Xin chào Luật sư X, sắp tới tôi phải chuẩn bị hồ sơ mời thầu công trình xây dựng khu công nghiệp qua mạng cho công ty, tuy nhiên vì mới vào nghề chưa lâu nên tôi vẫn còn lúng túng trong việc lập hồ sơ sao cho đủ, cho đúng? Xin được tư vấn.
Chào bạn, hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Vậy lập hồ sơ mời thầu qua mạng như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu qua mạng nhé.
Căn cứ pháp lý
Thế nào là hồ sơ mời thầu?
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.
Được phát hành hồ sơ mời thầu khi nào?
Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu là một phần không thể thiếu khi hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Luật đấu thầu 2013 thì hồ sơ mời thầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;
- Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu;
- Yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;
- Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này;
- Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;
- Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;
- Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 7 Luật đấu thầu 2013 thì hồ sơ mời thầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất;
- Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt;
- Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt;
- Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật này.
Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu qua mạng
Lập sườn (bố cục) hồ sơ dự thầu qua mạng
Đây là bước quan trọng khi làm bất cứ một gói thầu nào. Nếu coi HSDT như một bài văn thì sườn (bố cục) hồ sơ dự thầu cũng như dàn ý của bài văn vậy. Cũng không có mẫu quy định chung về bố cục nhưng bạn có thể bám theo tiêu chuẩn đánh giá nêu trong HSDT để lập sườn HSDT.
Về cơ bản, để lựa chọn một nhà thầu, bên mời thầu sẽ phải đánh giá nhà thầu qua các tài liệu:
- Hồ sơ pháp lý
- Hồ sơ kinh nghiệm
- Hồ sơ tài chính
- Hồ sơ nhân sự chủ chốt
- Hồ sơ chứng minh tính đáp ứng của hàng hóa
- Bản vẽ và biện pháp thi công (nếu có)
Bạn có thể căn cứ vào chính các tiêu chí này để lập HSDT thành các ý chính I, II, III, IV…
Các ý nhỏ sẽ được bổ sung khi bạn đi sâu vào bóc tách yêu cầu của bên mời thầu (bidwinner sẽ hướng dẫn bạn chi tiết ở bên dưới).
Bạn có thể lập dàn ý này thành file excel nếu chỉ có một mình bạn tham gia lập HSDT và chủ động theo dõi tiến độ làm hồ sơ dự thầu. Còn nếu việc lập HSDT cần sự phối hợp của các phòng ban liên quan: bộ phận kế toán (lập bảo đảm dự thầu và kê khai các chỉ tiêu tài chính), bộ phận mua hàng (hỏi giá nhà cung cấp, giấy phép bán hàng, giấy tờ tài liệu kỹ thuật…), bộ phận kỹ thuật (làm bản vẽ bố trí mặt bằng, biện pháp thi công…) thì bạn nên lập file này trên ứng dụng đám mây. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng của Google (Google Sheets) hoặc Microsoft (Office365). Trên file này, bạn thêm các cột người thực hiện và thời hạn hoàn thành để theo dõi tiến độ thực hiện gói thầu.
Sắp xếp thời gian hoàn thành từng hạng mục công việc
Căn cứ vào khối lượng công việc, bạn phân bổ nhân lực và thời gian hoàn thành công việc để kịp hoàn thành tiến độ lập HSDT.
Sau khi rà soát toàn bộ nội dung công việc (hồ sơ tài liệu cần cho gói thầu), bạn cần chia sẻ file này cho các bộ phận, cá nhân liên quan. Ngoài ra, bạn cần gửi file này cho một người có khả năng bóc tách gói thầu (như bạn) để kiểm tra chéo để đảm bảo rằng bạn không thiếu bất cứ nội dung, tài liệu… nào mà bên mời thầu yêu cầu.
Các bước lập hồ sơ mời thầu qua mạng
Bước 1: Xác định loại gói thầu
Cần xác định gói thầu chúng ta chuẩn bị xây dựng là loại gói thầu gì (Gói thầu tư vấn, phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp hay gói thầu hỗn hợp), loại gói thầu thì thường được quy định trong Kế hoạch đấu thầu (nếu có), hoặc tại bước xây dựng hồ sơ, khái niệm của từng loại gói thầu đã được chúng tôi dẫn giải tại tại bài viết “45 khái niệm cơ bản trong đấu thầu”, hoặc bài viết lưu ý Phân biệt gói thầu tư vấn và gói thầu mua sắm hàng hóa.
Bước 2: Xác định hình thức đấu thầu và phương thức đấu thầu
- Xác định thuộc hình thức đấu thầu nào thuộc 1 trong 7 hình thức được quy định tại các điều 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 và 27 Luật Đấu thầu 2013.
- Xác định phương thức nào (1 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 2 túi hồ sơ) và qua mạng hay không qua mạng.
Bước 3: Xác định các mẫu hồ sơ mời thầu
Về cơ bản hiện nay Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành các mẫu hồ sơ mời thầu, quý vị chỉ cần tìm kiếm các quy định của pháp luật.
Bước 4: Xây dựng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm
Căn cứ trên tính chất của gói thầu từ đó chúng ta xây dựng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm. Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm được quy định tại Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 Điều 12 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Bước 5: Xây dựng các yêu cầu về năng lực thực hiện hợp đồng tương tự
Hợp đồng tương tự là một yếu tố rất quan trọng và nhạy cảm đối với các gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, phi tư vấn, hỗn hợp (đối với gói tư vấn thì thường dùng để chấm điểm), do đó việc xác định hợp đồng tương tự để đưa vào hồ sơ mời thầu cần phải thực hiện cẩn thận, đảm bảo nguyên tắc “Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được”
Bước 6: Xây dựng các yếu tố kỹ thuật
Tùy thuộc vào tính đặc thù của từng gói thầu mà chúng ta tiến hành các yêu cầu về kỹ thuật, ví dụ:
+ Gói tư vấn: Phạm vi công việc tư vấn gồm những gì
+ Gói xây lắp: Yêu cầu kỹ thuật xây lắp những gì, yêu cầu về nhân sự, thiết bị thi công ra sao, xác định tiên lượng mời thầu theo dự toán được duyệt
+ Gói mua sắm hàng hóa: Yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hóa cần những gì, tiêu chuẩn ra sao
Bước 7: Xây dựng yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận
Đưa ra các yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận để nhà thầu có cơ sở trình bày hiểu biết và các đề xuất của mình đối với gói thầu.
Bước 8: Xây dựng yêu cầu về tài chính, thương mại
- Cần xác định rõ các yếu tố về tài chính như mức tạm ứng, bảo lãnh hợp đồng, thu hồi tạm ứng, thanh toán giai đoạn, thanh toán hoàn thành, bảo lãnh bảo hành để các nhà thầu có cơ sở chào trên một mặt bằng chung.
- Các xác định rõ các điều kiện thương mại (Thường là gói thầu mua sắm hàng hóa, phi tư vấn hoặc hỗn hợp) như điều kiện giao hàng, tiến độ giao, địa điểm cung cấp dịch vụ hoặc lắp đặt hàng hóa… từ đó các nhà thầu mới có thể chào giá dự thầu một cách chính xác.
Có thể bạn quan tâm
- Mức lương tối thiểu vùng 2022 có thay đổi không?
- Các trường hợp phải lập hợp đồng ủy quyền hiện nay
- Người trên 80 tuổi có được đứng tên sổ đỏ không?
- Vợ có phải trả nợ cho chồng không?
- Công ty sử dụng tài khoản cá nhân có được không?
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung Luật sư X tư vấn về vấn đề “Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu qua mạng mới 2022“. Mong rằng mang lại thông tin hữu ích cho bạn đọc. Nếu quý khách hàng có thắc mắc về các vấn đề pháp lý liên quan như: tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh, tìm hiểu về thủ tục giải thể công ty bị đóng mã số thuế; hay tìm hiểu về mẫu hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, tra số mã số thuế cá nhân; … xin vui lòng liên hệ qua hotline: 0833102102 để nhận được sự tư vấn nhanh chóng.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành trên Hệ thống ngay sau khi đăng tải thành công thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng;
Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, gửi thư mời thầu đến trước thời điểm đóng thầu.
Bên mời thầu là đơn vị có năng lực, kinh nghiệm trong công tác lựa chọn nhà thầu thì có thể tự thực hiện các công việc như lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu nhưng phải bảo đảm các cá nhân thực hiện các công việc nêu trên không vi phạm hành vi bị cấm theo quy định tại Điểm c, Khoản 6, Điều 89 Luật Đấu thầu.
Cá nhân phải có chứng chỉ (chứng chỉ hành nghề đấu thầu và/hoặc chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu) theo quy định tại Điều 16 Luật Đấu thầu.
