xử lý như thế nào? Theo quy định pháp luật hiện nay, mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không? Rất mong được luật sư phản hồi giải đáp thắc mắc. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư X. Với thắc mắc của bạn chúng tôi xin được đưa ra quan điểm tư vấn như sau:

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Nội dung tư vấn

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp.

Những chứng từ cần thiết với hóa đơn đầu vào:

• Hợp đồng mua, bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
• Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Hóa đơn đầu vào như thế nào là hóa đơn hợp lệ?

Hóa đơn đầu vào cần đáp ứng những tiêu chuẩn nhất định thì mới được coi là hợp lệ. Các tiêu chuẩn đó bao gồm:

– Là hóa đơn sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp, vì mục tiêu của doanh nghiệp. Tức các hóa đơn này được sử dụng vì lợi ích của doanh nghiệp, trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Có thể đó là những hóa đơn để mua nguyên liệu sản xuất, cũng có thể là hóa đơn cho dịch vụ ăn uống để mời khách hàng nhưng vì mục tiêu là phát triển hoạt động kinh doanh,….

– Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa. Tiêu chuẩn này đảm bảo sự chính xác, khách quan và sự đúng đắn của hóa đơn.

– Nội dung trên hóa đơn phải thống nhất, tức khớp các nội dung với nhau.

– Hóa đơn phải đầy đủ các nội dung yêu cầu của các nội dung như: thời gian phát hành, mã số thuế, tài khoản thanh toán, hình thức thanh toán, thông tin hàng hóa, dấu công ty,…

Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không?

Trường hợp người bán hàng hoặc mua hàng làm mất hóa đơn liên 2 bản gốc thì có thể xử lý như sau:

• Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc
  Đầu tiên, kế toán cần lập biên bản để xác nhận lại sự việc mất hóa đơn. Trong đó ghi rõ, liên 1 của hóa đơn bị mất, người bán hàng khai, nộp thuế trong thời gian nào (tháng mấy), ký và ghi đầy đủ họ tên của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, sau đó đóng dấu trên biên bản.
• Bước 2: Lập báo cáo về việc mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC
  Kế toán có thể thực hiện mẫu này trên phần mềm HTTK, sau đó nộp qua mạng internet hoặc in ra để nộp trực tiếp.
• Bước 3: Sau khi đã hoàn thành, bên bán chụp lại Liên 1 của hóa đơn. Người đại diện pháp luật của bên bán ký tên, đóng dấu trên bản sao hóa đơn và giao cho bên mua. Bên mua sẽ được sử dụng hóa đơn bản sao này kèm biên bản đã lập ở bước 1 để làm chứng từ phục vụ kê khai thuế.

Lưu ý: Bên bán và bên mua sẽ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Như vậy, căn cứ vào quy định trên, nếu doanh nghiệp bạn làm mất hóa đơn đầu vào, thì có thể thông báo với bên bán hàng, lấy bản sao của liên 1 có ký xác nhận, đóng dấu và biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2, đồng thời nộp thông báo cho cơ quan thuế để làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Mức xử phạt làm mất hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 1, Nghị định 102/2021/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn kể từ ngày 01/01/2022 sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo hình thức phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền.

Theo đó:

Phạt cảnh cáo đối với các hành vi:

– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

Phạt tiền với các hành vi:

Mức phạt từ 3-5 triệu đồng

Áp dụng đối với các hành vi: làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

Mức phạt từ 4-8 triệu đồng

Áp dụng đối với các hành vi:

•  Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;
•  Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ;
• Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
•  Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế;
• Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện hành không áp dụng xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế.

Mức phạt từ 5-10 triệu đồng

Mức phạt này sẽ áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp vừa nêu (bao gồm cả xử phạt cảnh cáo).

Có thể bạn quan tâm

• Hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục để khai báo hóa đơn điện tử
• Quy định xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào?
• Nhận in hóa đơn đặt in khi không đáp ứng đủ điều kiện quy định in hóa đơn

Thông tin liên hệ Luật Sư X

Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không?“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến hồ sơ xin trích lục khai sinh; hợp thức hóa lãnh sự; giấy phép bay Flycam…. của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102.

Câu hỏi thường gặp