Đơn xin việc và CV không cần công chứng, chứng thực. Pháp luật cũng không bắt buộc công chứng toàn bộ hồ sơ xin việc. Tùy yêu cầu của nhà tuyển dụng, bạn thường chỉ phải chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch và chứng thực bản sao căn cước, bằng cấp, chứng chỉ tại UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng.
Tóm tắt nhanh
- Đơn xin việc, CV, thư giới thiệu: không cần công chứng, chứng thực.
- Sơ yếu lý lịch: thực hiện chứng thực chữ ký, không phải công chứng nội dung.
- Bản sao căn cước, bằng cấp, chứng chỉ, giấy khai sinh: chứng thực bản sao từ bản chính nếu nhà tuyển dụng yêu cầu.
- Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú.
- Công ty không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của bạn.
Đơn xin việc có cần công chứng không?
Không. Đơn xin việc là văn bản bạn tự soạn để bày tỏ nguyện vọng ứng tuyển, giới thiệu bản thân và vị trí mong muốn. Đây không phải giao dịch hay giấy tờ thuộc diện phải công chứng, chứng thực. Bạn có thể viết tay hoặc đánh máy, ký tên trực tiếp rồi nộp.
CV (bản tóm tắt học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng), thư xin việc, thư giới thiệu cũng tương tự: đây là tài liệu để nhà tuyển dụng đánh giá năng lực, không cần dấu xác nhận của cơ quan nhà nước.
Lưu ý: Cụm “hồ sơ xin việc” thường được hiểu là cả bộ gồm đơn xin việc, CV, sơ yếu lý lịch, bản sao giấy tờ cá nhân, bằng cấp, giấy khám sức khỏe… Trong bộ này, chỉ một số giấy tờ mới cần chứng thực, và chủ yếu do nhà tuyển dụng yêu cầu, không phải do luật bắt buộc.
Hồ sơ xin việc cần công chứng, chứng thực những gì?
Không có quy định nào liệt kê “danh mục giấy tờ xin việc phải công chứng”. Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động yêu cầu bạn cung cấp thông tin liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng. Vì vậy, bảng dưới đây là thông lệ phổ biến, bạn nên hỏi lại bộ phận nhân sự trước khi đi chứng thực.
| Giấy tờ | Có cần chứng thực? | Hình thức |
|---|---|---|
| Đơn xin việc | Không | Tự viết, ký tên |
| CV, thư xin việc | Không | Tự soạn |
| Sơ yếu lý lịch (tự thuật) | Thường có, nếu công ty yêu cầu | Chứng thực chữ ký |
| Bản sao thẻ căn cước/CCCD | Thường có | Chứng thực bản sao từ bản chính |
| Bản sao bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ | Thường có | Chứng thực bản sao từ bản chính |
| Bản sao giấy khai sinh | Tùy công ty | Chứng thực bản sao từ bản chính |
| Giấy khám sức khỏe | Không | Bản gốc do cơ sở khám chữa bệnh cấp |
| Ảnh thẻ | Không | Nộp ảnh theo yêu cầu |
Nhiều doanh nghiệp hiện chỉ cần bạn mang bản chính đến đối chiếu và nhận bản photo thường, hoặc nhận bản scan khi nộp online. Hãy xem kỹ thông báo tuyển dụng để tránh tốn tiền, tốn công.
Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào?
Người dân thường gọi chung là “công chứng”, nhưng với hồ sơ xin việc, thủ tục đúng là chứng thực:
- Công chứng (Luật Công chứng 2024): xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch như mua bán nhà đất, ủy quyền, vay mượn… do công chứng viên thực hiện.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: cơ quan có thẩm quyền đối chiếu bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính.
- Chứng thực chữ ký: xác nhận chữ ký trên giấy tờ đúng là của người yêu cầu, ký ngay trước mặt người chứng thực.
Các thủ tục chứng thực được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025). Bản sao đã được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, nên nhà tuyển dụng không có lý do để đòi nộp bản gốc.
