Khi làm giấy khai sinh, bạn phải nộp giấy chứng sinh cho cơ quan hộ tịch. Trên thực tế, bản chính giấy chứng sinh thường được giữ lại trong hồ sơ đăng ký hộ tịch và không trả lại. Vì vậy, bạn nên chụp ảnh hoặc sao y bản chính trước khi nộp để dùng cho thai sản, bảo hiểm y tế và các thủ tục khác của con.
Tóm tắt nhanh
- Giấy chứng sinh là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ khai sinh. Hồ sơ ghi rõ nộp 1 bản chính.
- Cơ quan hộ tịch thường lưu bản chính trong hồ sơ, nên bạn cần giữ bản chụp hoặc bản sao.
- Nếu giấy chứng sinh đã có dữ liệu điện tử có ký số hoặc bạn đã nộp bản điện tử thì không phải nộp bản giấy.
- Bạn sẽ nhận 1 bản chính Giấy khai sinh và các bản sao theo nhu cầu. Giấy khai sinh là giấy tờ cần giữ gìn lâu dài.
- Dùng giấy chứng sinh giả hoặc khai sai sự thật có thể bị xử phạt hành chính, nặng hơn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Giấy chứng sinh có bị thu lại khi làm giấy khai sinh không?
Có thể hiểu ngắn gọn như sau: giấy chứng sinh là giấy tờ phải nộp, không phải giấy chỉ để xuất trình. Thủ tục đăng ký khai sinh công bố trên cổng thông tin của Bộ Tư pháp ghi thành phần hồ sơ gồm bản chính Giấy chứng sinh, số lượng 1 bản chính, 0 bản sao. Đã là giấy tờ “nộp” thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận và lưu vào hồ sơ. Bạn thường không được nhận lại bản chính.
Còn với giấy khai sinh, bạn nhận lại kết quả. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký 01 bản chính Giấy khai sinh cấp cho người được đăng ký khai sinh, kèm số lượng bản sao theo yêu cầu.
Lưu ý: Cách xử lý cụ thể có thể khác nhau đôi chút giữa các địa phương (ví dụ có nơi chỉ xuất trình bản gốc để đối chiếu khi nộp online). Trước khi đi, bạn nên chụp rõ nét hoặc sao y giấy chứng sinh, rồi hỏi công chức tư pháp – hộ tịch tại UBND cấp xã về cách họ tiếp nhận.
Làm giấy khai sinh có giữ lại giấy chứng sinh không?
Có. Bản chính giấy chứng sinh được nộp để làm căn cứ ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh và cấp số định danh cá nhân cho trẻ. Sau khi khai sinh xong, giấy chứng sinh đã “hoàn thành nhiệm vụ” làm căn cứ khai sinh và nằm trong hồ sơ lưu của cơ quan hộ tịch.
Làm giấy khai sinh có thu lại giấy chứng sinh không?
Về bản chất là có, vì giấy chứng sinh nằm trong thành phần hồ sơ phải nộp. Nếu bạn cần bản chính cho mục đích khác (ví dụ chưa nộp hồ sơ thai sản), hãy sao y bản chính hoặc xin sao trước khi nộp khai sinh.
Hồ sơ khai sinh gồm những gì?
Theo phụ lục Quyết định 1833/QĐ-BTP ngày 23/06/2025 của Bộ Tư pháp, hồ sơ đăng ký khai sinh (không có yếu tố nước ngoài) gồm:
- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu nếu nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính; hoặc mẫu hộ tịch điện tử tương tác nếu nộp trực tuyến.
- Giấy chứng sinh. Nếu không có thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.
- Giấy tờ phải xuất trình: giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký (thẻ căn cước, căn cước công dân còn hạn hoặc tài khoản định danh điện tử) và giấy tờ chứng minh nơi cư trú nếu cần để xác định thẩm quyền.
Hiện nay, thủ tục do UBND cấp xã giải quyết. Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện, nên bạn nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của UBND xã, phường có thẩm quyền, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công. Theo quy định chung, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con.
- Bước 1: Xin giấy chứng sinh tại cơ sở y tế nơi sinh và kiểm tra kỹ họ tên mẹ, ngày sinh, giới tính của con.
- Bước 2: Chụp ảnh hoặc sao y giấy chứng sinh để lưu.
- Bước 3: Nộp tờ khai, giấy chứng sinh và xuất trình giấy tờ tùy thân tại UBND cấp xã (hoặc nộp online).
- Bước 4: Kiểm tra nội dung Giấy khai sinh, ký vào Sổ đăng ký khai sinh và nhận bản chính, bản sao.
Khai sinh online có phải nộp giấy chứng sinh bản giấy không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Theo hướng dẫn thủ tục hiện hành, nếu người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy chứng sinh thì không phải nộp bản giấy. Điều này phụ thuộc vào việc cơ sở y tế nơi sinh đã kết nối dữ liệu hay chưa.
Nếu cơ sở y tế chưa kết nối, bạn tải bản chụp lên hệ thống. Một số nơi có thể hẹn bạn mang bản gốc đến đối chiếu khi nhận kết quả. Bạn nên giữ bản gốc cho đến khi nhận Giấy khai sinh để tránh bị yêu cầu bổ sung.
Nộp rồi, sau này cần giấy chứng sinh thì sao?
Giấy chứng sinh vẫn có thể cần cho một số thủ tục. Điển hình là chế độ thai sản. Hồ sơ hưởng thai sản của lao động nam khi vợ sinh con, theo quy định về hồ sơ thai sản, là bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con. Nếu giấy chứng sinh không ghi việc sinh mổ hoặc sinh dưới 32 tuần thì cần thêm văn bản của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
Như vậy, bạn có ba lựa chọn thay thế: bản sao giấy chứng sinh (sao y trước khi nộp khai sinh), bản sao Giấy khai sinh, hoặc trích lục khai sinh. Sau khi khai sinh xong, bạn chỉ cần dùng Giấy khai sinh là đủ cho hầu hết thủ tục. Với người lao động đang đóng BHXH, bạn có thể xem thêm cách tính quyền lợi tại bài tính bảo hiểm xã hội 1 lần trên VssID.
Giấy khai sinh cũng là căn cứ để cấp số định danh cá nhân. Từ 01/07/2025, số này dùng làm mã số thuế của cá nhân, bạn có thể xem thêm tại bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành. Khi con lớn, thủ tục làm thẻ căn cước cũng dựa trên dữ liệu khai sinh, xem hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online.
Mất giấy chứng sinh có làm giấy khai sinh được không?
Được. Pháp luật có phương án thay thế: văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì có giấy cam đoan về việc sinh. Bạn cũng nên liên hệ cơ sở y tế nơi sinh để hỏi khả năng xác nhận hoặc cấp lại, vì cách xử lý do từng cơ sở thực hiện.
Lưu ý: giấy cam đoan và văn bản làm chứng phải đúng sự thật. Người cam đoan, người làm chứng phải chịu trách nhiệm về nội dung đã xác nhận (xem mục hậu quả pháp lý bên dưới).
Trường hợp trẻ sinh ở nhà hoặc sinh ngoài cơ sở y tế, bạn thường dùng phương án người làm chứng hoặc cam đoan. Nếu đã làm khai sinh nhưng sau đó mất Giấy khai sinh, việc cần làm là xin bản sao trích lục, không phải xin lại giấy chứng sinh. Hiện nay bản sao có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch.
Hậu quả pháp lý khi dùng giấy chứng sinh giả hoặc khai không đúng sự thật
Vì giấy chứng sinh là căn cứ để xác lập nhân thân đầu đời của trẻ, việc làm giả, sửa chữa, mua bán hoặc cam đoan sai đều bị pháp luật xử lý. Bạn cần biết điều này để tránh rủi ro khi “tìm giấy chứng sinh” ngoài cơ sở y tế hợp pháp.
Cảnh báo: Không có cách “làm nhanh” hay “mua giấy chứng sinh” hợp pháp. Giấy chứng sinh chỉ do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi trẻ sinh ra cấp. Cố tình dùng giấy giả hoặc nội dung sai sự thật để khai sinh là hành vi vi phạm pháp luật.
- Xử phạt hành chính: Hành vi khai sai sự thật, cam đoan không đúng, làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả trong đăng ký hộ tịch có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực hộ tịch. Giấy khai sinh được cấp dựa trên thông tin sai có thể bị hủy hoặc điều chỉnh.
- Trách nhiệm hình sự: Làm giả giấy tờ, tài liệu hoặc sử dụng giấy tờ giả có thể bị truy cứu theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025). Theo cập nhật đã kiểm chứng, khoản 1 Điều này có mức phạt tù từ 6 tháng đến 3 năm.
- Hệ quả dân sự, hành chính: Thông tin khai sinh là thông tin hộ tịch gốc. Nếu sai, trẻ sẽ gặp khó khi nhập học, làm căn cước, cấp hộ chiếu, và cha mẹ phải làm thủ tục cải chính tốn thời gian.
Tình huống thường gặp: chị H. sinh con ở bệnh viện, mất giấy chứng sinh nên nhờ người quen “làm giúp” một giấy mới. Dù chị không có ý xấu, việc dùng giấy không do cơ sở y tế cấp là sai quy định. Cách đúng là liên hệ bệnh viện xin xác nhận, hoặc dùng giấy cam đoan, người làm chứng theo quy định. Cách tiếp cận tương tự áp dụng cho các giấy tờ y tế khác, xem thêm bài mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không.
Luật Hộ tịch 2026 thay đổi gì?
Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được Quốc hội thông qua ngày 23/4/2026. Luật có hiệu lực từ ngày 01/3/2027. Luật Hộ tịch 2014 hết hiệu lực từ ngày này, còn giấy tờ hộ tịch đã cấp trước đó vẫn giữ nguyên giá trị sử dụng.
Điểm đáng chú ý liên quan đến giấy chứng sinh:
- Cơ quan đăng ký hộ tịch phải chủ động tra cứu, khai thác dữ liệu điện tử và không yêu cầu người dân nộp, xuất trình hoặc tải lên các giấy tờ mà thông tin đã khai thác được. Khi cơ sở y tế kết nối dữ liệu, bạn sẽ ít phải nộp bản giấy giấy chứng sinh hơn.
- Khi thông tin trẻ sinh ra được cơ sở y tế kết nối, chia sẻ đầy đủ với hệ thống hộ tịch điện tử, UBND cấp xã sẽ chủ động đăng ký khai sinh cho trẻ. Theo luật, việc này phải triển khai thống nhất trên toàn quốc chậm nhất từ 01/01/2031.
- Kết quả đăng ký khai sinh được cấp đồng thời dưới dạng bản giấy và bản điện tử.
Trước 01/3/2027, bạn vẫn thực hiện theo quy định hiện hành nêu ở trên. Về nơi nộp, từ khi luật mới có hiệu lực, bạn có thể đăng ký khai sinh tại UBND cấp xã bất kỳ, không phụ thuộc nơi cư trú. Nếu sau khai sinh bạn cần đăng ký cư trú cho con, xem bài đăng ký tạm trú online.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 (hiệu lực đến hết 28/02/2027)
- Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (hiệu lực từ 01/03/2027)
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch; Thông tư 04/2020/TT-BTP và văn bản sửa đổi
- Quyết định 1833/QĐ-BTP ngày 23/06/2025 của Bộ Tư pháp công bố thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và văn bản hướng dẫn về hồ sơ hưởng chế độ thai sản
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025), Điều 341
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Làm giấy khai sinh có giữ lại giấy chứng sinh không?
Có. Giấy chứng sinh nằm trong thành phần hồ sơ khai sinh, nộp 1 bản chính. Cơ quan hộ tịch thường lưu bản này, nên bạn hãy sao y hoặc chụp trước khi nộp.
Làm giấy khai sinh có thu lại giấy chứng sinh không?
Về nguyên tắc là có, vì đây là giấy tờ phải nộp chứ không chỉ xuất trình. Nếu đã có dữ liệu điện tử có ký số của giấy chứng sinh hoặc bạn đã nộp bản điện tử thì không phải nộp bản giấy.
Giấy chứng sinh có bị thu lại không nếu tôi cần đi làm thai sản?
Hồ sơ thai sản chỉ cần bản sao giấy chứng sinh, bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh. Vì vậy bạn không cần giữ bản chính, chỉ cần có bản sao hoặc dùng giấy khai sinh sau khi đăng ký xong.
Mất giấy chứng sinh thì có làm giấy khai sinh được không?
Được. Bạn nộp văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh, hoặc giấy cam đoan về việc sinh nếu không có người làm chứng. Nội dung phải đúng sự thật.
Dùng giấy chứng sinh giả để khai sinh bị xử lý thế nào?
Có thể bị xử phạt hành chính, giấy khai sinh có thể bị điều chỉnh hoặc hủy. Nếu làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự.
Bao lâu phải đi khai sinh cho con?
Cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh. Nếu cha mẹ không thể đi, ông bà hoặc người thân khác có thể thực hiện thay.
Giấy chứng sinh là giấy tờ nộp để khai sinh và thường được lưu trong hồ sơ hộ tịch. Bạn nhận lại Giấy khai sinh, nên hãy sao y giấy chứng sinh trước khi nộp. Cần giữ bản chính Giấy khai sinh cẩn thận và không dùng giấy tờ y tế không rõ nguồn gốc để tránh rủi ro pháp lý.
