Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí hay không?

Xin chào Luật sư X. Gia đình tôi là đại lý buôn bán, bán lẻ hàng tạp hoá nên việc lập hoá đơn bán lẻ rất thường xuyên. Tuy nhiên, tôi chưa biết rằng tại sao cần phải sử dụng hoá đơn bán lẻ, việc lập hoá đơn bán lẻ của gia đình tôi cần phải tuân thủ quy định như thế nào để hợp lệ. Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí hợp lý hay không? Mong được Luật sư giải đáp, tôi xin chân thành cảm ơn!

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến Luật sư X. Tại bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn. Hi vọng bài viết mang lại nhiều điều bổ ích đến bạn.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư số 39/2014/TT-BTC
• Thông tư 78/2014/TT-BTC

Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là một loại hóa đơn được người bán xuất cho người mua khi người mua mua hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn bán lẻ không có nhiều giá trị pháp lý và không được quản lý bởi cơ quan thuế.

Các cá nhân, tổ chức có thể tự thiết kế, in ấn mẫu hóa đơn do mình thiết kế để thuận tiện cho quá trình sử dụng của mình.

Theo quy định của pháp luật tại khoản 1 Điều 18 Thông tư 34/2014/TT-BTC:

“Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn người bán sẽ lập và xuất cho người mua ngay khi phát sinh một giao dịch mua bán có tổng trị giá hơn 200.000 đồng.”

Hóa đơn bán lẻ như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn bán lẻ hợp lệ khi phải được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn:

• Nội dung trên hóa đơn phải đúng tên, chủng loại các mặt hàng mà tạp hóa, cửa hàng bán lẻ kinh doanh.
• Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa. Bởi nếu viết sai hóa đơn giao cho khách hàng sẽ rất có thể bị lợi dụng và vin vào đó để gây ảnh hưởng đến cửa hàng.
• Hóa đơn phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng yêu cầu lưu trữ.
• Đồng thời hóa đơn phải được lập đúng thời điểm.

Về nội dung hóa đơn bán lẻ phải bao gồm:

• Số hóa đơn;
• Ngày phát hành hóa đơn;
• Chi tiết về người mua
• Chi tiết về người bán
• Số lượng, lượng;
• Đơn giá;
• Tổng cộng;
• Giảm giá (nếu có);
• Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại lý ủy quyền của mình.

Đối tượng nào được sử dụng hóa đơn bán lẻ?

Mặc dù không có nhiều giá trị pháp lý nhưng đối tượng được phép sử dụng hóa đơn hàng hóa bán lẻ vẫn được pháp luật quy định. Cụ thể, tại Điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC các đối tượng được sử dụng hóa đơn bán lẻ bao gồm:

• Những tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ cá nhân và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh các hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn bán lẻ để giao cho khách hàng.
• Đối với những đối tượng không thuộc danh sách nêu trên mà thực hiện bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ.

Cách viết nội dung trên hóa đơn bán lẻ hợp lệ

• Số hóa đơn: Đây là số thứ tự của hóa đơn bán lẻ, cần viết lại chính xác để thuận tiện cho việc tra cứu về sau.
• Ngày phát hành hóa đơn: Là thời điểm người bán trai cho người mua quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ.
• Thông tin người mua, người bán: Bao gồm họ tên, số điện thoại liên lạc, nơi công tác, thường trú,…
• Số lượng hàng hóa, dịch vụ, đơn giá và thành tiền: Được tính theo công thức: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
• Giảm giá nếu có
• Chữ ký của người mua, người bán: Cần ký chính xác tên người mua, người bán để xác nhận đã mua, đã bán hàng hóa, dịch vụ.

Tại sao cần phải sử dụng hóa đơn bán lẻ?

Theo nội dung quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC: trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần bán, nếu người mua không lấy hóa đơn hay không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ nội dung: “người mua không lấy hóa đơn” hay “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”

Trường hợp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng thì người bán sẽ không cần phải lập hóa đơn cho từng lần nhưng cuối ngày phải lập một hóa đơn bán hàng điền đầy đủ số tiền đã bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày kèm theo Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ  hoặc bảng tổng hợp dữ liệu hàng hoá, dịch vụ bán ra trong ngày. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn sẽ ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Mặc dù không có nhiều giá trị về mặt pháp lý hay về thuế, nhưng hóa đơn bán lẻ cũng có vai trò quan trọng đối với người bán với người mua trong việc:

– Chứng minh được sự mua bán giữa 2 bên. Nếu 2 bên xảy ra tranh chấp thì hóa đơn bán lẻ sẽ là một bằng chứng quan trọng.

– Thể hiện nội dung việc mua bán diễn ra (theo tên hàng hóa, số lượng, thành tiền, ngày tháng,…)

Như vậy, theo quy định này thì các khoản chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu có đầy đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định sẽ được tính vào chi phí hợp lý, không bắt buộc phải là hóa đơn đỏ.

Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí hợp lý hay không?

Về việc hoá đơn bán lẻ có giá trị tính vào chi phí không? Điều này đã được quy định rõ tại khoản 1 và Điểm 2.4, Khoản 2 Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC:

Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn thì được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC nhưng sẽ không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

– Mua hàng hóa là nông sản, thủy sản, hải sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra

– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT 100 triệu đồng/năm (không bao gồm các trường hợp nêu trên)

Khi mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng, doanh nghiệp được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. 

Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Như vậy, theo quy định này thì các khoản chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu có đầy đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định sẽ được tính vào chi phí hợp lý, không bắt buộc phải là hóa đơn đỏ. Với các hóa đơn bán lẻ có giá trị dưới 200.000 đồng nếu được chứng minh là hợp lý sẽ vẫn được đưa vào việc tính chi phí.

Lưu ý: Mặc dù theo quy định thì hoá đơn bán lẻ vẫn được tính vào chi phí hợp lý nhưng nếu DN thường xuyên mua hàng hóa dịch vụ với số lượng nhiều và có giá trị lớn mà thường xuyên sử dụng hóa đơn bán lẻ dưới 200.000 đồng thì sẽ rất dễ bị cơ quan thuế kiểm tra, trong một số trường hợp Cơ quan thuế sẽ không chấp nhận việc các khoản chi phí này được tính vào khoản giảm trừ hợp lý.

Mời bạn xem thêm bài viết:

• Bán hàng dưới 200.000 đồng/lần có phải lập hóa đơn? 
• Khách lẻ không lấy hóa đơn xử lý như thế nào hợp pháp?
• Hàng hóa có giá trị bao nhiêu thì phải lập hóa đơn

Thông tin liên hệ với Luật sư X

Trên đây là những vấn đề liên quan đến “Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí hợp lý hay không?“. Luật sư X tự hào sẽ là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề cho khách hàng liên quan đến tư vấn pháp lý, thủ tục giấy tờ liên quan đến thủ tục trích lục kết hôn hay cách soạn thảo mẫu đơn xin trích lục quyết định ly hôn… Nếu quý khách hàng còn phân vân, hãy đặt câu hỏi cho Luật sư X thông qua số hotline 0833102102 chúng tôi sẽ tiếp nhận thông tin và phản hồi nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp: