Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Đội tổ chức sự kiện có thể hoạt động theo hình thức CLB, Đội, Nhóm, ra đời và hoạt động nhằm mục đích tổ chức những chương trình, sự kiện phục vụ cho đơn vị trực thuộc hoặc cho tổ chức cá nhân khác.
Tham khảo bài viết về chủ đề “Đơn đăng ký tham gia vào đội tổ chức sự kiện năm 2022” của Luật sư X.
Quy định về hoạt động tổ chức sự kiện
Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan quản lý cấp trên cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức các loại sự kiện. Tuy nhiên, do chưa am hiểu hết các quy định này, cũng như không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà hiện nay, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện của nhiều đơn vị vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém.
Để tổ chức một sự kiện thì đòi hỏi công tác chuẩn bị thật kỹ lưỡng, đơn vị tổ chức phải nắm bắt được quy trình thực hiện cũng như các vấn đề pháp lý liên quan. Hầu hết các sự kiện hiện nay đều phải xin giấy phép và người thực hiện bắt buộc phải chú ý về thời gian hoàn tất hồ sơ cũng như nộp cấp phép.
Tuy nhiên, đối với những sự kiện trong phạm vi đơn vị, tổ chức như trường học, cơ quan thì để tổ chức sự kiện, CLB/Đội/Nhóm chỉ cần xin phép người đứng đầu/người trực tiếp quản lý cho xác nhận việc đồng ý tổ chức sự kiện tại địa điểm và thời gian đề xuất cùng các thành phần tham dự.
Tại Việt Nam, để được tổ chức sự kiện phải đáp ứng những điều kiện căn bản nhưng chỉ có những sự kiện sau mới cần đến mẫu đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện:
- Lưu hành băng, đĩa ca nhạc, sân khấu với số lượng từ 50 bản trở lên;
- Biểu diễn nghệ thuật (biểu diễn nghệ thuật quần chúng có bán vé thu tiền xem biểu diễn phải được Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch nơi biểu diễn duyệt nội dung và cấp giấy phép như quy định đối với biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp), trình diễn thời trang;
- Triển lãm văn hóa, nghệ thuật bao gồm: Triển lãm mỹ thuật, triển lãm ảnh và các triển lãm văn hóa, nghệ thuật khác;
- Lễ hội bao gồm: Lễ hội dân gian, lễ hội lịch sử, cách mạng, lễ hội văn hóa, thể thao, du lịch và lễ hội có nguồn gốc từ nước ngoài tổ chức tại Việt Nam; Lễ hội tôn giáo do tổ chức Giáo hội hoặc chức sắc chủ trì;
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
– Kịch bản nội dung sự kiện.
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Trên cơ sở những thành phần hồ sơ cơ bản nêu trên, với mỗi một lĩnh vực thuộc một cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì hồ sơ sẽ được bổ sung thêm các loại giấy tờ phù hợp khác, ví dụ:
+ Đối với các trường hợp tổ chức sự kiện, có thể là biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang tại Việt Nam mà không có yếu tố nước ngoài (tức thuộc trường hợp có mời các tổ chức, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn) thì cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện (cụ thể Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật/trình diễn thời trang) cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang (theo mẫu).
- Các giấy tờ tài liệu thể hiện nội dung chương trình, các tác giả, danh sách đạo diễn, người biểu diễn nghệ thuật (nếu là chương trình biểu diễn nghệ thuật); hoặc danh mục Bộ sưu tập, mẫu phác thảo thiết kế (nếu là chương trình trình diễn thời trang).
- Đối với tác phẩm nghệ thuật được công diễn lần đầu tại chương trình, sự kiện biểu diễn nghệ thuật này thì cần có thêm bản nhạc/kịch bản của tác phẩm này. Trường hợp bản nhạc/kịch bản sử dụng ngôn ngữ nước khác khác với tiếng Việt thì phải có bản dịch tiếng Việt và chứng nhận dịch thuật theo quy định.
- Bản sao quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Đối với các trường hợp tổ chức sự kiện, có thể là biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang tại Việt Nam mà có yếu tố nước ngoài (tức thuộc trường hợp có mời các tổ chức, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn) thì cơ quan, tổ chức xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang theo mẫu.
- Giấy mời hoặc văn bản thỏa thuận với tổ chức nước ngoài về việc trình diễn thời trang, biểu diễn nghệ thuật tại Việt Nam (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, kèm theo bản dịch Tiếng Việt được dịch thuật công chứng).
- Trường hợp cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài về Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, tổ chức trình diễn thời trang thì phải có văn bản nhận xét của cơ quan ngoại giao Việt Nam của nước sở tại – nơi người đó cư trú trước khi đến Việt Nam (bản sao chứng thực).
- Đối với doanh nghiệp có chức năng hoạt động văn hóa nghệ thuật nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép thì trong hồ sơ cần cung cấp thêm bản sao chứng thực quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trong đó có ngành nghề kinh doanh hoạt động văn hóa nghệ thuật).
Cơ quan tổ chức thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo cần căn cứ vào tình hình thực tế, nội dung hội thảo/sự kiện và các văn bản chuyên ngành điều chỉnh lĩnh vực tương ứng để xác định chính xác những giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin cấp phép cho phù hợp.
Đơn đăng ký tham gia vào đội tổ chức sự kiện
Xem trước và tải xuống mẫu đơn đăng ký tham gia đội tổ chức sự kiện:
Loading…
Reload document 
Open in new tab Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời năm 2022
- Người 16 tuổi là lao động tự do có được tham gia bảo hiểm xã hội?
Thông tin liên hệ với Luật sư X
Trên đây là tư vấn của Luật sư X. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến dịch vụ: Trích lục ghi chú ly hôn, thành lập công ty cổ phần, công ty tạm ngưng kinh doanh, kế toán giải thể công ty, dịch vụ hợp thức hóa lãnh sự, mã số thuế cá nhân, giấy trích lục kết hôn, mẫu đơn xin trích lục quyết định ly hôn, đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam,trích lục khai tử bản chính, xác nhận tình trạng độc thân, tra cứu thông tin quy hoạch, xin phép bay flycam, hợp thức hóa lãnh sự…của luật sư X, hãy liên hệ 0833102102.
Câu hỏi thường gặp
Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.
Một sự kiện tổ thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng
