Biên bản xác minh người đã chết là văn bản do cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND cấp xã) lập để ghi lại kết quả kiểm tra, đối chiếu thông tin về sự kiện chết của một người. Văn bản này thường dùng khi đăng ký khai tử cho người chết đã lâu mà không còn giấy báo tử hay giấy tờ thay thế. Hiện chưa có mẫu biên bản bắt buộc thống nhất toàn quốc, nên nội dung cần ghi đủ và đúng sự thật.
Tóm tắt nhanh
- Biên bản xác minh dùng khi khai tử cho người chết đã lâu, không có giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế.
- Người lập: công chức tư pháp – hộ tịch của UBND xã/phường nơi tiếp nhận hồ sơ, phối hợp công an, trưởng thôn/tổ dân phố và người làm chứng.
- Biên bản không thay thế giấy tờ chứng minh. Bạn vẫn phải cung cấp tài liệu, chứng cứ như gia phả, ảnh bia mộ, xác nhận của người làm chứng.
- Luật Hộ tịch 2014 vẫn áp dụng đến hết 28/02/2027. Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/03/2027.
- Đăng ký khai tử được miễn lệ phí.
Biên bản xác minh người đã chết là gì?
Đây là văn bản ghi nhận việc cơ quan có thẩm quyền đã kiểm tra, đối chiếu các thông tin, tài liệu liên quan đến một người đã qua đời. Nội dung gồm họ tên, năm sinh, nơi cư trú cuối cùng, thời gian và địa điểm chết, nguyên nhân (nếu biết), cùng nguồn chứng cứ đã dùng để xác định.
Từ khóa “mới 2023” từng được nhiều người tìm vì thời điểm đó có nhiều hướng dẫn về khai tử quá hạn. Đến nay (tháng 10/2026), quy định gốc vẫn là Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn. Điểm khác chủ yếu là thẩm quyền: không còn cấp huyện, hồ sơ nộp tại UBND xã/phường.
Biên bản xác minh không phải là giấy chứng tử. Giấy tờ cuối cùng bạn nhận được sau khi hoàn tất thủ tục là trích lục khai tử. Trước đây người dân quen gọi là “giấy chứng tử”.
Khi nào cần lập biên bản xác minh?
Thường gặp nhất là khi đăng ký khai tử cho người chết đã lâu. Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Thông tư 04/2020/TT-BTP, người yêu cầu phải cung cấp giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ để chứng minh sự kiện chết.
Có hai tình huống chính:
Tình huống 1: Có giấy tờ, tài liệu hợp lệ
Ví dụ: lý lịch, hồ sơ học tập, công tác có ghi nhận việc tử vong và được cơ quan quản lý xác nhận; biên bản xác minh tai nạn; giấy chứng nhận mai táng, hỏa táng; văn bản xác nhận của chính quyền hoặc công an. Cơ quan hộ tịch vẫn kiểm tra, đối chiếu trước khi giải quyết.
Tình huống 2: Chỉ có tài liệu gián tiếp
Ví dụ: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu còn), ảnh bia mộ, văn bản xác nhận của người làm chứng. Theo hướng dẫn nghiệp vụ, nếu cơ quan hộ tịch kiểm tra, xác minh và lập biên bản, khẳng định được các thông tin là xác thực thì có thể xem xét làm căn cứ khai tử.
Lưu ý: Nếu bạn không có bất kỳ giấy tờ, chứng cứ nào, hoặc chứng cứ không đủ giá trị chứng minh, cơ quan đăng ký hộ tịch có thể từ chối khai tử. Khi đó cần xem xét hướng giải quyết khác, như yêu cầu Tòa án tuyên bố một người là đã chết theo Bộ luật Dân sự.
Ai lập và ai tham gia xác minh?
Biên bản do công chức tư pháp – hộ tịch của UBND cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ lập. Thẩm quyền khai tử thuộc UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết. Nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng, UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể sẽ thực hiện.
Thành phần tham gia thường gồm:
- Công chức tư pháp – hộ tịch (người lập biên bản);
- Đại diện công an xã/phường hoặc trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố nơi người chết từng sinh sống;
- Người làm chứng (hàng xóm, họ hàng, đồng đội, đồng nghiệp biết rõ sự việc);
- Người yêu cầu đăng ký khai tử.
Người làm chứng nên là người đủ năng lực hành vi dân sự, biết trực tiếp sự việc và xuất trình giấy tờ tùy thân. Cách ghi nơi cấp, số giấy tờ của họ tương tự hồ sơ thông thường. Bạn có thể xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Mẫu biên bản xác minh người đã chết (tham khảo)
Dưới đây là mẫu tham khảo, có thể điều chỉnh theo từng địa phương và từng vụ việc. Khi nộp hồ sơ, bạn nên hỏi bộ phận một cửa của UBND xã/phường xem nơi đó có biểu mẫu riêng không.