Sơ yếu lý lịch: chứng thực chữ ký, không xác nhận nội dung
Đây là điểm nhiều người hiểu sai. Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Thông tư 01/2020/TT-BTP, tờ khai lý lịch cá nhân (sơ yếu lý lịch) được thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký. Cơ quan chứng thực chỉ xác nhận chữ ký là của bạn, không xác nhận nội dung bạn khai là đúng và không ghi nhận xét về hạnh kiểm hay việc chấp hành chủ trương, chính sách. Bạn tự chịu trách nhiệm về những gì mình khai.
Do đó, nếu cán bộ yêu cầu “xác nhận địa phương” kiểu cũ bằng nhận xét nơi cư trú, bạn có thể trao đổi lại theo quy định chứng thực chữ ký. Nội dung chi tiết về thủ tục này có trong bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành. Nếu cần tham khảo cách trình bày, bạn xem thêm mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
Cảnh báo: Không ký sẵn sơ yếu lý lịch trước khi đến cơ quan chứng thực. Bạn phải ký trực tiếp trước mặt người có thẩm quyền. Cơ quan chứng thực cũng từ chối nếu tại thời điểm chứng thực người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Chứng thực ở đâu, giấy tờ và lệ phí bao nhiêu?
Làm ở đâu?
Từ 01/07/2025, nước ta vận hành chính quyền địa phương hai cấp, không còn cấp huyện nên việc chứng thực bản sao, chữ ký do UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) thực hiện. Ngoài ra bạn có thể đến văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng. Từ 01/11/2025, việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú, bạn có thể làm ở bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện.
Cần chuẩn bị gì?
- Bước 1: Mang giấy tờ tùy thân còn giá trị (thẻ căn cước, CCCD hoặc hộ chiếu), hoặc xuất trình căn cước điện tử trên VNeID.
- Bước 2: Với chứng thực bản sao: mang bản chính và bản photo cần chứng thực để đối chiếu. Với chứng thực chữ ký: mang sơ yếu lý lịch đã điền đủ nội dung, chưa ký.
- Bước 3: Nộp hồ sơ, ký trước mặt người chứng thực (với sơ yếu lý lịch), đóng lệ phí và nhận kết quả.
Nếu giấy tờ của bạn đã tích hợp trên VNeID và bạn xuất trình thông tin tương ứng, cơ quan chứng thực không được yêu cầu nộp thêm bản chính hoặc bản sao của giấy tờ đó. Nếu bạn quên số thẻ để điền sơ yếu lý lịch, xem cách tra cứu số thẻ căn cước công dân online; cách ghi nơi cấp xem tại hướng dẫn ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Lệ phí chứng thực
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức thu hiện hành như sau:
| Loại chứng thực | Mức thu |
|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang; từ trang thứ ba trở đi 1.000 đồng/trang; tối đa 200.000 đồng/bản |
| Chứng thực chữ ký (sơ yếu lý lịch) | 10.000 đồng/trường hợp (một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ) |
Đây là mức phí nhà nước quy định. Một số văn phòng công chứng tư nhân có thể thu thêm chi phí dịch vụ như photo, in ấn theo mức niêm yết, nên tổng số tiền có thể cao hơn khi làm tại văn phòng công chứng.
Những giấy tờ khác trong hồ sơ có cần công chứng không?
Giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe là bản chính do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp, không cần chứng thực. Theo Điều 38 Thông tư 32/2023/TT-BYT, giấy có giá trị 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe; ảnh dán trên giấy chụp không quá 6 tháng. Một số công ty yêu cầu giấy mới hơn (3–6 tháng), bạn nên hỏi trước. Mẫu giấy tiếp tục được cập nhật theo các thông tư sửa đổi của Bộ Y tế, nên hãy khám tại cơ sở hợp pháp để nhận đúng mẫu hiện hành. Đừng tìm cách nhờ người khác “làm giúp” giấy khám mà không khám thật, vì đó là hành vi vi phạm, xem phân tích tại mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không.
Giấy xác nhận nhân thân, phiếu lý lịch tư pháp
Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp nên không cần công chứng lại. Nếu nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu giấy xác nhận nhân thân, bạn có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Bằng cấp, chứng chỉ
Nhà tuyển dụng thường cần bản sao có chứng thực hoặc bản photo để đối chiếu với bản chính khi phỏng vấn. Nếu bằng được cấp ở nước ngoài, bạn có thể phải dịch thuật và chứng thực chữ ký người dịch; từ 01/11/2025 UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch.
