Xin chào Luật sư X. Gia đình tôi là đại lý bán buôn, bán lẻ đồ gia dụng. Việc lập hóa đơn bán lẻ là rất thường xuyên. Tuy nhiên, tôi chưa biết việc lập hóa đơn bán lẻ như thế nào là hợp lệ? Vì vậy, tôi rất mong nhận được phản hồi sớm nhất từ phía luật sư. Trân trọng cảm ơn.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật sư X chúng tôi. Dưới đây là bài viết “Hóa đơn bán lẻ như thế nào là hợp lệ?“. Mời bạn cùng đón đọc.
- Thông tư 34/2014/TT-BTC
Nội dung tư vấn
Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ là một loại hóa đơn được người bán xuất cho người mua khi người mua mua hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn bán lẻ không có nhiều giá trị pháp lý và không được quản lý bởi cơ quan thuế.
Các cá nhân, tổ chức có thể tự thiết kế, in ấn mẫu hóa đơn do mình thiết kế để thuận tiện cho quá trình sử dụng của mình.
Theo quy định của pháp luật tại khoản 1 Điều 18 Thông tư 34/2014/TT-BTC:
“Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn người bán sẽ lập và xuất cho người mua ngay khi phát sinh một giao dịch mua bán có tổng trị giá hơn 200.000 đồng.”
Hóa đơn bán lẻ như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn bán lẻ hợp lệ khi phải được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn:
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng tên, chủng loại các mặt hàng mà tạp hóa, cửa hàng bán lẻ kinh doanh.
- Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa. Bởi nếu viết sai hóa đơn giao cho khách hàng sẽ rất có thể bị lợi dụng và vin vào đó để gây ảnh hưởng đến cửa hàng.
- Hóa đơn phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng yêu cầu lưu trữ.
- Đồng thời hóa đơn phải được lập đúng thời điểm.
Về nội dung hóa đơn bán lẻ phải bao gồm:
- Số hóa đơn;
- Ngày phát hành hóa đơn;
- Chi tiết về người mua
- Chi tiết về người bán
- Số lượng, lượng;
- Đơn giá;
- Tổng cộng;
- Giảm giá (nếu có);
- Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại lý ủy quyền của mình.
Đối tượng nào được sử dụng hóa đơn bán lẻ?
Mặc dù không có nhiều giá trị pháp lý nhưng đối tượng được phép sử dụng hóa đơn hàng hóa bán lẻ vẫn được pháp luật quy định. Cụ thể, tại Điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC các đối tượng được sử dụng hóa đơn bán lẻ bao gồm:
- Những tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ cá nhân và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh các hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn bán lẻ để giao cho khách hàng.
- Đối với những đối tượng không thuộc danh sách nêu trên mà thực hiện bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ.
Cách viết nội dung trên hóa đơn bán lẻ hợp lệ
- Số hóa đơn: Đây là số thứ tự của hóa đơn bán lẻ, cần viết lại chính xác để thuận tiện cho việc tra cứu về sau.
- Ngày phát hành hóa đơn: Là thời điểm người bán trai cho người mua quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ.
- Thông tin người mua, người bán: Bao gồm họ tên, số điện thoại liên lạc, nơi công tác, thường trú,…
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ, đơn giá và thành tiền: Được tính theo công thức: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
- Giảm giá nếu có
- Chữ ký của người mua, người bán: Cần ký chính xác tên người mua, người bán để xác nhận đã mua, đã bán hàng hóa, dịch vụ.
Phân loại hóa đơn bán lẻ
Hóa đơn bán lẻ 1 liên
Đây là loại hóa đơn chỉ có 1 liên duy nhất. Liên này sẽ chỉ được giao cho người mua và mục đích chính là tạo sự minh bạch trong mua bán. Hóa đơn này thường được in thành quyển và dễ dàng xé ra khi bán hàng. Tùy vào nhu cầu mà chỉ kinh doanh có thể lựa chọn khổ giấy phù hợp.
Hóa đơn bán lẻ 2 liên
Loại hóa đơn này thường sẽ gồm 2 liên với 2 màu khác nhau. Liên 1 sẽ được giao cho khách hàng và liên 2 sẽ do cửa hàng giữ. Liên 2 chính là bản sao của liên 1 và người ta thường dùng giấy in kim để in sao kê nội dung của liên 1.
Liên 2 được giữ lại với mục đích chính là giữ lại bản sao để lưu trữ cũng như đối chiếu việc xuất hàng hóa. Hóa đơn bán lẻ 2 liên thường sẽ được dùng ở các doanh nghiệp hoặc cửa hàng kinh doanh sản phẩm có bảo hành, chính sách đổi trả rõ ràng và cần lưu lại thông tin để đối chiếu về sau. Hóa đơn sẽ được đánh số và liên 1, liên 2 sẽ được đánh số giống nhau để việc đối chiếu thông tin được dễ dàng hơn.
Hóa đơn bán lẻ 3 liên
Hóa đơn 3 liên được hiểu là loại hóa đơn trong đó, liên 2,3 là bản sao của liên 1. Hóa đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp, cửa hàng cần thêm liên để lưu trữ cũng như giao cho khách hàng và đơn vị trung gian như đơn vị vận chuyển, bán hàng qua mạng,…
Hóa đơn bán lẻ trên thực tế không có nhiều giá trị về pháp lý hay thuế nhưng nó cũng đóng những vai trò quan trọng như: Chứng minh được giao dịch đã diễn ra giữa 2 bên, là bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp và thể hiện chi tiết nội dung giao dịch mua bán.
Sử dụng hóa đơn bán lẻ với mục đích gì?
Hóa đơn bán lẻ chỉ được hạch toán nội bộ tại đơn vị mua bán mà không được kê khai khấu trừ thuế nên về mặt thuế và pháp lý có giá trị khá thấp. Tuy nhiên không thể phủ nhận rằng hóa đơn bán lẻ có vai trò vô cùng quan trọng đối với bên mua và bên bán. Cụ thể chúng có vai trò như sau:
- Là bằng chứng có giá trị chứng minh sự phát sinh giao dịch mua bán giữa chủ cửa hàng, doanh nghiệp và khách hàng trong trường hợp hai bên có phát sinh mâu thuẫn.
- Là công cụ đắc lực giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp quản lý lượng sản phẩm, dịch vụ trong quá trình mua bán, tránh tình trạng thất thoát sản phẩm vì nhiều lý do như sai sót trong quá trình thanh toán, thất lạc sản phẩm khi trưng bày,…
- Phục vụ cho quá trình lưu trữ, đối chiếu thông tin trong tương lai với các hoạt động phát sinh như bảo hành sản phẩm, thu cũ đổi mới sản phẩm cho khách hàng,…
Thông tin liên hệ Luật sư X
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về “Hóa đơn bán lẻ như thế nào là hợp lệ?“. Chúng tôi hi vọng bạn có thể vận dụng kiến thức trên. để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn; giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến hồ sơ hủy hóa đơn giấy; giải thể công ty, giải thể công ty tnhh 1 thành viên, tạm dừng công ty; mẫu đơn xin giải thể công ty, đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, …. của Luật sư X, hãy liên hệ: 0833102102. Hoặc qua các kênh sau:
- Facebook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn người bán xuất cho người mua khi người mua mua hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn bán lẻ không có giá trị nhiều về mặt pháp lý và không được chi cục thuế quản lý.
Hóa đơn bán lẻ và hóa đơn không thuế không giống nhau. Vì hóa đơn bán lẻ không được coi là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, còn hóa đơn không thuế là hóa đơn bán hàng thông thường (hóa đơn trực tiếp). Nó cũng giống như hóa đơn đỏ nhưng không có VAT. Theo quy định mới thì hóa đơn này không cần kê khai thuế nhưng vẫn thể hiện ở trong sổ sách kế toán và vẫn được coi là chi phí hợp lý hợp lệ khi xác định doanh thu
Hóa đơn lẻ hóa đơn bán hàng thường được in trên giấy mỏng, rẻ, hoặc dùng giấy Carbonless nhiều liên theo thứ tự trắng, hồng, vàng, trắng hồng xanh, Loại này khi viết tự in xuống tờ dưới mà không cần dùng giấy than.
Có thể tự thiết kế, in ấn mẫu hóa đơn do mình thiết kế để thuận tiện cho quá trình sử dụng của mình hoặc mua dễ dàng ở các hiệu sách theo mẫu nhưng in phải tuân theo quy định của pháp luật.
