Xin chào Luật sư. Sau khi tìm hiểu sơ qua về các văn bản pháp luật, tôi thấy có hứng thú với các loại văn bản hành chính. Cụ thể hơn, tôi muốn được tìm hiểu về cách soạn thảo văn bản hành chính. Vì thế, tôi muốn hỏi Luật sư về các lỗi sai thường gặp trong văn bản hành chính. Rất mong được luật sư giải đáp thắc mắc. Tôi xin cảm ơn!
Cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư X. Với thắc mắc này, chúng tôi xin được đưa ra quan điểm tư vấn như sau:
Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Căn cứ pháp lý
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành.
Đặc điểm văn bản hành chính
Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội.
Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội.
Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống và từ dưới lên; theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền.
Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ. Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc và logic thể hiện đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn bản và đối tượng tiếp nhận văn bản.
Phân loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước.
Văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức.
Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả… các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao
dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân… Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt.
Các lỗi sai thường gặp trong văn bản hành chính
Sai về nội dung và thẩm quyền ban hành
Nội dung trong văn bản quy định lại những nội dung đã được các VBQPPL cấp trên quy định.
Viện dẫn căn cứ pháp lý thiếu hoặc văn bản đã hết hiệu lực.
Sai về hiệu lực văn bản: Cơ quan chủ trì soạn thảo không dự kiến cụ thể ngày có hiệu lực trong dự thảo văn bản.
Sai về lỗi đánh máy, lỗi chính tả
Trong văn bản thường mắc lỗi như viết hoa không đúng quy tắc trong văn bản hành chính;
Sai về diễn đạt câu, sử dụng dấu chấm câu; Có những đoạn dài dằng dặc không có dấu ngắt câu;
Sai quy tắc đánh máy; Ví dụ như dấu câu không được gõ vào sát ký tự cuối của từ đứng trước nó.
Sai trong kỹ thuật trình bày khổ giấy và định lề trang văn bản
Khắc phục bằng cách định dạng lại trang văn bản:
Chọn Page Layout -> Margins -> Custom Margins -> Paper trong mục Paper size chọn A4 -> Default
Sai về trình bày thể thức
Đối với trình bày Quốc hiệu và Tiêu ngữ
Thường mắc lỗi sai như: Cỡ chữ bằng nhau; hoặc không trình bày cách nhau dòng đơn mà thường trình bày theo định dạng của toàn bộ văn bản; dùng lệnh Underline (U) để trình bày đường kẻ ngang dưới tiêu ngữ.
Đối với trình bày Số, ký hiệu văn bản: thường quên dấu hai chấm (:) sau từ “Số”
Khắc phục như sau: Từ “Số” trình bày cỡ chữ 13, sau “Số” có dấu hai chấm (:)
Đối với trình bày nội dung văn bản
Lỗi sai trong trình bày phần căn cứ ban hành:
Thường gặp là không ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản, hoặc ghi không đúng thứ tự xuất hiện trong căn cứ ban hành (ghi ngày tháng năm ban hành trước cơ quan ban hành).
Sửa lại như sau: Căn cứ ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ các thành phần sau: tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Lưu ý: Trước đây theo Thông tư số: 01/2011/NĐ-CP thì kết thúc bằng dấu phẩy (,).
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Các lỗi sai thường gặp trong văn bản hành chính“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn về các vấn đề liên quan đến công văn xin tạm ngừng kinh doanh; tạm ngừng doanh nghiệp; thành lập công ty; bảo hộ logo thương hiệu…. của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102.
Hoặc qua các kênh sau:
- Facebook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Có thể bạn quan tâm
- Thể thức văn bản hành chính mới nhất 2019
- Thông tư là văn bản có chức năng nào?
- Thông báo lịch họp định kỳ
- Có mấy loại văn bản liên tịch?
Câu hỏi thường gặp
Văn bản không có tên gọi: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
Cách trình bày đúng như sau: chỉ được trình bày ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
Cần lưu ý cách trình bày cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, chẳng hạn: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14.
Đối với việc viết hoa:
+ Viết hoa vì phép đặt câu
+ Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người
+ Viết hoa tên địa lý
+ Viết hoa tên cơ quan tổ chức (Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức).
+ Viết hoa trong các trường hợp khác: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt
