Thứ bạn thường gọi là “công chứng giấy khai sinh” thực chất là chứng thực bản sao từ bản chính. Phí hiện hành là 2.000 đồng/trang đối với trang thứ nhất và thứ hai, từ trang thứ ba thu 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản. Giấy khai sinh thường chỉ có một trang nên mỗi bản sao chứng thực chỉ tốn khoảng 2.000 đồng.
Tóm tắt nhanh
- Giấy khai sinh được chứng thực bản sao, không phải “công chứng” theo nghĩa công chứng hợp đồng.
- Phí chứng thực: 2.000 đồng/trang (trang 1–2), 1.000 đồng/trang từ trang 3, tối đa 200.000 đồng/bản; tính theo số trang của bản chính.
- Làm tại UBND xã, phường, đặc khu hoặc Phòng/Văn phòng công chứng. Từ 01/11/2025, không bị giới hạn theo nơi cư trú.
- Xin bản sao từ sổ hộ tịch (trích lục): 8.000 đồng/bản, có thể nộp trực tuyến.
- Công chứng bản dịch giấy khai sinh sang tiếng nước ngoài tính phí riêng, 10.000 đồng/trang bản dịch thứ nhất, chưa gồm tiền dịch.
Công chứng giấy khai sinh hay chứng thực bản sao?
Trong đời sống, nhiều người gọi chung việc đóng dấu xác nhận bản photo là “công chứng” hay “sao y”. Về pháp lý, hai việc này khác nhau:
- Công chứng áp dụng cho hợp đồng, giao dịch, bản dịch, di chúc… do công chứng viên thực hiện.
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc người có thẩm quyền đối chiếu bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính. Giấy khai sinh thuộc nhóm này.
Bạn chỉ được chứng thực từ bản chính. Bản sao đã chứng thực trước đó, hoặc bản photo thông thường, không thể dùng để chứng thực tiếp. Nếu bạn đã mất bản chính, hãy xin cấp bản sao từ sổ hộ tịch (xem mục trích lục bên dưới).
Chứng thực giấy khai sinh bao nhiêu tiền?
Mức thu theo Thông tư 226/2016/TT-BTC (cho UBND cấp xã) và Thông tư 257/2016/TT-BTC (cho tổ chức hành nghề công chứng) như sau:
| Nội dung | Mức thu |
|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính – trang thứ nhất, thứ hai | 2.000 đồng/trang |
| Chứng thực bản sao từ bản chính – từ trang thứ ba | 1.000 đồng/trang |
| Mức tối đa cho một bản | 200.000 đồng |
| Chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp |
Số trang được tính theo bản chính, không tính theo số bản photo.
Ví dụ: chị Lan cần 3 bản sao giấy khai sinh của con để nộp hồ sơ nhập học. Giấy khai sinh có 1 trang nên mỗi bản chứng thực là 2.000 đồng, tổng cộng 6.000 đồng. Chị chỉ phải trả thêm tiền photo nếu nhờ cơ quan photo giúp.
Lưu ý: Đây là mức phí do Nhà nước quy định. Nơi thu phí phải niêm yết công khai và cấp biên lai. Nếu bạn bị thu cao hơn, hãy hỏi lại căn cứ thu hoặc phản ánh với cơ quan quản lý của nơi đó.
Công chứng giấy khai sinh ở đâu?
Bạn có hai nhóm nơi để chứng thực bản sao giấy khai sinh:
1. Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu
Từ 01/07/2025, nước ta thực hiện chính quyền địa phương hai cấp và không còn cấp huyện, nên Phòng Tư pháp cấp huyện không còn là nơi chứng thực. Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025), thẩm quyền chứng thực thuộc Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu. Người được Chủ tịch ủy quyền hoặc phân công cũng có thể thực hiện. Thực tế bạn thường làm tại bộ phận Một cửa hoặc Tư pháp – Hộ tịch của UBND cấp xã.
2. Phòng công chứng, Văn phòng công chứng
Công chứng viên cũng chứng thực bản sao từ bản chính. Bạn nên chọn nơi này khi cần làm ngoài giờ hành chính hoặc cần làm kèm các giấy tờ khác. Mức phí theo quy định nhà nước vẫn là 2.000 đồng/trang.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã bổ sung nhiều trường hợp chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn không cần quay về xã, phường nơi đăng ký thường trú để làm. Cụ thể từng loại việc, bạn nên hỏi trước tại nơi định làm.
Hồ sơ và các bước thực hiện
Giấy tờ cần mang theo:
- Bản chính giấy khai sinh (còn nguyên vẹn, không tẩy xóa, không rách nát).
- Bản photo cần chứng thực (nhiều nơi sẽ photo giúp, bạn tự trả tiền photo).
- Căn cước hoặc giấy tờ tùy thân của người đi làm (không bắt buộc phải là chủ giấy khai sinh).
- Bước 1: Mang bản chính và bản photo đến UBND cấp xã hoặc tổ chức công chứng.
- Bước 2: Người thực hiện đối chiếu bản chính với bản photo. Họ kiểm tra bản chính còn nguyên vẹn và hợp lệ.
- Bước 3: Bạn nộp phí và nhận biên lai.
- Bước 4: Nhận bản sao đã có lời chứng, chữ ký và dấu. Thời gian thường trong ngày, hoặc lâu hơn nếu có nhiều bản.
Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, nếu bạn xuất trình thông tin giấy tờ tích hợp trên VNeID thì cơ quan chứng thực không được đòi thêm bản chính hay bản sao của chính giấy tờ đó. Bạn có thể làm căn cước điện tử để thuận tiện hơn, xem thêm bài hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước công dân online.
Bản sao trích lục giấy khai sinh: phí và cách xin
Nếu mất bản chính, hoặc cần bản có giá trị như bản chính mà không muốn chứng thực, bạn xin bản sao trích lục hộ tịch từ sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch.
- Phí: 8.000 đồng/bản sao trích lục theo Thông tư 281/2016/TT-BTC. Người có công, hộ nghèo và người khuyết tật được miễn.
- Thời hạn: thường trong ngày làm việc. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.
- Cách nộp: trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia và ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).
Điểm khác nhau cần nhớ: chứng thực là xác nhận bản photo đúng với bản chính bạn đang có. Trích lục là cơ quan hộ tịch cấp bản sao mới từ sổ gốc, nên làm được cả khi bạn mất bản chính.
Công chứng bản dịch giấy khai sinh
Khi dùng giấy khai sinh ở nước ngoài, bạn cần bản dịch sang ngôn ngữ phù hợp và được công chứng. Phí công chứng bản dịch theo Thông tư 257/2016/TT-BTC là 10.000 đồng/trang với bản dịch thứ nhất. Khoản này chưa gồm tiền dịch thuật, vì tiền dịch do bên dịch và người yêu cầu thỏa thuận. Tùy nước tiếp nhận, bạn có thể phải làm thêm hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thủ tục tương đương. Hãy hỏi cơ quan nước ngoài trước khi làm.
Từ 01/11/2025, UBND cấp xã cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch.
Những lưu ý để không bị từ chối
Cảnh báo: Không tự sửa, tẩy xóa hoặc làm giả giấy khai sinh để được chứng thực. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc chịu trách nhiệm hình sự tùy mức độ. Nếu giấy khai sinh sai thông tin, hãy làm thủ tục điều chỉnh tại cơ quan hộ tịch.
- Bản chính bị rách, mờ, có dấu hiệu tẩy xóa thì có thể bị từ chối chứng thực. Khi đó bạn nên xin trích lục mới.
- Chứng thực chỉ xác nhận bản sao đúng với bản chính, không xác nhận nội dung giấy khai sinh có đúng sự thật hay không.
- Bản sao chứng thực có giá trị sử dụng không phụ thuộc thời gian. Tuy vậy, một số nơi yêu cầu bản được chứng thực trong vòng 3 hoặc 6 tháng. Bạn nên hỏi trước.
- Giấy tờ tương tự cũng chứng thực theo cách này, ví dụ khi bạn làm hồ sơ xin việc hoặc lý lịch, xem thêm chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu và mẫu sơ yếu lý lịch có chứng thực.
- Trường hợp cần xác nhận nhân thân thay vì bản sao, bạn tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.
- Nếu hồ sơ ly hôn cần bản sao giấy khai sinh của con, bạn xem thêm thủ tục ly hôn cần giấy tờ gì.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025) sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định phí chứng thực.
- Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định phí công chứng, phí chứng thực.
- Thông tư 281/2016/TT-BTC về phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch.
- Luật Hộ tịch 2014; Luật Công chứng 2024.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng giấy khai sinh bao nhiêu tiền một bản?
Giấy khai sinh thường có 1 trang nên phí chứng thực là 2.000 đồng/bản. Nếu giấy tờ nhiều trang, trang thứ ba trở đi thu 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản. Bạn trả thêm tiền photo nếu nhờ cơ quan photo giúp.
Bản sao giấy khai sinh đã có công chứng có chứng thực tiếp được không?
Không. Pháp luật chỉ cho chứng thực từ bản chính, không chứng thực từ bản sao đã chứng thực hay bản photo. Nếu mất bản chính, bạn xin bản sao trích lục từ sổ hộ tịch với phí 8.000 đồng/bản.
Có phải về xã, phường nơi thường trú mới chứng thực được không?
Không. Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao không bị giới hạn theo nơi cư trú. Bạn có thể làm tại UBND cấp xã hoặc tổ chức công chứng thuận tiện nhất.
Người khác đi chứng thực giúp được không?
Được. Việc chứng thực bản sao từ bản chính không cần chính chủ có mặt. Người đi làm chỉ cần mang bản chính và giấy tờ tùy thân của mình.
Chứng thực bản sao khác trích lục khai sinh thế nào?
Chứng thực là xác nhận bản photo giống bản chính bạn đang có. Trích lục là bản sao do cơ quan hộ tịch cấp từ sổ gốc, dùng khi mất bản chính hoặc cần bản mới.
Tóm lại, “công chứng giấy khai sinh” là chứng thực bản sao từ bản chính, với phí chỉ 2.000 đồng/trang. Bạn làm tại UBND cấp xã hoặc tổ chức công chứng. Nếu mất bản chính, hãy xin bản sao trích lục với phí 8.000 đồng/bản, và nên hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ về yêu cầu cụ thể trước khi đi làm.
