Hiện nay, hầu như văn bản nào cũng cần phải đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính xác thực của văn bản đó. Ngoài ra, việc đóng dấu giáp lai còn tăng giá trị pháp lý cho giấy tờ, giúp cho việc thực hiện thủ tục được đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn. Vậy theo quy định hiện hành, văn bản nào cần đóng dấu giáp lai? Hướng dẫn đóng dấu giáp lai đúng quy định mới nhất 2023? Cách đóng dấu giáp lai nhanh chóng? Các lưu ý khi đóng dấu là gì? Mời bạn đọc tham khảo bài viết sau đây của Luật sư X để được làm rõ những vấn đề này nhé.
Căn cứ pháp lý
Đóng dấu giáp lai là gì?
Kế toán có thể hiểu dễ dàng như sau, khi sử dụng con dấu của công ty đóng dấu lên trên phần lề bên trái hoặc đóng lên phần lề bên phải của hợp đồng hoặc 1 tập tài liệu nào đó. Kế toán cần phải đảm bảo hình tròn của con dấu khi đóng lên tập tài liệu đều phải xếp chồng lên nhau.
Việc sử dụng dấu giáp lai sẽ thể hiện được vị trí pháp lý. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện được giá trị pháp lý của các văn bản quan trọng của cơ quan, công ty.
Một số loại văn bản cần đóng dấu giáp lai
Một số những loại văn bản cần phải đóng dấu giáp lai. Bao gồm:
- Hợp đồng kinh doanh có nhiều trang
- Quyết định về việc ấn định Thuế doanh nghiệp
- Thông báo về việc tiến hành giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo.
- Biên bản làm việc của công ty
- Quyết định thanh tra và quyết định kiểm tra của doanh nghiệp
- Quyết định về việc xử phạt hành chính đối với các vi phạm
- Thông báo về việc phạt nộp chậm các vấn đề liên quan đến Thuế của doanh nghiệp
- Kết luận về việc xác minh đơn tố cáo của doanh nghiệp
- Biên bản hợp của công ty
- Thanh lý hợp đồng của công ty
- Biên bản làm việc của doanh nghiệp.
Những tài liệu này doanh nghiệp đều phải đóng dấu giáp lai theo quy định.
Tại sao cần đóng dấu giáp lai hợp đồng nhiều trang?
Việc kế toán viên khi đóng dấu giáp lai, cần phải đảm bảo dấu có tất cả trên các trang và nó được xếp chồng lên nhau. Bởi vì:
- Đảm bảo được tất cả các trang trong tệp hợp đồng đó đều có tính chân thực.
- Tránh việc có kẻ xấu sẽ có ý định thay đổi, đánh tráo nội dung ở trong hợp đồng nhiều trang đó.
- Khi đóng dấu giáp lai là đã được thực hiện đúng với quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng và các cơ quan quản lý ngành đó.
Hiện nay, đối với các hồ sơ thầu thường sẽ được sử dụng dấu giáp lai nhiều hơn. Bởi xét về mặt bằng chung, các hồ sơ khi tham gia gói thầu thường sẽ có nhiều tài liệu trùng nhau. Hơn nữa, các bộ hồ sơ thầu cần phải đảm bảo được sự giống nhau hoàn toàn tuyệt đối về cả nội dung của hồ sơ và về cả hình thức thể hiện.
Hướng dẫn đóng dấu giáp lai đúng quy định
Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:
– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
– Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Hướng dẫn đóng dấu chữ ký đúng quy định
Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau:
– Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Cách đóng dấu giáp lai nhanh
- Khi đóng dấu giáp lai, thường dấu giáp lai sẽ có hình tròn, hình vuông hoặc có hình bầu dục..Dấu giáp lai cần phải đảm bảo được đóng lên toàn bộ những trang văn bản trong bản hợp đồng nhiều trang đó. Đảm bảo các dấu trên các trang văn bản được xếp chồnhg lên nhau.
- Khi đóng dấu, kế toán viên cần phải sắp xếp lại toàn bộ những trang trong hợp đồng đó. Hãy sắp xếp các trang theo hình dẻ quạt. Sau đó đóng dấu giáp lai lên trên mép trái hoặc trên mép phải của bản hợp đồng đó. Để đảo bảo trang nào trong hợp đồng cũng được đóng dấu đỏ. Từ đó, việc đóng dấu giáp lai trở nên nhanh chóng hơn.
Trường hợp những hợp đồng có quá nhiều trang và không thể đóng dấu giáp lai. Trong trường hợp này, kế toán viên có thể chia ra thành nhiều lần đóng dấu giáp lai hợp đồng. Cứ liên tiếp đóng dấu lên trên các trang văn bản cho đến khi hết hợp đồng. Lưu ý, khi kế toán viên sử dụng biện pháp này cần phải đảm bảo rằng khi các trang ghép lại với nhau phải thành hình con dấu của doanh nghiệp.
Các lưu ý khi đóng dấu
Đối với các văn bản giấy
Đối với các văn bản giấy, việc đóng dấu chuẩn trên văn bản là rất cần thiết, dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu sau:
- Đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy định
- Đóng đúng chiều.
- Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Đối với đóng dấu chữ ký: Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Đối với dấu treo: Dấu treo thường được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Con dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Đối với dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Dấu giáp lai được đóng ở giữa mép phải trùm lên một phần các giấy tờ là cách đóng dấu chuẩn trên các loại văn bản
Đối với các văn bản điện tử
Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng dưới dạng .png nền trong, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái.
Dấu trên văn bản kèm văn bản chính thức được thể hiện:
- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.
- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, phải ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo (nhưng không hiển thị hình ảnh) tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Sản xuất, buôn bán hàng giả bị xử lý như thế nào?
- Hành vi sản xuất thuốc trị Covid-19 giả bị xử lý theo quy định như thế nào?
- Không niêm yết giá thuốc bị xử lý như thế nào theo quy định pháp luật?
Thông tin liên hệ Luật sư X
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về “Cách đóng dấu giáp lai nhanh”. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến xác nhận tình trạng độc thân, giải thể công ty, tạm dừng công ty, mẫu tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh hay dịch vụ đăng ký bảo hộ logo công ty, đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, …. của Luật sư X, hãy liên hệ: 0833102102. Hoặc qua các kênh sau:
- Facebook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định, một bộ hợp đồng có thể có 2 con dấu giáp lai, một dấu in thiếu trang cuối và một dấu in toàn bộ hợp đồng thì đó vẫn phù hợp theo quy định của pháp luật, bởi khi so sánh và ráp lại dấu in thì vẫn đầy đủ thông tin cần thiết của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần chắc chắn rằng thông tin, tính xác thực và khách quan của trang cuối hợp đồng để tránh trường hợp 1 bên tự thay đổi nội dung hoặc làm giá hợp đồng.
Việc đóng dấu treo được quy định như sau:
“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo.”
Việc đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ. Đóng dấu treo được coi như một quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu. Trong trường hợp doanh nghiệp xác minh hay sửa đổi những điều mới trong nội quy hay trong trường hợp để đóng dấu thì có thể dùng dấu treo để xác nhận lại những thay đổi.
Chứng thực văn bản: Một văn bản được công nhận phải có chữ ký của người có chức sắc cao nhất, nhưng nếu có con dấu thì mọi chuyện sẽ đơn giản, nhanh chóng hơn mà vẫn đúng theo quy trình, thủ tục của pháp luật. Giúp cơ quan, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và giám sát những giấy tờ hay thủ tục.
Tạo sự uy tín: Văn bản có đóng dấu của doanh nghiệp hay của cá nhân sẽ đem lại hiệu quả rất cao, chứng minh được đó là giấy tờ thật và chính xác, nhờ vậy công việc sẽ được thực hiện đơn giản và hiệu quả hơn. Các văn bản khi có dấu sẽ tăng được độ uy tín nhờ vậy công việc sẽ đơn giản và hiệu quả hơn
