Biên bản họp gia đình cử người giám hộ mới 2026 (mẫu)

Biên bản họp gia đình cử người giám hộ là văn bản ghi lại việc những người thân thích cùng đứng ở một hàng giám hộ đương nhiên (ví dụ ông bà nội, ngoại hoặc anh chị em ruột) thỏa thuận cử một hoặc một số người làm người giám hộ. Biên bản có chữ ký của tất cả những người tham gia. Sau đó bạn nộp biên bản cùng hồ sơ tại UBND cấp xã để đăng ký giám hộ. Mẫu đầy đủ nằm ở bên dưới.

Khi nào cần họp gia đình để cử người giám hộ?

Giám hộ là việc cá nhân hoặc pháp nhân chăm sóc, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Bộ luật Dân sự 2015 chia người giám hộ thành hai nhóm: giám hộ đương nhiên (Điều 52, 53) và giám hộ được cử, chỉ định (Điều 54).

Bạn cần biên bản họp gia đình trong các trường hợp sau:

• Người chưa thành niên mất cha mẹ hoặc cha mẹ mất năng lực hành vi dân sự. Nếu có nhiều người cùng hàng giám hộ đương nhiên, ví dụ ông bà nội và ông bà ngoại, họ có thể thỏa thuận cử một hoặc một số người làm người giám hộ.
• Người mất năng lực hành vi dân sự có nhiều người cùng thứ tự ưu tiên. Ví dụ nhiều anh chị em ruột cùng đủ điều kiện, nên cần thống nhất một người đứng ra giám hộ.
• Thay đổi người giám hộ. Người giám hộ cũ không còn đủ điều kiện, đã chết, vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hoặc tự đề nghị thôi và có người khác nhận thay. Khi đó cả nhà thường lập biên bản mới để thống nhất người thay thế.

Nếu không có ai là người giám hộ đương nhiên, UBND cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ có trách nhiệm cử người giám hộ. Khi có tranh chấp, Tòa án sẽ chỉ định. Trường hợp này bạn không dùng biên bản họp gia đình, mà làm theo quy trình cử, chỉ định.

Mẫu biên bản họp gia đình cử người giám hộ

Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây, thay các phần “……” bằng thông tin thật rồi in ra để các thành viên cùng ký.

Hướng dẫn điền biên bản

1. Bước 1: Xác định đúng người được giám hộ. Ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và nơi cư trú theo giấy tờ tùy thân. Với trẻ chưa có thẻ căn cước, bạn có thể ghi số định danh cá nhân trên giấy khai sinh. Nếu cần ghi nơi cấp giấy tờ, bạn xem thêm hướng dẫn cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
2. Bước 2: Liệt kê đủ người thân thích cùng hàng giám hộ. Người vắng mặt nên có văn bản ủy quyền hoặc ý kiến bằng văn bản có chữ ký. Nếu bỏ sót người có quyền, biên bản dễ bị cho là chưa đầy đủ hoặc phát sinh tranh chấp về sau.
3. Bước 3: Ghi rõ lý do cử người giám hộ. Ví dụ cha mẹ đã chết, cha mẹ mất năng lực hành vi dân sự hoặc không xác định được cha mẹ. Nên nêu kèm giấy tờ chứng minh như giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án.
4. Bước 4: Mô tả tình trạng tài sản. Ghi các tài sản chính như nhà đất, tiền gửi và các khoản tiền do người khác để lại. Việc này giúp người giám hộ quản lý tài sản đúng quy định và giúp những người giám sát việc giám hộ theo dõi.
5. Bước 5: Ghi quyền, nghĩa vụ và có chữ ký đồng ý của người được cử. Chữ ký đồng ý của người được cử là nội dung bắt buộc. Việc cử người giám hộ phải được sự đồng ý của người đó.

Hồ sơ và nơi đăng ký giám hộ

Đăng ký ở đâu sau khi sắp xếp đơn vị hành chính?

Thẩm quyền đăng ký giám hộ thuộc UBND cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ hoặc của người giám hộ. Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp (tỉnh và xã/phường) và không còn cấp huyện. Với thủ tục này, bạn chỉ cần đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã, phường (nơi tương ứng với nơi cư trú). Công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tiếp nhận hồ sơ.

Nếu bạn đang ở xa, bạn có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến (tùy địa phương hỗ trợ). Bạn nên xem địa chỉ đăng ký cư trú hiện tại tại hướng dẫn đăng ký tạm trú online để xác định đúng nơi nộp hồ sơ.

Hồ sơ gồm những gì?

• Tờ khai đăng ký giám hộ theo mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP.
• Văn bản cử người giám hộ, chính là biên bản họp gia đình ở trên (đối với đăng ký giám hộ cử).
• Giấy ủy quyền nếu người đi nộp không phải người có yêu cầu. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
• Giấy tờ tùy thân của người nộp, người giám hộ và người được giám hộ (thẻ căn cước, CCCD còn hạn hoặc giấy khai sinh với trẻ nhỏ). Nếu cần thông tin về thẻ, bạn xem thêm bài tra cứu số thẻ căn cước công dân online.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình và giấy tờ chứng minh lý do giám hộ như giấy chứng tử hoặc quyết định tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự (nếu có).

Sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã. Nếu được chấp thuận, bạn sẽ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ và nhận Trích lục đăng ký giám hộ.

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản

• Người được cử phải tự nguyện. Biên bản cần có ý kiến đồng ý của chính người được cử. Việc cử người giám hộ phải ghi rõ lý do, quyền và nghĩa vụ cụ thể của người giám hộ, và tình trạng tài sản của người được giám hộ.
• Chữ ký hợp lệ. Quy định hộ tịch chỉ yêu cầu văn bản cử người giám hộ, không bắt buộc mẫu cố định. Tuy vậy để hạn chế bị yêu cầu bổ sung, bạn nên cho tất cả người tham dự ký trực tiếp. Bạn cũng có thể chứng thực chữ ký nếu cơ quan đăng ký yêu cầu. Từ 01/11/2025, việc chứng thực chữ ký không còn phụ thuộc nơi cư trú theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP. Về chứng thực nói chung, bạn xem hướng dẫn chứng thực hiện hành.
• Một người chỉ có một người giám hộ. Trừ trường hợp cha và mẹ cùng giám hộ con hoặc ông và bà cùng giám hộ cháu. Khi họp, các thành viên cần chọn người thích hợp nhất, không cử nhiều người một cách tùy tiện.
• Giám sát việc giám hộ. Người thân thích có thể được cử làm người giám sát việc giám hộ. Nếu việc giám sát liên quan đến quản lý tài sản của người được giám hộ thì người giám sát phải đăng ký tại UBND cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ.
• Thay đổi người giám hộ. Khi cần thay đổi, bạn lập biên bản mới và làm thủ tục thay đổi theo pháp luật về hộ tịch. Biên bản cũ không còn giá trị với người giám hộ mới.
• Giấy tờ nhân thân bổ sung. Nếu cơ quan yêu cầu xác nhận nhân thân của người giám hộ, bạn có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản họp gia đình chỉ có giá trị khi thể hiện rõ sự thống nhất của những người thân thích và sự đồng ý của người được cử. Bạn nên chuẩn bị mẫu ở trên, kiểm tra điều kiện của người giám hộ và nộp hồ sơ tại UBND xã, phường để hoàn tất đăng ký giám hộ.