Công ty có được giữ bản chính khi bạn nộp hồ sơ?
Không. Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động. Công ty chỉ được xem, đối chiếu bản chính và lưu bản sao (bản sao chứng thực hoặc bản photo).
Hành vi này bị xử phạt hành chính. Trước đây mức phạt được quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP (20–25 triệu đồng với cá nhân, gấp đôi với tổ chức). Từ 10/09/2026, việc xử phạt lĩnh vực lao động thực hiện theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 12/2022; khi cần đối chiếu mức phạt cụ thể, bạn nên xem trực tiếp văn bản mới.
Cảnh báo: Nếu công ty đòi giữ bản chính căn cước, bằng đại học hoặc bắt đặt cọc tiền để được nhận việc, đó là dấu hiệu vi phạm. Bạn có thể từ chối, ghi nhận bằng tin nhắn hoặc email, và phản ánh đến thanh tra lao động hoặc cơ quan quản lý lao động địa phương.
Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ đỡ tốn kém
Tình huống: Lan ứng tuyển nhân viên kế toán tại hai công ty. Thông báo tuyển dụng của công ty A ghi “nộp hồ sơ scan, mang bản chính khi phỏng vấn”. Công ty B yêu cầu “hồ sơ có chứng thực”. Lan chỉ đi chứng thực 5 bản sao căn cước, bằng cấp và 1 sơ yếu lý lịch cho công ty B, tốn vài chục nghìn đồng, và khi đi làm vẫn giữ bản chính của mình.
- Đọc kỹ yêu cầu hồ sơ trong tin tuyển dụng, hỏi nhân sự nếu chưa rõ.
- Chỉ chứng thực khi trúng tuyển hoặc khi được yêu cầu, tránh làm hàng chục bản không dùng.
- Chứng thực nhiều bản cùng lúc nếu chắc chắn cần, và kiểm tra ngày chứng thực nếu công ty yêu cầu bản mới trong 3–6 tháng.
- Nếu trúng tuyển, bạn còn cần chuẩn bị mã số thuế, sổ BHXH. Xem hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (Điều 17 về hành vi người sử dụng lao động không được làm).
- Luật Công chứng 2024.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; được sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).
- Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu phí chứng thực.
- Thông tư 32/2023/TT-BYT về khám sức khỏe (hiệu lực 01/01/2024) và các văn bản sửa đổi.
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội (hiệu lực 10/09/2026), thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin việc viết tay có cần công chứng không?
Không. Đơn xin việc viết tay hay đánh máy đều không cần công chứng, chứng thực. Bạn chỉ cần ghi đầy đủ thông tin, vị trí ứng tuyển và ký tên.
Sơ yếu lý lịch xin việc có bắt buộc công chứng không?
Pháp luật không bắt buộc, nhưng nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu. Khi đó bạn thực hiện chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch tại UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng.
Chứng thực sơ yếu lý lịch có phải về nơi thường trú không?
Không. Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn làm ở cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện đều được.
Bản sao chứng thực có thời hạn bao lâu?
Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định thời hạn riêng cho bản sao chứng thực; giá trị phụ thuộc thời hạn của giấy tờ gốc. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bản chứng thực trong 3–6 tháng gần nhất, bạn nên hỏi trước khi làm.
Công ty yêu cầu nộp bản chính bằng cấp có đúng luật không?
Công ty có thể yêu cầu xem bản chính để đối chiếu nhưng không được giữ lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của bạn. Giữ bản chính là hành vi bị cấm và có thể bị xử phạt hành chính.
Giấy khám sức khỏe xin việc có cần chứng thực không?
Không. Đây là giấy do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cấp, có giá trị 12 tháng kể từ ngày ký kết luận. Bạn nộp bản do cơ sở y tế cấp, không cần chứng thực thêm.
Tóm lại, đơn xin việc và CV không cần công chứng; chỉ sơ yếu lý lịch (chứng thực chữ ký) và bản sao giấy tờ cá nhân, bằng cấp (chứng thực bản sao) mới cần làm khi nhà tuyển dụng yêu cầu. Hãy giữ bản chính cho mình và chỉ chứng thực những gì thật sự cần để tiết kiệm thời gian, chi phí.
