Để trích lục khai sinh, bạn nộp tờ khai và giấy tờ tùy thân tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc bộ phận một cửa của UBND cấp xã, hoặc nộp online trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Lệ phí là 8.000 đồng/bản sao, hồ sơ hợp lệ thường được trả ngay trong ngày. Bạn không cần quay về nơi đăng ký khai sinh ban đầu.
Tóm tắt nhanh
- “Trích lục khai sinh” trong đời sống thường là bản sao trích lục hộ tịch/bản sao Giấy khai sinh, được cấp từ sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
- Nơi làm: cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền (UBND cấp xã), không phụ thuộc nơi cư trú hay nơi đã đăng ký khai sinh.
- Hồ sơ: tờ khai theo mẫu + giấy tờ tùy thân (căn cước, CCCD, hộ chiếu…); không còn yêu cầu sổ hộ khẩu.
- Lệ phí: 8.000 đồng/bản; miễn cho người thuộc gia đình có công, hộ nghèo, người khuyết tật.
- Thời hạn: trong ngày; nộp sau 15 giờ mà chưa xử lý kịp thì trả vào ngày làm việc tiếp theo.
- Từ 01/3/2027, Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực và thay Luật Hộ tịch 2014.
Trích lục khai sinh là gì?
Khi đăng ký khai sinh, cơ quan hộ tịch cấp cho bạn Giấy khai sinh bản chính và lưu thông tin trong sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Bản chính chỉ cấp một lần. Khi cần giấy tờ này để nhập học, làm hộ chiếu, làm thẻ căn cước, hưởng chế độ… bạn xin bản sao trích lục hộ tịch (thường gọi là trích lục khai sinh hay bản sao giấy khai sinh).
Bản sao trích lục có nội dung ghi đúng theo thông tin trong sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Giá trị sử dụng tương đương bản chính trong các giao dịch thông thường.
Cần phân biệt hai khái niệm dễ nhầm:
- Bản sao trích lục hộ tịch: do cơ quan hộ tịch cấp từ sổ gốc/dữ liệu điện tử.
- Bản sao chứng thực từ bản chính: bạn mang bản chính đi chứng thực. Cách này chỉ làm được khi bạn còn giữ bản chính Giấy khai sinh.
Trích lục khai sinh ở đâu?
Từ 01/7/2025 nước ta vận hành chính quyền địa phương hai cấp, không còn UBND cấp huyện. Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền, cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước hiện là UBND cấp xã. Vì vậy trước đây bạn có thể đến UBND quận/huyện, nay bạn nộp tại UBND xã, phường hoặc đặc khu.
Điểm quan trọng: việc cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi đã đăng ký và nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn đang sống ở tỉnh này nhưng khai sinh ở tỉnh khác vẫn xin được tại nơi mình đang ở, miễn cơ quan đó có quyền truy cập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Lưu ý: Nếu bạn ở nước ngoài, có thể nộp qua Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam hoặc nộp online. Cách nộp online xem ở phần sau.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu của Bộ Tư pháp (ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP và các văn bản sửa đổi). Bạn có thể xin mẫu tại bộ phận một cửa hoặc khai trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công.
- Giấy tờ tùy thân còn giá trị: thẻ căn cước, CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có ảnh khác do cơ quan có thẩm quyền cấp. CCCD còn hạn vẫn dùng được.
- Văn bản ủy quyền nếu nhờ người khác làm thay. Với người thân thuộc diện được pháp luật hướng dẫn (ông bà, cha mẹ, con, vợ chồng, anh chị em ruột), việc ủy quyền không bắt buộc chứng thực. Với người khác, bạn nên công chứng hoặc chứng thực văn bản ủy quyền.
- Giấy tờ chứng minh diện miễn lệ phí (nếu có): xác nhận hộ nghèo, giấy chứng nhận khuyết tật, giấy tờ người có công.
Sổ hộ khẩu đã hết giá trị từ 01/01/2023, nên cơ quan hộ tịch không được đòi giấy tờ này. Thông tin cư trú được tra cứu từ dữ liệu quốc gia. Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cần bản sao của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu, nêu rõ lý do.
Nếu bạn cần giấy tờ này để làm thẻ căn cước, xem thêm hướng dẫn làm thẻ căn cước công dân online và nơi làm căn cước.
Các bước thực hiện trực tiếp
- Bước 1: Chuẩn bị tờ khai, giấy tờ tùy thân và giấy tờ liên quan (nếu có).
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa/Trung tâm Phục vụ hành chính công của UBND cấp xã có thẩm quyền, hoặc gửi qua bưu chính.
