Khi mất giấy khai sinh, bạn chưa chắc phải “đăng ký lại”. Nếu dữ liệu khai sinh vẫn còn trong sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch, bạn chỉ cần xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại UBND cấp xã. Chỉ khi sổ hộ tịch và bản chính đều mất (với khai sinh đăng ký trước 01/01/2016) thì mới làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.
Tóm tắt nhanh
- Còn dữ liệu khai sinh trong sổ/cơ sở dữ liệu hộ tịch: xin trích lục (bản sao) khai sinh, không cần đăng ký lại.
- Mất cả sổ hộ tịch lẫn bản chính, khai sinh đăng ký trước 01/01/2016: làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.
- Nơi nộp: UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi thường trú. Không còn UBND cấp huyện.
- Thời hạn: 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì không quá 25 ngày.
- Có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Mất giấy khai sinh: xin trích lục hay đăng ký lại?
Đây là điểm nhiều người nhầm lẫn khi tìm “làm lại giấy khai sinh”. Pháp luật hộ tịch hiện hành chia thành hai thủ tục khác nhau.
| Tiêu chí | Xin cấp bản sao trích lục khai sinh | Đăng ký lại khai sinh |
|---|---|---|
| Khi nào dùng | Mất bản chính hoặc bản sao, nhưng dữ liệu khai sinh vẫn còn lưu trong sổ hộ tịch/cơ sở dữ liệu hộ tịch | Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều mất, khai sinh đã đăng ký trước 01/01/2016 |
| Kết quả | Bản sao trích lục khai sinh từ sổ gốc | Giấy khai sinh mới (nội dung theo hồ sơ, giấy tờ còn lại) |
| Độ phức tạp | Đơn giản, thường trả trong ngày | Phải kê khai, đối chiếu giấy tờ, có thể phải xác minh |
| Nơi thực hiện | Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch, không phụ thuộc nơi cư trú | UBND cấp xã nơi đăng ký trước đây hoặc nơi thường trú |
Lưu ý: Bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). Vì vậy, với phần lớn người chỉ mất giấy, xin trích lục là cách nhanh và rẻ nhất. Bạn nên hỏi bộ phận một cửa tra cứu dữ liệu trước khi làm hồ sơ đăng ký lại.
Xin trích lục khai sinh cần gì?
Bạn chuẩn bị tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu), giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (thẻ căn cước, CCCD, hộ chiếu) và văn bản ủy quyền nếu nhờ người khác làm thay. Lệ phí cấp bản sao trích lục theo Thông tư 281/2016/TT-BTC hiện là 8.000 đồng/bản. Thông thường kết quả được trả ngay trong ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Điều kiện đăng ký lại khai sinh
Theo Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 18/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 15/01/2026), việc đăng ký lại khai sinh chỉ thực hiện khi đủ các điều kiện sau:
- Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016.
- Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất hoặc không còn lưu giữ được.
- Người yêu cầu đăng ký lại còn sống tại thời điểm cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
- Người yêu cầu cung cấp đầy đủ giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại mà mình đang có.
Nếu bạn đã không được đăng ký khai sinh lần nào, bạn không thuộc diện “đăng ký lại” mà phải làm thủ tục đăng ký khai sinh (quá hạn hoặc cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân), với cách xác định nội dung khai sinh khác.
Làm lại giấy khai sinh ở đâu?
Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp (tỉnh và xã/phường), không còn UBND cấp huyện. Vì vậy thủ tục đăng ký lại khai sinh do UBND cấp xã giải quyết. Bạn có hai lựa chọn:
- UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây (nay có thể đã được sáp nhập, đổi tên; khi đó đơn vị mới tiếp nhận hồ sơ lưu trữ);
- UBND cấp xã nơi bạn đang thường trú.
Nếu nộp tại nơi thường trú mà không phải nơi đăng ký khai sinh cũ, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tra cứu thông tin khai sinh trước đây trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Kết quả tra cứu là căn cứ xác định bạn có đủ điều kiện đăng ký lại hay không. Trường hợp chưa tra cứu được, cơ quan có thể phải đề nghị nơi đăng ký cũ kiểm tra, xác minh.
Bạn có thể trực tiếp đi nộp, ủy quyền cho người khác, gửi qua bưu chính hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (chọn thủ tục “Đăng ký lại khai sinh” và chọn cơ quan nơi lưu hồ sơ khai sinh trước đây).
Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm những gì?
Giấy tờ phải nộp
- Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu (Thông tư 04/2020/TT-BTP), trong đó có cam đoan đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh. Nếu nộp trực tuyến thì điền mẫu hộ tịch điện tử tương tác và cam đoan trên Cổng dịch vụ công.
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của bạn hoặc tài liệu khác có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh (ví dụ học bạ, bằng tốt nghiệp, hồ sơ cán bộ, giấy tờ cư trú, giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ – con).
- Văn bản ủy quyền (nếu nhờ người khác nộp thay; người thân trong gia đình có thể không cần chứng thực theo quy định về ủy quyền hộ tịch hiện hành).
Bạn xuất trình giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước, CCCD hoặc hộ chiếu). Theo Nghị định 18/2026/NĐ-CP, với các giấy tờ có thể thay bằng dữ liệu như giấy tờ tùy thân, giấy tờ về nơi cư trú, thẻ bảo hiểm y tế, bạn chỉ cần khai thông tin; cơ quan hộ tịch tự tra cứu qua cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu không khai thác được dữ liệu hoặc dữ liệu thiếu, sai, bạn sẽ được yêu cầu xuất trình bản chính.
Nội dung khai sinh được xác định thế nào?
- Trường hợp 1: Có bản sao Giấy khai sinh thì đăng ký lại theo đúng nội dung bản sao đó.
- Trường hợp 2: Không có bản sao nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung thống nhất đó.
- Trường hợp 3: Hồ sơ, giấy tờ không thống nhất thì lấy theo giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức, hợp lệ đầu tiên.
- Trường hợp 4: Cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh xác định theo văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị (căn cứ hồ sơ cơ quan đang quản lý).
Nếu bạn không có các giấy tờ nêu trên, cơ quan hộ tịch có thể căn cứ vào các giấy tờ hợp lệ khác do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp: thẻ căn cước/CCCD/hộ chiếu, giấy tờ chứng minh nơi cư trú, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, học bạ, hồ sơ học tập, hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ cha – con, mẹ – con. Bạn cần giữ bản chính để đối chiếu; khi cần chứng thực bản sao, tham khảo nơi chứng thực giấy tờ theo quy định hiện hành.
Cảnh báo: Bạn phải cam đoan thông tin kê khai là đúng sự thật. Việc làm giả giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng giấy tờ giả để được đăng ký hộ tịch có thể bị xử lý hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự (khoản 1: phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm). Không có cách “làm nhanh” hợp pháp nào ngoài việc nộp hồ sơ đúng quy định tại UBND cấp xã.
Trình tự thực hiện từng bước
- Bước 1: Kiểm tra dữ liệu hộ tịch. Hỏi công chức tư pháp – hộ tịch (hoặc tra trên Cổng dịch vụ công) xem khai sinh của bạn còn trong sổ/cơ sở dữ liệu không. Nếu còn, xin trích lục và dừng ở đây.
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ. Tải mẫu tờ khai, gom đủ giấy tờ có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, họ tên cha mẹ.
- Bước 3: Nộp hồ sơ. Nộp tại Bộ phận một cửa/Trung tâm Phục vụ hành chính công của UBND cấp xã, gửi bưu chính hoặc nộp trực tuyến. Nếu thiếu giấy tờ, cán bộ sẽ thông báo rõ loại cần bổ sung.
- Bước 4: Cơ quan kiểm tra, xác minh. Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ. Nếu cần xác minh với nơi đăng ký cũ thì thời hạn kéo dài theo quy định.
- Bước 5: Ghi sổ và cấp Giấy khai sinh. Nếu đủ điều kiện, công chức hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, in Giấy khai sinh để lãnh đạo UBND ký. Nộp trực tuyến thì bạn xác nhận lại thông tin trên Giấy khai sinh điện tử.
- Bước 6: Nhận kết quả. Kiểm tra kỹ thông tin, ký nhận. Bạn nên xin thêm một số bản sao để dùng cho các thủ tục sau.
Thời hạn và lệ phí
Thời hạn giải quyết
Theo thủ tục công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, thời hạn là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp phải xác minh thì không quá 25 ngày. Một số địa phương công bố thời hạn ngắn hơn trong trường hợp xác minh, bạn nên xem niêm yết tại nơi nộp.
Lệ phí đăng ký lại khai sinh
Mức lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nên khác nhau giữa các tỉnh, thành. Nhiều nơi thu ở mức vài nghìn đồng đến khoảng 10.000 đồng/hồ sơ và giảm khi nộp trực tuyến. Các nhóm thường được miễn lệ phí gồm: người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật (một số tỉnh miễn thêm cho trẻ em, người cao tuổi, đồng bào dân tộc thiểu số vùng đặc biệt khó khăn). Bạn hãy xem bảng niêm yết tại UBND cấp xã để biết mức chính xác.
Một số tình huống thường gặp
Ví dụ 1: Sinh năm 1995, mất giấy khai sinh, quê đã sáp nhập xã
Chị Lan sinh năm 1995 ở một xã nay đã sáp nhập, giấy khai sinh bị ẩm mốc không còn. Chị đến UBND xã/phường nơi thường trú, được công chức hộ tịch tra cứu thông tin khai sinh cũ. Nếu dữ liệu còn, chị chỉ cần xin trích lục. Nếu sổ gốc đã mất, chị làm hồ sơ đăng ký lại, dùng học bạ, bằng tốt nghiệp và thẻ căn cước làm căn cứ.
Ví dụ 2: Giấy tờ ghi ngày sinh không thống nhất
Học bạ ghi một ngày sinh, hồ sơ cư trú ghi ngày khác. Khi đăng ký lại, cơ quan hộ tịch xác định nội dung theo giấy tờ hợp lệ do cơ quan nhà nước cấp đầu tiên. Nếu sau này muốn điều chỉnh, bạn làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch riêng.
Ví dụ 3: Người đã chết
Đăng ký lại khai sinh chỉ áp dụng khi người yêu cầu còn sống. Với người đã mất, con cháu cần giấy khai sinh để giải quyết thừa kế có thể xin cấp bản sao trích lục từ sổ hộ tịch nếu dữ liệu còn lưu.
Ví dụ 4: Cần giấy khai sinh để làm giấy tờ tùy thân
Thông tin khai sinh đúng, thống nhất với cơ sở dữ liệu dân cư là cơ sở để cấp thẻ căn cước. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online, nơi làm căn cước theo quy định và cách tra số căn cước online. Nếu bạn đang thay đổi nơi ở, tham khảo thêm đăng ký tạm trú online; còn khi điền hồ sơ có mục cơ quan cấp giấy tờ, xem cách ghi nơi cấp căn cước.
Luật Hộ tịch mới có thay đổi gì?
Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 đã được thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/03/2027 (một số lộ trình như đăng ký khai sinh, khai tử chủ động thực hiện chậm nhất đến 01/01/2031). Luật hướng tới việc đăng ký hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú, đẩy mạnh dữ liệu điện tử. Đến thời điểm tháng 10/2026, luật này chưa có hiệu lực, nên thủ tục trong bài vẫn thực hiện theo Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP (sửa đổi). Khi luật mới có hiệu lực, hãy kiểm tra nghị định hướng dẫn để biết thay đổi cụ thể.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch 2014.
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch (Điều 24, Điều 26).
- Nghị định 18/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nghị định thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp (hiệu lực 15/01/2026).
- Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn mẫu giấy tờ hộ tịch.
- Thông tư 281/2016/TT-BTC về phí, lệ phí trong lĩnh vực hộ tịch và các nghị quyết của HĐND cấp tỉnh về mức thu.
- Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (hiệu lực từ 01/03/2027).
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung), Điều 341.
Câu hỏi thường gặp
Mất giấy khai sinh có bắt buộc phải đăng ký lại không?
Không. Nếu dữ liệu khai sinh còn lưu trong sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch, bạn chỉ cần xin cấp bản sao trích lục khai sinh. Đăng ký lại chỉ dành cho trường hợp sổ hộ tịch và bản chính đều mất.
Làm lại giấy khai sinh ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Bạn nộp tại UBND cấp xã (xã, phường) nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi thường trú. Có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Có được nhờ người khác làm thay không?
Có. Bạn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký lại khai sinh, người nhận ủy quyền nộp kèm văn bản ủy quyền và giấy tờ tùy thân của mình theo yêu cầu của cơ quan hộ tịch.
Đăng ký lại khai sinh mất bao lâu?
Thời hạn là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu phải xác minh với nơi đăng ký cũ thì thời hạn không quá 25 ngày.
Lệ phí làm lại giấy khai sinh là bao nhiêu?
Mức lệ phí đăng ký lại khai sinh do HĐND mỗi tỉnh quy định và có thể được giảm hoặc miễn với một số nhóm đối tượng. Lệ phí cấp bản sao trích lục khai sinh theo Thông tư 281/2016/TT-BTC là 8.000 đồng/bản.
Có thể đăng ký lại khai sinh cho người đã mất không?
Không. Việc đăng ký lại khai sinh chỉ thực hiện nếu người yêu cầu còn sống khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Với người đã mất, bạn nên xin trích lục khai sinh nếu dữ liệu còn lưu.
Tóm lại, trước khi “làm lại giấy khai sinh”, hãy kiểm tra xem dữ liệu hộ tịch còn lưu hay không để chọn đúng thủ tục: xin trích lục khi còn dữ liệu, đăng ký lại khi sổ và bản chính đều mất. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ có thông tin khai sinh sẽ giúp UBND cấp xã giải quyết trong 05 ngày làm việc. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