MẪU BIÊN BẢN XÁC MINH VỀ SỰ KIỆN CHẾT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN XÁC MINH
Về sự kiện chết của ông/bà …………………………………
Hôm nay, hồi ….. giờ ….. phút, ngày ….. tháng ….. năm ………, tại Ủy ban nhân dân xã/phường ……………………, tỉnh/thành phố ……………………,
I. Thành phần tham gia xác minh:
1. Ông/bà ………………………… – Chức vụ: Công chức tư pháp – hộ tịch UBND xã/phường ……………… (người lập biên bản).
2. Ông/bà ………………………… – Chức vụ: ………………………… (đại diện Công an xã/phường; trưởng thôn/tổ trưởng tổ dân phố …).
3. Ông/bà ………………………… – Người làm chứng. Sinh năm ………; số định danh cá nhân/CCCD ………………………; địa chỉ cư trú ………………………; quan hệ với người chết: ………………………
4. Ông/bà ………………………… – Người yêu cầu đăng ký khai tử. Sinh năm ………; số định danh cá nhân/CCCD ………………………; quan hệ với người chết: ………………………
II. Thông tin về người được xác minh:
Họ, chữ đệm, tên: ………………………………………… Giới tính: ………… Dân tộc: ………… Quốc tịch: …………
Ngày, tháng, năm sinh (hoặc năm sinh): …………………………………
Giấy tờ tùy thân (nếu có): …………………………………
Nơi cư trú cuối cùng: …………………………………………………………
Thời gian chết (giờ, ngày, tháng, năm hoặc ước tính năm chết): …………………………………
Địa điểm chết: …………………………………………………………
Nguyên nhân chết (nếu biết): …………………………………………………………
Nơi mai táng/hỏa táng (nếu có): …………………………………
III. Nội dung xác minh:
1. Ý kiến của người yêu cầu: …………………………………………………………
2. Ý kiến của người làm chứng: …………………………………………………………
3. Ý kiến của đại diện công an/trưởng thôn/tổ trưởng tổ dân phố: …………………………………
4. Tài liệu, chứng cứ đã thu thập, đối chiếu (gia phả, ảnh bia mộ, hồ sơ lý lịch, giấy chứng nhận mai táng, xác nhận của cơ quan…): …………………………………
IV. Kết quả xác minh:
Qua kiểm tra, đối chiếu các thông tin, tài liệu nêu trên, có đủ căn cứ xác định ông/bà ………………………… đã chết vào ngày …/…/……… tại ………………………… Thông tin trong biên bản là đúng sự thật. Những người tham gia xác minh cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai.
Biên bản kết thúc hồi ….. giờ ….. phút cùng ngày, được lập thành ….. bản, đã đọc lại cho mọi người cùng nghe, thống nhất và ký tên dưới đây.
NGƯỜI YÊU CẦU NGƯỜI LÀM CHỨNG ĐẠI DIỆN CÔNG AN/TRƯỞNG THÔN, TỔ DÂN PHỐ NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ) (Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)
XÁC NHẬN CỦA UBND XÃ/PHƯỜNG
(Ký, đóng dấu)
Hướng dẫn ghi biên bản
- Thông tin người chết: ghi đúng như giấy tờ gốc. Nếu không còn giấy tờ, ghi theo gia phả, bia mộ và lời khai, đồng thời nêu rõ nguồn.
- Thời gian chết: ghi đầy đủ giờ, ngày, tháng, năm nếu biết. Nếu chỉ nhớ năm, ghi “khoảng năm …” và giải thích căn cứ.
- Người làm chứng: nên có ít nhất hai người độc lập với người yêu cầu, càng gần gũi với gia đình người chết càng tốt.
- Chữ ký: mỗi người ký trực tiếp, không ký thay. Biên bản nhiều trang nên đóng dấu giáp lai, bạn có thể tham khảo cách đóng dấu giáp lai.
- Văn phong: ngắn gọn, khách quan, đúng thể thức văn bản hành chính (xem thêm phong cách ngôn ngữ hành chính).
Hồ sơ và thủ tục đăng ký khai tử sau xác minh
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu (Phụ lục 05 Thông tư 04/2020/TT-BTP, đã được sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP);
- Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh sự kiện chết do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận (nếu có);
- Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký (căn cước, CCCD còn hạn hoặc hộ chiếu);
- Văn bản ủy quyền, nếu nhờ người khác đi thay. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì không cần công chứng, chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ.
Lưu ý: Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023. Cơ quan hộ tịch khai thác thông tin cư trú qua cơ sở dữ liệu dân cư. Bạn chỉ cần xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng khi cơ sở dữ liệu chưa có thông tin.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của UBND xã/phường có thẩm quyền, hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công.
- Bước 2: Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ, phối hợp công an, trưởng thôn/tổ dân phố để xác minh và lập biên bản xác minh khi cần.
- Bước 3: Nếu thấy việc khai tử là đúng, công chức ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên, rồi báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục khai tử.
- Bước 4: Công chức khóa thông tin hộ tịch của người chết trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Bạn nhận trích lục khai tử.
Việc đăng ký khai tử được miễn phí, lệ phí theo Luật Hộ tịch. Khi cần bản sao giấy tờ nộp kèm, bạn có thể tìm hiểu nơi chứng thực tại bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.
Các trường hợp khác và lưu ý
Khai tử đúng hạn, có giấy báo tử
Theo Luật Hộ tịch 2014, trong 15 ngày kể từ ngày có người chết, vợ, chồng, con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác phải đi đăng ký khai tử. Khi đó thường không cần biên bản xác minh, vì đã có giấy báo tử. Người chết tại cơ sở y tế thì thủ trưởng cơ sở y tế cấp giấy báo tử. Người chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc nghi vấn thì dùng văn bản xác nhận của công an hoặc kết quả giám định pháp y. Các trường hợp còn lại do UBND cấp xã nơi người đó chết cấp giấy báo tử.
Biên bản xác minh khác với giấy xác nhận nhân thân
Biên bản xác minh nhằm chứng minh sự kiện chết. Còn giấy xác nhận quan hệ nhân thân chứng minh mối quan hệ giữa bạn và người đã mất, thường cần cho thừa kế, bảo hiểm, trợ cấp. Hai loại này có thể cần cùng lúc. Bạn xem thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Luật Hộ tịch 2026 thay đổi gì?
Luật Hộ tịch 2026 được thông qua ngày 23/4/2026, có hiệu lực từ 01/03/2027. Luật cho phép đăng ký hộ tịch tại bất kỳ UBND cấp xã nào, không phụ thuộc nơi cư trú. Luật cũng có lộ trình khai tử chủ động dựa trên dữ liệu kết nối từ cơ sở khám, chữa bệnh. Trước ngày 01/03/2027, bạn vẫn áp dụng Luật Hộ tịch 2014. Khi văn bản hướng dẫn mới ban hành, hồ sơ có thể thay đổi, vì vậy bạn nên kiểm tra lại tại UBND xã/phường.
Cảnh báo: Không được khai báo sai sự thật hoặc nhờ người làm chứng khai gian để hợp thức hóa việc khai tử. Tùy tính chất và mức độ, hành vi này có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Ngoài ra thông tin sai sẽ khiến việc thừa kế, tuất, bảo hiểm sau này bị vướng mắc.
Ví dụ: ông A muốn đăng ký khai tử cho cha, mất năm 1985 tại quê, không còn giấy báo tử. Ông có ảnh bia mộ, gia phả và hai người hàng xóm lớn tuổi sẵn sàng làm chứng. Ông nộp hồ sơ tại UBND xã nơi cha cư trú cuối cùng. Công chức tư pháp – hộ tịch phối hợp trưởng thôn xác minh, lập biên bản, rồi trình Chủ tịch UBND xã cấp trích lục khai tử.
Sau khi có trích lục khai tử, bạn có thể thực hiện các việc tiếp theo như khai nhận di sản hoặc hưởng chế độ tử tuất. Với trường hợp liên quan bảo hiểm xã hội, bạn có thể xem thêm cách tính bảo hiểm xã hội một lần trên VssID.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch 2014 (các quy định về đăng ký khai tử);
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (khoản 2 Điều 4 về giấy báo tử);
- Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP (Điều 13 về khai tử cho người chết đã lâu), được sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP;
- Luật Hộ tịch 2026 (thông qua ngày 23/4/2026, hiệu lực từ 01/03/2027);
- Bộ luật Dân sự 2015 (tuyên bố một người là đã chết);
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản xác minh người đã chết do cơ quan nào lập?
Do công chức tư pháp – hộ tịch của UBND cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ khai tử lập, có sự tham gia của công an, trưởng thôn/tổ dân phố và người làm chứng. Sau sắp xếp đơn vị hành chính 2025, không còn cấp huyện nên bạn nộp tại UBND xã/phường.
Có mẫu biên bản xác minh bắt buộc không?
Không có mẫu thống nhất bắt buộc trên toàn quốc. Bạn nên dùng mẫu tham khảo trong bài hoặc mẫu của UBND nơi nộp hồ sơ, miễn là đủ thông tin và có chữ ký của các bên.
Không có giấy báo tử và đã chết rất lâu thì có khai tử được không?
Có thể, nếu bạn cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ hợp lệ và cơ quan hộ tịch xác minh được là xác thực. Nếu không có chứng cứ nào có giá trị chứng minh, cơ quan hộ tịch có thể từ chối khai tử.
Khai tử có mất phí không?
Không. Đăng ký khai tử được miễn lệ phí theo Luật Hộ tịch. Bạn chỉ phải trả chi phí phát sinh khác, như sao chụp hoặc chứng thực giấy tờ nếu cần.
Luật Hộ tịch 2026 có áp dụng ngay không?
Chưa. Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/03/2027. Đến thời điểm đó, bạn vẫn thực hiện theo Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
Biên bản xác minh người đã chết giúp UBND cấp xã có cơ sở khai tử khi giấy tờ gốc đã thất lạc. Bạn hãy chuẩn bị sớm gia phả, ảnh bia mộ, xác nhận của người làm chứng và nộp hồ sơ tại UBND xã/phường có thẩm quyền để quá trình xác minh thuận lợi.
