Mất chứng chỉ tin học thì thường không được cấp lại bản chính, vì văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân chỉ được cấp một lần, trừ trường hợp cơ quan cấp viết sai. Tuy vậy, bạn được xin cấp bản sao từ sổ gốc. Bản sao này có giá trị sử dụng thay bản chính trong hồ sơ xin việc, thi tuyển, xét tốt nghiệp hay nâng ngạch.
Tóm tắt nhanh
- Mất chứng chỉ do lỗi cá nhân: không cấp lại bản chính, nhưng được cấp bản sao từ sổ gốc với số lượng không giới hạn.
- Cấp lại bản chính chỉ áp dụng khi chứng chỉ bị viết sai do lỗi của cơ quan cấp.
- Từ 15/04/2026, việc này thực hiện theo Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT (thay Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT).
- Nơi làm thủ tục: cơ quan đang giữ sổ gốc, thường là cơ sở đã tổ chức thi và cấp chứng chỉ cho bạn, hoặc cơ quan quản lý nhà nước theo phân định mới.
- Chứng chỉ quốc tế (MOS, IC3, ICDL…) không thuộc quy chế này, bạn xin cấp lại theo chính sách của tổ chức cấp.
Mất chứng chỉ tin học có được cấp lại không?
Câu trả lời phụ thuộc vào bạn muốn “cấp lại” theo nghĩa nào.
- Cấp lại bản chính: không được, nếu chứng chỉ mất, thất lạc hoặc hư hỏng do lỗi của bạn. Nguyên tắc của Quy chế văn bằng, chứng chỉ là chỉ cấp một lần. Ngoại lệ duy nhất là chứng chỉ đã cấp nhưng phát hiện viết sai do lỗi của cơ quan cấp, khi đó cơ quan cấp có trách nhiệm cấp lại.
- Cấp bản sao từ sổ gốc: được. Đây là cách hợp pháp để thay thế bản chính đã mất.
Trước đây, nguyên tắc này nằm trong Quyết định 33/2007/QĐ-BGDĐT, rồi Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT và Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT. Hiện nay, Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26/02/2026, có hiệu lực từ 15/04/2026, đã thay thế Thông tư 21/2019 và giữ nguyên tinh thần đó: chứng chỉ cấp một lần, trừ trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan cấp.
Lưu ý: Một số trang tư vấn nói “mất chứng chỉ vẫn được cấp lại nếu do tai nạn, mất trộm”. Cách nói này không có căn cứ trong quy chế hiện hành. Bạn nên dựa vào văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo thay vì các nội dung quảng cáo của trung tâm đào tạo.
Bản sao từ sổ gốc là gì, có giá trị thế nào?
Mỗi chứng chỉ được cấp đều được ghi vào sổ gốc do cơ quan hoặc cơ sở cấp chứng chỉ lưu giữ, có số vào sổ và số hiệu riêng. Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ để cấp bản sao cho bạn. Nội dung bản sao phải khớp chính xác với sổ gốc.
Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Nó khác với bản photo công chứng, vì bản photo chỉ là bản sao của một giấy tờ bạn đang có, còn bản sao từ sổ gốc được lập từ dữ liệu gốc.
Theo Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT còn có thêm một điểm mới. Thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ, hoặc hiển thị trên ứng dụng VNeID, được dùng thay cho bản sao từ sổ gốc và có giá trị xác minh. Nếu chứng chỉ của bạn đã được cập nhật vào hệ thống, bạn có thể không cần xin bản sao giấy. Hãy hỏi trước nơi tiếp nhận hồ sơ xem họ có chấp nhận hình thức này không.
Ai được yêu cầu và nộp hồ sơ ở đâu?
Những người có quyền yêu cầu cấp bản sao
- Người được cấp bản chính chứng chỉ.
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đó.
- Khi người được cấp chứng chỉ đã chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự: cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột và người thừa kế khác.
Cơ quan nào cấp bản sao?
Cơ quan đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao. Với chứng chỉ tin học, bạn cần xác định chứng chỉ do ai cấp:
| Loại chứng chỉ | Nơi xin bản sao |
|---|---|
| Chứng chỉ ứng dụng CNTT cơ bản/nâng cao (theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT) do trường đại học, cao đẳng, trung tâm được phép tổ chức thi cấp | Chính đơn vị đã cấp, vì đơn vị đó giữ sổ gốc |
| Chứng chỉ tin học A, B, C cấp trước đây | Đơn vị đã cấp. Nếu đơn vị đã giải thể, sáp nhập hoặc không còn tồn tại thì hỏi Sở Giáo dục và Đào tạo nơi cấp, hoặc cơ quan tiếp nhận sổ gốc |
| Chứng chỉ do Phòng Giáo dục và Đào tạo cấp trước 01/07/2025 | Việc cấp bản sao nay thực hiện theo phân định thẩm quyền mới sau khi bỏ cấp huyện, chủ yếu qua cơ quan cấp xã hoặc Sở Giáo dục và Đào tạo; bạn nên hỏi bộ phận một cửa của UBND xã, phường nơi cư trú |
| Chứng chỉ quốc tế (MOS, IC3, ICDL…) | Tổ chức cấp chứng chỉ, theo quy định riêng của họ |
Hồ sơ và các bước xin cấp bản sao
Hồ sơ thường gồm
- Phiếu đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc theo mẫu (Phụ lục VI kèm Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT), ghi rõ thông tin về chứng chỉ đã cấp: họ tên, ngày sinh, tên chứng chỉ, năm cấp, nơi thi, số hiệu nếu còn nhớ.