- Bước 3: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ bạn xuất trình.
- Bước 4: Bạn nộp lệ phí theo quy định.
- Bước 5: Nhận bản sao trích lục khai sinh. Hồ sơ nhận trước 15 giờ thường được trả ngay trong ngày.
Cách xin trích lục khai sinh online
Thủ tục này đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Bạn có thể nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).
- Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia và đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc tài khoản dịch vụ công.
- Bước 2: Tìm thủ tục “cấp bản sao trích lục hộ tịch” hoặc “bản sao Giấy khai sinh”, chọn cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
- Bước 3: Điền biểu mẫu điện tử, đính kèm bản chụp giấy tờ tùy thân và giấy tờ liên quan.
- Bước 4: Nộp lệ phí trực tuyến hoặc theo cách khác được hướng dẫn trên hệ thống, rồi gửi hồ sơ.
- Bước 5: Theo dõi thông báo và nhận kết quả. Bạn có thể nhận bản giấy qua bưu chính hoặc nhận kết quả điện tử nếu hệ thống hỗ trợ.
Lệ phí và thời hạn giải quyết
| Nội dung | Quy định |
|---|---|
| Lệ phí | 8.000 đồng/bản sao trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký (Thông tư 281/2016/TT-BTC) |
| Đối tượng miễn lệ phí | Người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật |
| Thời hạn | Trong ngày tiếp nhận; nhận sau 15 giờ mà chưa giải quyết kịp thì trả vào ngày làm việc tiếp theo |
| Hình thức nộp | Trực tiếp, qua bưu chính, hoặc trực tuyến |
Nếu địa phương thu cao hơn mức trên đối với thủ tục này, bạn có quyền hỏi lại căn cứ thu. Cước bưu chính (nếu gửi hồ sơ hoặc nhận kết quả qua bưu điện) là khoản riêng, không phải lệ phí.
Nội dung tờ khai tham khảo
Bạn nên dùng đúng mẫu hiện hành do cơ quan hộ tịch cung cấp. Phần dưới đây chỉ giúp bạn biết trước các thông tin phải điền.
TỜ KHAI CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Kính gửi: Ủy ban nhân dân (xã/phường/đặc khu) ……………………, tỉnh/thành phố ……………………
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ……………………………………
Giấy tờ tùy thân (loại, số, ngày cấp, cơ quan cấp): ……………………………………
Nơi cư trú: ……………………………………
Quan hệ với người được cấp bản sao trích lục: ……………………………………
Đề nghị cấp bản sao trích lục (loại việc hộ tịch): Khai sinh
Họ, chữ đệm, tên người được khai sinh: ……………………………………
Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………
Giới tính: ………… Dân tộc: ………… Quốc tịch: …………
Họ tên cha: ………………………… Họ tên mẹ: …………………………
Nơi đăng ký khai sinh (nếu nhớ): ……………………………………
Số Giấy khai sinh/ngày đăng ký (nếu có): ……………………………………
Số lượng bản sao đề nghị cấp: ………… bản
Tôi cam đoan những nội dung khai trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai.
……………, ngày ……. tháng ……. năm …….
Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)
Lưu ý: Càng nhớ nhiều thông tin (nơi đăng ký, năm đăng ký, họ tên cha mẹ), cơ quan càng dễ tra cứu. Nếu không nhớ, bạn vẫn có thể khai thông tin cá nhân; hệ thống sẽ tìm theo dữ liệu hiện có.
Mất giấy khai sinh, không tìm thấy dữ liệu thì làm gì?
Mất bản chính: bạn không phải đăng ký lại. Bạn chỉ cần xin bản sao trích lục theo hướng dẫn trên, vì thông tin vẫn còn trong sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu.
Thông tin chưa có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử: với việc đăng ký khai sinh từ những năm trước, dữ liệu có thể mới chỉ nằm trong sổ giấy. Khi đó cơ quan sẽ tra sổ hộ tịch lưu tại nơi đăng ký ban đầu và hướng dẫn bạn.
Sổ hộ tịch bị thất lạc, hư hỏng, không còn hồ sơ gốc: bạn làm thủ tục đăng ký lại khai sinh tại UBND cấp xã có thẩm quyền, kèm giấy tờ chứng minh nội dung khai sinh (giấy chứng sinh, giấy tờ học tập, hồ sơ cá nhân…). Sau khi được đăng ký lại, bạn xin bản sao trích lục như bình thường.
Cảnh báo: Không sửa, tẩy xóa hay làm giả Giấy khai sinh/trích lục. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định về làm giả giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Nếu thông tin sai, hãy làm thủ tục cải chính hộ tịch hợp pháp.
Điểm cần biết từ 01/3/2027
Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được Quốc hội thông qua ngày 23/4/2026 và có hiệu lực từ 01/3/2027. Khi đó Luật Hộ tịch 2014 hết hiệu lực. Trong lúc chờ văn bản hướng dẫn, đến hết 28/2/2027 bạn vẫn thực hiện theo quy định hiện hành nêu trên.
Một số hướng thay đổi đáng chú ý theo thông tin đã công bố:
- Người dân được đăng ký hộ tịch tại bất kỳ UBND cấp xã nào, không phụ thuộc nơi cư trú.
- Đẩy mạnh dùng kết quả điện tử và khai thác dữ liệu hộ tịch, giảm việc nộp giấy tờ nhiều lần.
- Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch phải nộp lệ phí, mức cụ thể do văn bản hướng dẫn quy định. Các trường hợp miễn giảm sẽ theo quy định mới khi văn bản hướng dẫn được ban hành.
Bạn nên theo dõi thông báo của UBND cấp xã và Cổng Dịch vụ công trước khi nộp hồ sơ sau thời điểm này.
Trích lục khai sinh dùng vào việc gì?
- Làm hồ sơ nhập học, thi cử cho con.
- Làm thẻ căn cước, hộ chiếu, đăng ký tạm trú, thường trú. Tham khảo thêm đăng ký tạm trú online.
- Hồ sơ kết hôn, ly hôn, thừa kế, chế độ bảo hiểm. Nếu cần chuẩn bị hồ sơ tòa án, xem thủ tục ly hôn cần giấy tờ gì.
- Hồ sơ xin việc, lý lịch cá nhân. Bạn có thể tham khảo chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu khi cần chứng thực giấy tờ đi kèm.
Giấy tờ như xác nhận nhân thân cũng thường đi cùng bộ hồ sơ này, xem thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch 2014 (số 60/2014/QH13), có hiệu lực đến hết 28/02/2027.
- Luật Hộ tịch 2026 (số 03/2026/QH16), hiệu lực từ 01/3/2027.
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch; Nghị định 87/2020/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; Nghị định 07/2025/NĐ-CP.
- Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực của Bộ Tư pháp.
- Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch; Thông tư 08/2025/TT-BTP về phân định thẩm quyền.
- Thông tư 281/2016/TT-BTC về phí, lệ phí hộ tịch, quốc tịch.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Trích lục khai sinh có phải về nơi đã đăng ký ban đầu không?
Không. Bản sao trích lục hộ tịch được cấp không phụ thuộc nơi đã đăng ký hay nơi cư trú. Bạn có thể nộp tại UBND cấp xã có thẩm quyền nơi thuận tiện, hoặc nộp online.
Ai được xin trích lục khai sinh?
Chính người được khai sinh hoặc người được họ ủy quyền. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng có thể đề nghị bằng văn bản nêu rõ lý do. Khi nộp, bạn cần xuất trình giấy tờ tùy thân.
Trích lục khai sinh mất bao lâu và bao nhiêu tiền?
Hồ sơ hợp lệ thường được trả trong ngày; nhận sau 15 giờ mà chưa kịp xử lý thì trả ngày làm việc tiếp theo. Lệ phí là 8.000 đồng/bản, miễn cho người có công, hộ nghèo và người khuyết tật.
Trích lục khai sinh có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật hộ tịch không quy định thời hạn hết giá trị cho bản sao trích lục. Tuy nhiên, một số cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản mới cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn nên hỏi trước nơi nhận hồ sơ.
Trích lục khai sinh khác gì giấy khai sinh bản chính?
Bản chính cấp một lần khi đăng ký khai sinh. Bản sao trích lục cấp từ sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu, có nội dung đúng theo dữ liệu gốc và xin được nhiều lần khi cần.
Có nhờ người khác đi xin trích lục thay được không?
Được, nếu bạn có văn bản ủy quyền. Giữa người thân gần theo hướng dẫn của pháp luật thì không bắt buộc chứng thực, còn với người ngoài bạn nên công chứng hoặc chứng thực văn bản ủy quyền.
Tóm lại, trích lục khai sinh là thủ tục đơn giản: nộp tờ khai và giấy tờ tùy thân tại UBND cấp xã hoặc online, trả 8.000 đồng và nhận kết quả trong ngày. Hãy kiểm tra thông tin hướng dẫn tại địa phương và theo dõi quy định mới khi Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027.
