Bạn có thể chứng thực (thường gọi là “công chứng”, “sao y”) bản sao sổ hộ khẩu tại UBND xã, phường, đặc khu hoặc tại Phòng công chứng, Văn phòng công chứng. Tuy nhiên, sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2023. Hiện nay thông tin cư trú được xác nhận qua dữ liệu dân cư, VNeID hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú do Công an cấp xã cấp.
Tóm tắt nhanh
- Nơi chứng thực bản sao: UBND cấp xã (Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu hoặc người được ủy quyền) hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
- Sổ hộ khẩu giấy không còn giá trị chứng minh nơi cư trú từ 01/01/2023, dù bản sao vẫn có thể được chứng thực nếu bạn còn giữ bản gốc.
- Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu.
- Phí chứng thực: 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản.
- Giấy tờ thay thế: xác nhận thông tin về cư trú (miễn phí, làm trực tiếp hoặc trên VNeID), thẻ căn cước, tài khoản định danh điện tử.
Sổ hộ khẩu hiện còn giá trị không?
Trước đây, sổ hộ khẩu là giấy tờ bắt buộc trong nhiều thủ tục như nhập học, vay vốn, mua bán nhà đất, đăng ký xe. Luật Cư trú 2020 đã bỏ chế độ quản lý bằng sổ hộ khẩu. Sổ hộ khẩu và sổ tạm trú đã cấp chỉ được dùng đến hết ngày 31/12/2022. Từ 01/01/2023, các sổ này không còn giá trị sử dụng. Khi có sai khác, cơ quan nhà nước dùng thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Vì vậy, nếu hồ sơ của bạn đang yêu cầu “bản sao công chứng sổ hộ khẩu”, bạn nên hỏi lại cơ quan, tổ chức tiếp nhận. Theo hướng cải cách hiện nay, cơ quan nhà nước phải tự khai thác thông tin cư trú từ cơ sở dữ liệu, không được bắt người dân nộp thêm giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu đó.
Lưu ý: Việc chứng thực chỉ xác nhận bản sao đúng với bản chính bạn xuất trình. Chứng thực không làm cho một giấy tờ đã hết giá trị trở nên có hiệu lực trở lại. Bản sao sổ hộ khẩu cũ vì thế chỉ phù hợp để đối chiếu hoặc lưu hồ sơ, không dùng để chứng minh nơi cư trú hiện tại.
Chứng thực bản sao sổ hộ khẩu ở đâu?
Hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính được Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định, sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025). Sau khi chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp, bạn có hai nhóm nơi để làm.
1. UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu)
Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thuộc Chủ tịch UBND cấp xã, hoặc người được Chủ tịch ủy quyền, phân công. Bạn đến bộ phận một cửa của UBND xã, phường gần nhất. Không còn Phòng Tư pháp cấp huyện, nên đừng tìm theo cách cũ.
2. Phòng công chứng, Văn phòng công chứng
Công chứng viên cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Đây là lựa chọn tiện khi bạn cần làm ngoài giờ hành chính hoặc làm số lượng lớn. Nghị định 280/2025/NĐ-CP còn cho phép UBND cấp tỉnh chuyển giao toàn bộ hoặc một phần việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng ở những xã đã có tổ chức này hoạt động. Vì vậy, ở một số nơi bạn sẽ được hướng dẫn sang văn phòng công chứng.
Có phải về đúng nơi thường trú để chứng thực không?
Không. Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn có thể làm ở bất kỳ UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng nào thuận tiện.
Thủ tục và hồ sơ chứng thực
Hồ sơ rất đơn giản. Bạn cần mang theo:
- Bản chính sổ hộ khẩu (để đối chiếu);
- Bản chụp hoặc photo sổ hộ khẩu. Nếu bạn không mang bản photo, nhiều nơi photo tại chỗ có thu phí riêng;
- Căn cước hoặc giấy tờ tùy thân của người đi làm.
Bản chụp phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính. Nên mang bản chính còn nguyên vẹn, không rách nát, tẩy xóa, vì bản chính bị hư hỏng, mờ chữ có thể bị từ chối chứng thực.
- Bước 1: Chuẩn bị bản chính sổ hộ khẩu, bản photo và giấy tờ tùy thân.
- Bước 2: Nộp tại bộ phận tiếp nhận của UBND cấp xã hoặc quầy chứng thực của văn phòng công chứng.
- Bước 3: Người chứng thực đối chiếu bản chính với bản sao, ghi lời chứng, ký và đóng dấu.
- Bước 4: Nộp phí chứng thực và nhận bản sao. Trường hợp thông thường, bạn nhận ngay trong ngày.
Cảnh báo: Chỉ mang bản chính thật của chính mình hoặc của người thân đã được họ đồng ý. Dùng giấy tờ giả, tẩy xóa, sửa chữa để chứng thực là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ. Bạn không nên nhờ người lạ làm giấy tờ qua mạng.
