Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu hay không?

Hiện nay, một số trường hợp luật bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Vậy hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Luật sư X để biết thêm thông tin về việc chuyển đổi hóa đơn nhé!

Căn cứ pháp lý

Thông tư 78/2021/TT-BTC

Yêu cầu nội dung với hóa đơn chuyển đổi

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo sự trùng khớp nội dung so với hóa đơn điện tử được chuyển đổi. Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cũng cần đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung như một hóa đơn điện tử thông thường.
Cụ thể, một hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thông thường sẽ phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của hai bên bán và mua.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
Với các trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không cần đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung theo quy định, sẽ được hướng dẫn bởi Bộ Tài chính.

Các trường hợp được sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

Tùy theo mục đích sử dụng của người lập hoá đơn mà người lập hoá đơn có thể chuyển đổi từ dạng thức hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy theo quy định của pháp luật.

Bên bán hàng hoá có quyền chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá với cơ quan quản lý nhà nước. Trường hợp thứ 2 bên bán và bên mua được phép chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy nhằm phục vụ mục đích lưu trữ giấy tờ kế toán theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toán.

Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Điều kiện để chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Có thể chuyển đổi hoá đơn số sang hoá đơn giấy, người lập hoá đơn cần đáp ứng các điều kiện sau:

Hoá đơn giấy phải thể hiện đầy đủ nội dung thông tin được ghi nhận trên hoá đơn điện tử. Điều này đòi hỏi người xuất hoá đơn cần in đầy đủ nội dung hoá đơn ra cùng một mặt giấy khi tiến hành chuyển đổi.

Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người tiến hành chuyển đổi hoá đơn.

Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; trên hoá đơn chuyển đổi cần ghi rõ hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Giá trị pháp lý của hoá đơn chuyển đổi: Hoá đơn chuyển đổi nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyển đổi như trên thì có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn điện tử.

Quy trình thực hiện chuyển đổi

Bước 1: Từ file điện tử của hoá đơn điện tử do bên bán xuất khi bán hàng, bên bán hoặc bên mua có nhu cầu chuyển đổi tiến hành lưu trữ file điện tử của hoá đơn được thể hiện dưới dạng file pdf về máy tính.

Bước 2: Bên bán hoặc bên mua tiến hành in hoá đơn giấy từ hoá đơn định dạng. pdf

Bước 3: Tiến hành ký tên và ghi rõ họ tên của chủ thể thực hiện quá trình chuyển đổi.

Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy là hóa đơn được lập theo quy định của pháp luật về thuế và phát hành sử dụng hóa đơn trong cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa. Hóa đơn giấy sẽ thể hiện đầy đủ thông tin của chủ thể lập hóa đơn bao gồm tên, mã số thuế, thông tin liên quan đến cung ứng dịch vụ, mua bán hàng hóa, chữ ký, con dấu của bên bán và bên mua( nếu có).

Những điểm khác biệt ở hóa đơn chuyển đổi so với hóa đơn giấy:

Đầu tiên về Mẫu: Số liên của hóa đơn điện tử sẽ là 0. Trong khi số liên ở hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9.

Số seri: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có ký hiệu dạng HM/17E. Số seri trên hóa đơn giấy đặt in có ký hiệu cuối cùng là P, đối với hóa đơn giấy tự in thì có ký hiệu cuối cùng là T.

Chữ ký: Hóa đơn giấy sẽ có chữ ký trực tiếp bằng tay của người lập hóa đơn.

Riêng đối với hóa đơn chuyển đổi sẽ có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và trên hóa đơn sẽ có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

Hình thức: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có ký hiệu thể hiện rõ đó là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và có đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Ngược lại, hóa đơn giấy sẽ do chủ thể lập hóa đơn tự điền thông tin tương ứng với từng lần lập hóa đơn dựa trên khuôn mẫu của hóa đơn đặt in hoặc khuôn mẫu hóa đơn đăng ký do mình tự phát hành.

Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoại trừ doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đáp ứng 02 điều kiện như trên thì tất cả doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh còn lại phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, gồm:

(1) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

(2) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.

(4) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

(5) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

Từ ngày 01/7/2022, những đối tượng trên phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Từ ngày 21/11/2021, Bộ Tài chính đã công bố triển khai và chính thức sử dụng hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh thành phố giai đoạn 1, gồm Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ (những địa phương này triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trước).

Mời bạn xem thêm:

Thông tin liên hệ Luật sư X

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về “Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?″. Nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo mẫu đơn xin tạm ngừng kinh doanh; thủ tục giải thể công ty cổ phần; cách tra số mã số thuế cá nhân; hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội; đăng ký bảo hộ thương hiệu; hoặc muốn sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh, xác nhận tình trạng hôn nhân Đồng Nai, đơn xin trích lục quyết định ly hôn, thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

Liên hệ hotline: 0833.102.102.

Facebook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp

Mức phạt vi phạm quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Đối với cơ sở kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mà bị phát hiện có thể bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
– Phạt tiền từ 02 – 05 triệu đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
– Phạt tiền từ 05 – 08 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
+ Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
– Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
+ Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
Ngoài việc bị phạt tiền người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, đó là buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Lưu ý: Chỉ áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với hành vi sau:
– Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
– Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy khác nhau gì?

Hóa đơn giấy là loại hóa đơn được cơ quan thuế đặt in hoặc do doanh nghiệp tự in (nếu đáp ứng đủ điều kiện được tự in hóa đơn) để sử dụng, bao gồm các trường thông tin được liệt kê sẵn, doanh nghiệp sẽ điền đầy đủ thông tin trên hóa đơn này khi phát sinh giao dịch bán hàng. Vậy so với hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử chuyển đổi có điểm gì khác:
– Thứ nhất: Ký hiệu trên hóa đơn: Nếu số seri trên hóa đơn giấy là VC/15P thì trên hóa đơn chuyển là VC/15E
– Thứ hai: Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký trên hóa đơn giấy sử dụng chữ viết tay, trong khi hóa đơn điện tử dùng chữ ký số.
– Thứ ba: Liên hóa đơn: Hóa đơn giấy có liên 2, liên 3 và nội dung trên các liên phải giống hệt nhau. Hóa đơn điện tử không có liên.
– Thứ tư: Hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật