Biên bản xác nhận hiện trạng nhà ở liền kề: mẫu & cách viết

Biên bản xác nhận hiện trạng nhà ở liền kề là văn bản ghi lại tình trạng thực tế của ngôi nhà bên cạnh (tường, trần, nền, nứt, thấm…) trước khi bạn khởi công xây dựng. Hai bên cùng ký, kèm ảnh và bản vẽ, để làm căn cứ đối chiếu nếu sau này nhà hàng xóm bị nứt, lún hoặc hư hỏng. Bài viết có sẵn mẫu đầy đủ để bạn sao chép.

Vì sao cần biên bản xác nhận hiện trạng nhà liền kề?

Đào móng, ép cọc, đập phá hay đổ bê tông đều có thể gây rung chấn, lún nứt cho nhà bên cạnh. Nếu không có tài liệu ghi lại tình trạng ban đầu, hai bên rất dễ cãi nhau: hàng xóm nói vết nứt do bạn xây, bạn nói vết nứt có từ trước.

Biên bản hiện trạng giải quyết đúng vấn đề này. Nó mang lại lợi ích cho cả hai phía:

• Với chủ nhà đang xây: chứng minh tình trạng nhà bên cạnh từ trước khi thi công, tránh bị đòi bồi thường cho những hư hỏng cũ.
• Với hàng xóm: có căn cứ rõ ràng để yêu cầu sửa chữa hoặc bồi thường nếu hư hỏng phát sinh do thi công.

Ví dụ: Anh A xây nhà 4 tầng trên phố, nhà bà B bên cạnh có một vết nứt chạy dọc tường chung. Trước khi ép cọc, hai bên lập biên bản, chụp ảnh vết nứt, đo chiều dài và độ rộng. Sau khi xây xong, vết nứt dài thêm 30 cm; hai bên đối chiếu biên bản và thỏa thuận mức sửa chữa phần phát sinh, không phải ra tòa.

Quy định hiện hành về ghi nhận hiện trạng công trình liền kề

Pháp luật xây dựng yêu cầu chủ đầu tư và nhà thầu phải kiểm tra, khảo sát hiện trạng các công trình lân cận thuộc phạm vi ảnh hưởng để có biện pháp bảo đảm an toàn khi thi công. Chủ sở hữu hoặc người sử dụng công trình liền kề có trách nhiệm phối hợp để việc ghi nhận hiện trạng diễn ra thuận lợi.

Từ ngày 01/07/2026, việc cấp giấy phép xây dựng thực hiện theo Nghị định 217/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Xây dựng. Điều kiện cấp phép bao gồm bảo đảm an toàn cho công trình lân cận. Với nhà ở riêng lẻ có công trình liền kề, hồ sơ cấp phép cần có bản cam kết bảo đảm an toàn đối với công trình liền kề; trường hợp sửa chữa, cải tạo thì phải có ảnh chụp hiện trạng công trình và công trình lân cận trước khi sửa.

Về trách nhiệm dân sự, Bộ luật Dân sự 2015 quy định chủ sở hữu bất động sản phải tôn trọng quy tắc xây dựng, ranh giới, mốc giới và bồi thường thiệt hại nếu gây hư hỏng cho tài sản của người khác. Ngoài ra, hành vi thi công gây lún, nứt, hư hỏng công trình lân cận mà không thỏa thuận bồi thường có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng.

Một số địa phương có hướng dẫn chi tiết hơn. Chẳng hạn, tại Hà Nội, theo quy định áp dụng từ ngày 8/11/2025, hồ sơ khảo sát hiện trạng công trình liền kề có thể gồm ảnh chụp, đo vẽ, sơ đồ và biên bản có xác nhận của chủ sở hữu (hoặc người được ủy quyền) cùng đại diện chính quyền địa phương. Bạn nên hỏi UBND cấp xã nơi xây nhà xem có quy định riêng nào không.

Mẫu biên bản xác nhận hiện trạng nhà ở liền kề

Mẫu bản thỏa thuận xây nhà với hàng xóm

Ngoài biên bản hiện trạng, nhiều gia đình lập thêm bản thỏa thuận để chốt các vấn đề phát sinh: giờ thi công, vận chuyển vật liệu, tường chung, bồi thường. Bạn có thể dùng mẫu sau.

Hướng dẫn điền và các nội dung nên có

Thông tin các bên

Ghi đúng họ tên, năm sinh, địa chỉ và số định danh cá nhân trên thẻ căn cước (hoặc CCCD còn hiệu lực). Cách ghi giấy tờ tùy thân bạn có thể tham khảo thêm trong bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.

Phần mô tả hiện trạng

• Mô tả theo từng hạng mục: tường, trần, sàn, mái, cửa, hệ thống điện nước.
• Với vết nứt: ghi vị trí, chiều dài, bề rộng, đánh dấu ngày đo; có thể dán mốc thạch cao hoặc đánh dấu bút để theo dõi.
• Chụp ảnh có tham chiếu (thước đo bên cạnh vết nứt), ghi ngày giờ, đánh số và liệt kê trong phụ lục.
• Quay video đi qua từng phòng, từng tầng nhà liền kề, có sự đồng ý của chủ nhà.

Chữ ký và đóng dấu

Mỗi trang nên có chữ ký nháy của các bên. Nếu biên bản nhiều trang, bạn có thể đóng dấu giáp lai đối với đơn vị thi công có con dấu; xem hướng dẫn tại bài cách đóng dấu giáp lai.

Có cần công chứng, chứng thực không?

Pháp luật không bắt buộc công chứng biên bản hiện trạng. Tuy nhiên, để tăng giá trị chứng cứ, bạn có thể nhờ người chứng kiến là cán bộ tổ dân phố, thôn hoặc đề nghị UBND cấp xã chứng thực chữ ký. Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025), việc chứng thực bản sao, chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú; xem thêm nơi chứng thực giấy tờ theo quy định hiện hành.

Các bước thực hiện trên thực tế

1. Bước 1: Thông báo cho hàng xóm về quy mô, thời gian xây dựng và biện pháp bảo đảm an toàn; hẹn ngày giờ kiểm tra hiện trạng.
2. Bước 2: Mời người chứng kiến (tổ dân phố/thôn, đại diện UBND cấp xã) và đại diện đơn vị thi công cùng tham gia.
3. Bước 3: Kiểm tra từng hạng mục, chụp ảnh, quay video, đo đạc và ghi vào biên bản.
4. Bước 4: Các bên đọc lại, ký từng trang; lập đủ bản, mỗi bên giữ 01 bản gốc cùng bộ ảnh.
5. Bước 5: Lập bản cam kết bảo đảm an toàn công trình liền kề để nộp cùng hồ sơ xin giấy phép xây dựng (nếu thuộc diện phải xin phép).
6. Bước 6: Trong khi thi công, tiếp tục theo dõi vết nứt, lập biên bản bổ sung khi có phát sinh; khi hoàn thành, kiểm tra lại và lập biên bản nghiệm thu hiện trạng.

Hàng xóm không đồng ý ký thì sao?

Không phải hộ nào cũng hợp tác. Khi đó bạn không nên tự ý lập biên bản một mình rồi coi là xong. Cách xử lý hợp lý:

• Gửi thông báo bằng văn bản, lưu bằng chứng đã gửi (có người nhận, hoặc có xác nhận của tổ dân phố).
• Nhờ tổ dân phố/thôn hoặc UBND cấp xã hòa giải, mời đến chứng kiến.
• Nếu vẫn không đồng ý, thực hiện khảo sát phần nhìn thấy từ bên ngoài (mặt ngoài tường, mái, sân), có người chứng kiến của UBND cấp xã và tổ dân phố/thôn, lập biên bản kèm ảnh làm cơ sở giải quyết nếu phát sinh tranh chấp. Đây cũng là cách một số địa phương đã quy định cụ thể.

Nếu gây lún, nứt hoặc hư hỏng công trình lân cận, chủ đầu tư còn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực xây dựng, bên cạnh trách nhiệm bồi thường dân sự. Trường hợp thiệt hại nghiêm trọng, tranh chấp có thể được giải quyết tại Tòa án nhân dân khu vực nơi có nhà bị hư hỏng.

Với các thỏa thuận bồi thường bằng tiền hoặc ghi nhận nghĩa vụ, bạn có thể tham khảo cách trình bày văn bản viết tay tại bài mẫu giấy ghi nợ viết tay. Văn phong chung của biên bản cần ngắn gọn, khách quan, tương tự phong cách ngôn ngữ hành chính, xem phong cách ngôn ngữ hành chính là gì.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản xác nhận hiện trạng nhà ở liền kề và bản thỏa thuận với hàng xóm là hai văn bản đơn giản nhưng giúp bạn xây nhà êm thấm hơn. Hãy lập trước khi khởi công, ghi rõ, có ảnh và chữ ký đầy đủ, rồi lưu giữ cẩn thận cho đến khi hoàn thành công trình.