Phí chứng thực bản sao
Mức thu theo Thông tư 226/2016/TT-BTC (UBND cấp xã) và Thông tư 257/2016/TT-BTC (tổ chức hành nghề công chứng) hiện như nhau:
| Nội dung | Mức thu |
|---|---|
| Trang thứ nhất và thứ hai | 2.000 đồng/trang |
| Từ trang thứ ba trở lên | 1.000 đồng/trang |
| Mức tối đa | 200.000 đồng/bản |
Trang để tính phí được tính theo trang của bản chính. Ví dụ: sổ hộ khẩu bạn có 6 trang đã ghi thông tin, phí là 2.000 + 2.000 + 4 × 1.000 = 8.000 đồng. Khoản này chưa gồm tiền photo hoặc các khoản dịch vụ khác nếu bạn chọn làm tại văn phòng công chứng tư nhân.
Dùng giấy tờ gì thay sổ hộ khẩu?
Thay vì tìm nơi công chứng sổ hộ khẩu, bạn nên chuẩn bị các giấy tờ sau, đang được các cơ quan chấp nhận phổ biến hơn.
Xác nhận thông tin về cư trú
Đây là giấy tờ do cơ quan đăng ký cư trú cấp, thay thế trực tiếp cho sổ hộ khẩu trong nhiều hồ sơ. Bạn nộp hồ sơ tại Công an cấp xã (không phụ thuộc nơi cư trú), hoặc làm trực tuyến trên VNeID với tài khoản định danh mức 2. Thủ tục không thu phí, thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc nếu thông tin có sẵn trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, và 03 ngày làm việc nếu cần xác minh. Giấy xác nhận có giá trị sử dụng 01 năm kể từ ngày cấp, trừ khi thông tin cư trú thay đổi và được cập nhật trong cơ sở dữ liệu.
Thẻ căn cước, VNeID và thông tin trong cơ sở dữ liệu
Cơ quan tiếp nhận có thể đọc thông tin từ mã QR, chip trên thẻ căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử để biết nơi thường trú. Bạn xem cách ghi thông tin giấy tờ tùy thân trong hồ sơ ở bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân. Nếu chưa có thẻ, bạn xem nơi làm căn cước hoặc tra thông tin tại tra cứu số thẻ căn cước online.
Đăng ký thường trú, tạm trú để thông tin cư trú đúng
Muốn có xác nhận cư trú chính xác, bạn phải đăng ký thường trú hoặc tạm trú đúng nơi ở thực tế. Không đăng ký tạm trú có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP (mức 500.000 – 1.000.000 đồng). Bạn có thể tham khảo cách đăng ký tạm trú online.
Các giấy tờ xác nhận khác trong hồ sơ
Nếu hồ sơ yêu cầu chứng thực các giấy tờ khác, bạn có thể tham khảo bài về chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu và mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Lưu ý: Nếu giấy tờ đã tích hợp trong VNeID và bạn xuất trình thông tin tương ứng, người thực hiện chứng thực hoặc giải quyết thủ tục không được yêu cầu bạn nộp bản chính hoặc bản sao các giấy tờ đó. Hãy cập nhật ứng dụng VNeID trước khi đi làm thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Sổ hộ khẩu giấy còn công chứng được không?
Pháp luật không cấm chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu giấy nếu bạn còn giữ và bản chính còn rõ ràng. Tuy nhiên, bản sao này không còn giá trị chứng minh nơi cư trú vì sổ hộ khẩu đã hết giá trị từ 01/01/2023. Bạn nên dùng xác nhận thông tin về cư trú.
Công chứng và chứng thực sổ hộ khẩu khác nhau thế nào?
Trong đời sống, mọi người thường gọi “công chứng” cho việc sao y bản chính. Về mặt pháp lý, việc xác nhận bản sao đúng với bản chính là “chứng thực bản sao từ bản chính”. Việc này do UBND cấp xã hoặc công chứng viên thực hiện. Công chứng hợp đồng, giao dịch là thủ tục khác.
Bản sao hộ khẩu chứng thực có thời hạn bao lâu?
Pháp luật không quy định thời hạn riêng cho bản sao chứng thực. Giá trị của bản sao phụ thuộc vào bản chính. Sổ hộ khẩu đã hết giá trị nên bản sao cũng không còn dùng được để chứng minh cư trú. Với các thủ tục hiện nay, bạn nên dùng giấy xác nhận thông tin về cư trú còn hạn.
Có chứng thực sổ hộ khẩu ở xã khác nơi thường trú được không?
Được. Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn chỉ cần mang bản chính và giấy tờ tùy thân.
Xin giấy xác nhận cư trú ở đâu và mất bao nhiêu tiền?
Bạn nộp tại Công an cấp xã hoặc làm trực tuyến qua VNeID, Cổng dịch vụ công. Thủ tục không thu phí và lệ phí. Giấy xác nhận có giá trị 01 năm kể từ ngày cấp nếu thông tin cư trú không thay đổi.
Tóm lại, bạn có thể chứng thực bản sao sổ hộ khẩu tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, nhưng sổ hộ khẩu giấy không còn giá trị để chứng minh nơi cư trú. Với hầu hết thủ tục hiện nay, bạn nên dùng thẻ căn cước, VNeID hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Căn cứ pháp lý
- Luật Cư trú 2020 (khoản 3 Điều 38 về giá trị của sổ hộ khẩu, sổ tạm trú).
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; được sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).
- Thông tư 226/2016/TT-BTC và Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về phí chứng thực, phí công chứng.
- Luật Công chứng 2024.
- Nghị định 282/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự (mức phạt không đăng ký tạm trú).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