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu (thẻ căn cước hoặc CCCD còn giá trị). Bạn có thể xem thêm cách tra số thẻ căn cước công dân online nếu cần kê khai số giấy tờ.
- Giấy ủy quyền, nếu bạn nhờ người khác nộp thay.
- Giấy tờ hoặc thông tin chứng minh quan hệ nhân thân, nếu người yêu cầu là người thân của người đã mất chứng chỉ.
Lưu ý: Nếu bạn gửi hồ sơ qua bưu điện thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan cấp. Nội dung chứng thực xem thêm ở bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Xác định đơn vị đã cấp chứng chỉ cho bạn. Tìm trong email, biên lai đóng lệ phí thi, bản photo cũ hoặc hồ sơ nhập học, nơi thường có số hiệu và năm cấp.
- Bước 2: Liên hệ đơn vị đó để hỏi cách nộp. Đơn vị có thể nhận qua cổng dịch vụ công trực tuyến, nộp trực tiếp hoặc gửi bưu chính.
- Bước 3: Điền phiếu đề nghị, chuẩn bị giấy tờ tùy thân và nộp lệ phí cấp bản sao theo quy định (nếu có).
- Bước 4: Nhận bản sao. Thông tư 10/2026 quy định thời hạn cấp ngắn. Với yêu cầu phức tạp, nhiều bản sao hoặc nhiều sổ gốc, thời hạn có thể kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc, hoặc dài hơn nếu hai bên thỏa thuận bằng văn bản.
- Bước 5: Kiểm tra thông tin trên bản sao với sổ gốc. Nếu có sai sót, đề nghị chỉnh sửa ngay.
Nếu cơ quan không còn lưu sổ gốc, hoặc trong sổ gốc không có thông tin bạn yêu cầu, họ phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Giữ văn bản này vì nó có thể giúp bạn giải trình với đơn vị tuyển dụng. Quy chế mới cũng có quy định riêng cho trường hợp đặc biệt như không còn sổ gốc hoặc cơ quan cấp đã sáp nhập, chia tách, giải thể.
Các tình huống thường gặp
Mất chứng chỉ tin học văn phòng, chứng chỉ A, B, C
Chứng chỉ A, B, C được cấp trước thời điểm chuyển sang chuẩn kỹ năng CNTT theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT (khoảng tháng 8/2016) vẫn được sử dụng theo quy định chuyển tiếp, nhưng cách xử lý khi mất cũng giống nhau: xin bản sao từ sổ gốc. Điểm khó là nơi cấp có thể đã đổi tên hoặc giải thể. Trường hợp đó, hãy hỏi Sở Giáo dục và Đào tạo nơi trung tâm đặt trụ sở khi đó.
Chứng chỉ ứng dụng CNTT theo Thông tư 03 có hết hạn không?
Chứng chỉ không ghi thời hạn sử dụng. Tuy vậy, mỗi cơ quan, doanh nghiệp có thể đặt yêu cầu riêng, chẳng hạn chỉ nhận chứng chỉ cấp trong vài năm gần đây. Bạn nên đọc kỹ thông báo tuyển dụng hoặc thi tuyển.
Mất chứng chỉ quốc tế
Chứng chỉ như MOS, IC3, ICDL do tổ chức nước ngoài hoặc đơn vị ủy quyền cấp, không thuộc quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân. Một số tổ chức cho tra cứu mã chứng chỉ trực tuyến hoặc cấp bản điện tử, có thu phí. Bạn cần đăng nhập tài khoản đã dùng khi thi hoặc liên hệ trung tâm khảo thí đã đăng ký.
Chứng chỉ bị ghi sai họ tên, ngày sinh
Nếu sai do lỗi của cơ quan cấp, đây là trường hợp duy nhất được cấp lại bản chính. Bạn làm đề nghị kèm giấy tờ chứng minh thông tin đúng. Nếu sai do bạn khai ban đầu, cơ quan sẽ xử lý theo thủ tục chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ.
Ví dụ thực tế
Chị Lan thi chứng chỉ ứng dụng CNTT cơ bản tại một trường đại học năm 2018, nay làm mất bản chính khi chuyển nhà. Chị cần nộp hồ sơ dự tuyển viên chức. Chị không xin cấp lại bản chính được. Chị làm phiếu đề nghị gửi trường đã cấp, kèm thẻ căn cước, nhận bản sao từ sổ gốc và nộp bản sao này cùng hồ sơ. Hội đồng tuyển dụng chấp nhận vì bản sao có giá trị thay cho bản chính. Khi nộp thêm bản sao khác trong hồ sơ, chị chuẩn bị bản photo có chứng thực, kèm bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc để đối chiếu. Mẫu hồ sơ xin việc có thể xem ở bài mẫu sơ yếu lý lịch công chứng.
Lưu ý khi dùng bản sao và tránh rủi ro pháp lý
Cảnh báo: Không nhờ người khác “làm lại” hoặc “mua” chứng chỉ tin học khi đã mất. Việc làm giả, sửa chữa hoặc sử dụng chứng chỉ giả là hành vi bị cấm. Tùy tính chất và hậu quả, người vi phạm có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự (như tội làm giả, sử dụng con dấu, tài liệu giả của cơ quan, tổ chức). Cách hợp pháp duy nhất là xin bản sao từ sổ gốc hoặc thi lại.
- Dùng bản sao cho đúng nơi: Bản sao từ sổ gốc có giá trị thay bản chính. Nếu cơ quan tiếp nhận nghi ngờ bản sao giả mạo, họ có quyền yêu cầu xác minh với cơ quan quản lý sổ gốc.
- Nếu không xin được: Khi nơi cấp không còn sổ gốc và đơn vị tuyển dụng vẫn yêu cầu, bạn có thể thi lại chứng chỉ ứng dụng CNTT tại cơ sở được phép tổ chức thi. Đây thường là cách nhanh nhất nếu hồ sơ bị gấp.
- Giữ bản scan và số hiệu: Sau khi nhận lại, hãy lưu ảnh chụp, số hiệu và số vào sổ gốc, để lần sau xác minh dễ hơn.
- Không nhầm với giấy tờ khác: Các giấy tờ như giấy khám sức khỏe cũng phải do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp. Xem thêm bài mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không để hiểu rủi ro khi dùng giấy tờ không hợp pháp.
- Viết đơn đúng cách: Nếu nơi cấp yêu cầu đơn đề nghị riêng, bạn nên viết ngắn gọn, đúng thể thức hành chính. Tham khảo thêm phong cách ngôn ngữ hành chính.
Câu hỏi thường gặp
Mất chứng chỉ tin học có xin cấp lại bản chính được không?
Không. Chứng chỉ chỉ cấp một lần, trừ trường hợp viết sai do lỗi của cơ quan cấp. Nếu bạn làm mất, bạn chỉ được xin bản sao từ sổ gốc, và bản sao này có giá trị sử dụng thay bản chính.
Bản sao chứng chỉ tin học từ sổ gốc có dùng để thi viên chức, xin việc được không?
Được. Bản sao từ sổ gốc có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác. Nếu đơn vị yêu cầu cụ thể về hình thức, bạn nên hỏi trước khi nộp hồ sơ.
Chứng chỉ tin học cấp đã lâu, nơi cấp giải thể thì làm sao?
Bạn hỏi Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đơn vị từng đặt trụ sở, hoặc cơ quan tiếp nhận sổ gốc. Quy chế mới có hướng dẫn cho trường hợp cơ quan cấp sáp nhập, chia tách, giải thể. Nếu không còn sổ gốc, bạn sẽ nhận văn bản trả lời nêu lý do, và có thể phải thi lại.
Người thân có xin bản sao chứng chỉ tin học thay tôi được không?
Được nếu có giấy ủy quyền hợp lệ. Trường hợp người được cấp chứng chỉ đã chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột và người thừa kế khác có quyền yêu cầu, kèm giấy tờ chứng minh quan hệ.
Chứng chỉ tin học theo Thông tư 03 có thời hạn bao lâu?
Chứng chỉ không ghi thời hạn sử dụng. Tuy nhiên, đơn vị tuyển dụng hoặc cơ sở đào tạo có thể có yêu cầu riêng về thời điểm cấp, nên bạn cần kiểm tra thông báo cụ thể.
Mất chứng chỉ MOS, IC3 hay ICDL thì xử lý thế nào?
Các chứng chỉ này do tổ chức cấp quản lý, không theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Bạn đăng nhập tài khoản thi hoặc liên hệ trung tâm khảo thí đã đăng ký để xin bản điện tử hoặc bản cấp lại theo chính sách của tổ chức đó.
Tóm lại, mất chứng chỉ tin học không đồng nghĩa với mất giá trị chứng chỉ. Bạn không được cấp lại bản chính, nhưng hoàn toàn xin được bản sao từ sổ gốc để dùng thay trong hồ sơ. Hãy xác định đúng nơi cấp, chuẩn bị phiếu đề nghị cùng giấy tờ tùy thân và tuyệt đối không dùng chứng chỉ làm giả.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26/02/2026 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân (hiệu lực từ 15/04/2026).
- Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT (đã được thay thế bởi Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT), Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT và Quyết định 33/2007/QĐ-BGDĐT (các quy định trước đây).
- Thông tư 03/2014/TT-BTTTT quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
- Thông tư 13/2025/TT-BGDĐT về phân quyền, phân cấp, phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực giáo dục (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) về các tội liên quan đến làm giả, sử dụng giấy tờ giả.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Quy trình cụ thể có thể khác nhau giữa các đơn vị cấp chứng chỉ, bạn nên hỏi trực tiếp nơi giữ sổ gốc trước khi nộp hồ sơ.
