Mất hết hóa đơn chứng từ phải xử lý thế nào?

Mất hết hóa đơn chứng từ phải xử lý như thế nào là một câu hỏi được rất được quan tâm, nhất là đối với những người làm kế toán, có vai trò quản lý các giấy tờ, sổ sách. Trong kinh doanh, việc xảy ra sự cố là điều không ai mong muốn. Nhưng đối với những tình huống bất khả kháng thì thật không thể tránh khỏi. Do đó người làm kinh doanh cần bình tĩnh trước những sự cố và nắm được cách xử lý sự cố đó. Do đó, mời độc giả đón đọc bài viết dưới đây của chúng tôi về vấn đề Mất hết hóa đơn, chứng từ.

Mất hết hóa đơn chứng từ phải làm sao?

Khi phát hiện ra sự cố mất hết hóa đơn, chứng từ, để giảm thiệt hại ở mức thấp nhất, kế toán đơn vị cần thực hiện hai bước: Báo với cơ quan quản lý trực tiếp thuế của đơn vị và yêu cầu bản sao y liên. Trong trường hợp bị mất hoá đơn nhưng chưa hết niên độ tài chính thì đơn vị sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể được hướng dẫn theo quy định của pháp luật như sau:

Với trường hợp này, kế toán cần phải làm theo các bước sau:

 – Báo ngay với cơ quan thuế trực tiếp quản lý đơn vị của bạn, tức đơn vị đăng ký kê khai thuế.

 – Yêu cầu bên bản sao y liên một để có cơ sở hoạch toán kế toán và kê khai thuế.

Nếu mất hoá đơn nhưng chưa hết niên độ tài chính thì đơn vị bạn sẽ bị xử phạt hành chính qui định tại Nghị định 89/2002/NĐ-CP.

Căn cứ theo quy định tại điểm 1.7.b mục VI phần B Thông tư số120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về hoá đơn. Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng làm mất hoá đơn mua hàng bản gốc (liên 2) do hoàn cảnh khách quan như: thiên tai, hoả hoạn, bị mất cắp thì được giải quyết khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), hoàn thuế GTGT, tính chi phí hợp lý.

Trong các trường hợp nêu trên, tổ chức, cá nhân phải:

 – Khai báo hóa đơn

 – Lập biên bản số hoá đơn bị mất

 – Lý do mất có xác nhận của cơ quan thuế đối với trường hợp thiên tai, hoả hoạn, xác nhận của cơ quan công an địa phương đối với trường hợp bị mất cắp.

Hồ sơ liên quan đến hành vi làm mất hoá đơn gồm:

 – Công văn, đơn của tổ chức, cá nhân về việc làm mất hoá đơn.

 – Biên bản mất hoá đơn mua hàng.

 – Bản sao hoá đơn mua hàng (liên1) có xác nhận ký tên, đóng dấu (nếu có) của bên bán hàng.

Còn trường hợp “do sơ suất trong quá trình vận chuyển ” thì không được khấu trừ thuế GTGT. Nếu thực tế xác định được doanh nghiệp có mua hàng hoá, dịch vụ nguồn gốc hợp pháp và sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì được thực hiện ấn định chi phí mua hàng làm căn cứ tính thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN) theo quy định tại Điều 37 Luật Quản lý thuế.

Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn theo thông tư 153/2010/TT-BTC :

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Mức xử phạt theo nghị định 51/2010/NĐ-CP: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.

Nguyên tắc áp dụng mức phạt mất hóa đơn

Để xác định mức phạt mất hóa đơn, cần tuân thủ theo các quy tắc. Có ba quy tắc chính. Nguyên tắc thứ nhất quy định về mức phạt trung bình đối với hành vi đó. Nguyên tắc thứ hai về việc giảm mức tiền phạt dựa theo khung hình phạt. Nguyên tắc cuối cùng về tăng mức tiền phạt dựa theo khung hình phạt. Cụ thể được hiểu như sau:

Khi xác định mức phạt tiền đối với người nộp thuế vi phạm vừa có tình tiết tăng nặng, vừa có tình tiết giảm nhẹ thì được giảm trừ tình tiết tăng nặng theo nguyên tắc một tình tiết giảm nhẹ được giảm trừ một tình tiết tăng nặng. 

Các tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng đã được sử dụng để xác định khung tiền phạt thì không được sử dụng khi xác định số tiền phạt cụ thể như sau: 

• Khi phạt tiền, mức phạt tiền cụ thể đối với một hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn là mức trung bình của khung phạt tiền được quy định đối với hành vi đó. 
• Nếu có tình tiết giảm nhẹ, thì mỗi tình tiết được giảm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt tiền đối với hành vi đó không được giảm quá mức tối thiểu của khung tiền phạt; 
• Nếu có tình tiết tăng nặng thì mỗi tình tiết tăng nặng được tính tăng 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt tiền đối với hành vi đó không được vượt quá mức tối đa của khung tiền phạt. 

Khuyến nghị

Luật sư X tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.

Thông tin liên hệ

Luật sư X đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Mất hết hóa đơn chứng từ” Ngoài ra, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý khác liên quan đến soạn thảo mẫu hợp pháp hóa lãnh sự… Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.

Mời bạn xem thêm bài viết:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế áp dụng khi nào?
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?
• Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thế nào?

Câu hỏi thường gặp