Biên bản xác minh nguồn gốc đất: mẫu và cách lập mới 2026

Biên bản xác minh nguồn gốc đất là văn bản ghi lại kết quả kiểm tra thực địa, lời khai của người sử dụng đất, người biết rõ về thửa đất và các giấy tờ liên quan để làm rõ đất có từ khi nào, do đâu mà có, sử dụng ra sao. Biên bản thường do cán bộ địa chính, công chức phụ trách đất đai của UBND xã, phường, đặc khu lập khi thẩm tra hồ sơ cấp sổ đỏ.

Biên bản xác minh nguồn gốc đất là gì?

Nguồn gốc đất là lịch sử hình thành quyền sử dụng của thửa đất: được Nhà nước giao, nhận chuyển nhượng, nhận thừa kế hoặc tặng cho, tự khai hoang, được cấp từ hợp tác xã, nông lâm trường… Khi người dân không có hoặc không đủ giấy tờ chứng minh, cơ quan có thẩm quyền phải kiểm tra thực tế và ghi nhận bằng biên bản.

Biên bản này là tài liệu phục vụ thẩm tra, không thay thế sổ đỏ. Nó thường nằm trong hồ sơ để:

• cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu cho đất không có giấy tờ;
• đính chính hoặc làm rõ nguồn gốc khi hồ sơ cũ thiếu, sai thông tin;
• giải quyết tranh chấp, khiếu nại về ranh giới, thời điểm sử dụng đất;
• làm căn cứ khi bồi thường, hỗ trợ lúc Nhà nước thu hồi đất.

Ai lập biên bản và lập khi nào?

Thẩm quyền sau khi bỏ cấp huyện

Trước đây, hồ sơ cấp sổ đỏ cho hộ gia đình, cá nhân do Văn phòng đăng ký đất đai và UBND cấp huyện giải quyết. Hiện nay, theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025), Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp sổ đỏ lần đầu cho cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam và cộng đồng dân cư. Vì vậy, bạn nộp hồ sơ và làm việc về nguồn gốc đất chủ yếu tại UBND xã, phường, đặc khu nơi có thửa đất.

Thành phần tham gia

• Đại diện UBND cấp xã (công chức địa chính – xây dựng hoặc bộ phận chuyên môn về đất đai);
• Người sử dụng đất hoặc người đại diện hợp pháp;
• Trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố hoặc người dân sinh sống lâu năm tại khu vực;
• Chủ sử dụng các thửa đất liền kề (nếu có đo đạc, xác định ranh giới).

Trường hợp thường phải lập

• Đất không có giấy tờ quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024;
• Giấy tờ có nhưng thông tin không khớp thực tế (tên, diện tích, vị trí);
• Đất có nguồn gốc phức tạp: mượn, thuê của hợp tác xã, nông lâm trường, nhận chuyển nhượng bằng giấy viết tay.

Mẫu biên bản xác minh nguồn gốc đất (tham khảo)

Mẫu dưới đây được biên soạn để bạn hình dung bố cục và nội dung cần có. Khi làm thủ tục, hãy hỏi bộ phận một cửa của UBND cấp xã xem địa phương có yêu cầu mẫu riêng không.

Hướng dẫn ghi từng phần trong biên bản

1. Phần căn cứ: chỉ nêu văn bản đang có hiệu lực. Đừng ghi Nghị định 43/2014 hay Luật Đất đai 2013 nếu hồ sơ nộp từ khi Luật Đất đai 2024 có hiệu lực.
2. Địa điểm, thửa đất: ghi theo số thửa, tờ bản đồ và địa chỉ hiện hành. Nếu địa danh đã đổi sau sắp xếp đơn vị hành chính, ghi tên mới và có thể ghi chú tên cũ trong ngoặc.
3. Nhân thân: điền số định danh cá nhân trên thẻ căn cước hoặc CCCD. Bạn có thể xem cách tra số căn cước công dân online nếu quên số.
4. Nguồn gốc và quá trình sử dụng: nêu theo mốc thời gian (trước 18/12/1980, từ 18/12/1980 đến trước 15/10/1993, từ 15/10/1993 đến trước 01/7/2014, sau 01/7/2014). Mỗi mốc ghi ai sử dụng, vì sao có đất, có thay đổi gì.
5. Lời khai người làm chứng: ghi trung thực, cụ thể. Người làm chứng cần là người thực sự biết, thường cư trú lâu năm tại khu vực.
6. Kết luận: chỉ ghi những gì đã xác minh được. Điểm nào chưa rõ thì ghi “chưa đủ căn cứ xác định” thay vì suy đoán.

Các loại nguồn gốc đất thường gặp

Với trường hợp mua bán bằng giấy tay, bạn có thể đọc thêm hướng dẫn làm giấy tờ mua bán đất viết tay theo quy định để biết giá trị pháp lý của loại giấy này.

Thủ tục xác nhận nguồn gốc đất tại UBND cấp xã

Quy trình cụ thể có thể khác nhau giữa các tỉnh, nhưng thường gồm các bước sau.

1. Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04/ĐK ban hành kèm Nghị định 101/2024/NĐ-CP; giấy tờ nhân thân; giấy tờ về đất (nếu có); sơ đồ hoặc bản trích đo thửa đất; giấy tờ nghĩa vụ tài chính (nếu có).
2. Bước 2 – Nộp hồ sơ: nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã, phường, đặc khu nơi có đất hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công nếu địa phương đã triển khai.
3. Bước 3 – Xác minh thực địa: cán bộ có thẩm quyền kiểm tra hiện trạng, đối chiếu giấy tờ, lấy ý kiến người biết rõ và chủ đất liền kề, lập biên bản.
4. Bước 4 – Công khai: kết quả kiểm tra, thẩm tra được công khai tại trụ sở UBND cấp xã và khu dân cư nơi có đất trong thời gian 15 ngày. Ý kiến phản ánh (nếu có) được xem xét giải quyết.
5. Bước 5 – Hoàn thiện hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận: sau công khai, cơ quan có thẩm quyền hoàn thiện hồ sơ, xác định nghĩa vụ tài chính và ký cấp sổ.

Theo Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thời gian đăng ký đất đai lần đầu không quá 17 ngày làm việc, cấp Giấy chứng nhận lần đầu không quá 3 ngày làm việc. Thời gian này không tính thời gian công khai, thực hiện nghĩa vụ tài chính hay các khoảng thời gian loại trừ khác theo quy định, nên thực tế có thể dài hơn.

Đất không giấy tờ trước 01/7/2014 có được cấp sổ không?

Có thể. Điều 138 Luật Đất đai 2024 cho phép cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất không có giấy tờ nếu đáp ứng các điều kiện chung: sử dụng đất ổn định, không vi phạm pháp luật về đất đai, không thuộc trường hợp đất được giao không đúng thẩm quyền và phù hợp quy hoạch. Với đất sử dụng từ 15/10/1993 đến trước 01/7/2014, điều kiện còn có việc UBND cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp. Mức diện tích được công nhận và nghĩa vụ tài chính phụ thuộc thời điểm sử dụng và loại đất.

Lưu ý để biên bản có giá trị

• Đúng thẩm quyền: biên bản do cơ quan, người có thẩm quyền lập và ký. Biên bản “tự lập” giữa các hộ dân chỉ có giá trị tham khảo.
• Có dấu và chữ ký đầy đủ: thiếu chữ ký người làm chứng hoặc dấu UBND cấp xã dễ bị yêu cầu bổ sung. Cách đóng dấu giáp lai khi biên bản nhiều trang được hướng dẫn trong bài cách đóng dấu giáp lai.
• Bản sao giấy tờ: khi nộp bản sao giấy tờ kèm theo, bạn có thể chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Từ 01/11/2025, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao không phụ thuộc nơi cư trú. Xem thêm bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.
• Trung thực: khai man, làm giả giấy tờ để được công nhận nguồn gốc đất có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí chịu trách nhiệm hình sự tùy mức độ. Người làm chứng cũng phải chịu trách nhiệm về lời khai.
• Quyền khiếu nại: nếu không đồng ý với kết quả xác minh, bạn có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện theo pháp luật về khiếu nại, tố tụng hành chính.

Nếu cần giấy xác nhận thông tin cá nhân đi kèm hồ sơ, tham khảo thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.

Tóm lại, biên bản xác minh nguồn gốc đất là bước quan trọng khi đất không có hoặc thiếu giấy tờ. Hãy chuẩn bị tài liệu theo mốc thời gian sử dụng đất, mời người làm chứng thực sự biết rõ và nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi có đất để được hướng dẫn mẫu và quy trình cụ thể.

Câu hỏi thường gặp