Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ thế nào?

Chào luật sư trước đây tôi làm nhân viên hành chính cho công ty tư nhân. Tuy nhiên do công việc hiện tại chưa ổn nên tôi muốn đổi việc. Công việc tiếp theo mà tội định làm là nhân viên văn thư lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên trong quá trình tìm hiểu công việc này thì tôi còn một số thắc mắc liên quan đến thời gian lưu trữ hồ sơ. Hiện nay theo luật thì Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ thế nào? Những hồ sơ nào cần có thời hạn lưu không giới hạn và lí do tại sao? Thời gian lưu trữ hồ sơ của cá nhân, tổ chức hay các cơ quan nhà nước hiện nay có gì khác nhau? Những ai có trách nhiệm trong việc thực hiện lưu trữ hồ sơ? Lưu trữ hồ sơ hiện nay được quy định trong văn bản pháp luật nào? Mong được luật sư tư vấn. Tôi xin chân thành cảm ơn Luật sư.

Cảm ơn bạn đã tin tưởng dịch vụ tư vấn của chúng tôi. Về vấn đề Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ chúng tôi xin tư vấn đến bạn như sau:

Các loại hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp gồm những gì?

Hiện nay để một công ty hoạt động thì có rất nhiều loại hồ sơ tài liệu. Những hồ sơ này giúp cho việc thực hiện những quy định, chính sách công ty tốt hơn. Đồng thời hồ sơ cũng cần thể hiện được toàn bộ quá trình hoạt động của công ty để nếu như bị kiểm tra thì các cơ quan có thể theo dõi được. Vậy các loại hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp hiện nay có những gì? Chúng tôi có phân loại các loại hồ sơ cần có trong doanh nghiệp hiện nay được quy định như sau:

Thông thường các loại hồ sơ tại doanh nghiệp sẽ được phân thành 3 nhóm chính:

–      Nhóm 1: các giấy tờ nội bộ như: quy định chính sách, sổ tay, hướng dẫn công việc, bản sẽ, biểu mẫu….

–      Nhóm 2: các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ bên ngoài được á dụng vào hoạt động vận hành của công ty như: tài liệu kỹ thuật, kế hoạch, tiêu chuẩn….

–      Nhóm 3: Các tài liệu tham khảo khác chỉ mang tính hướng dẫn, không bắt buộc.

Các loại hồ sơ cần phân loại và bảo quản theo quy định của pháp luật

Hiện nay có một số loại hồ sơ cần tiến hành phân loại và bảo quản theo quy định của pháp luật. Vậy những loại hồ sơ này là gì và cách thức để bảo quản hồ sơ hiện nay có bao nhiêu phương thức. Với sự tiến bộ của thông tin thì mọi người đều ưa chuộng việc lưu trữ hồ sơ ở dạng File. Việc lưu trữ hồ sơ dự thầu cần có những tiêu chí gì? Vậy hiện nay theo quy định có bao nhiêu loại hồ sơ cần phân loại và bảo quản? Có thể lưu trữ hồ sơ theo dạng dữ liệu điện tử không? Các loại hồ sơ này hiện nay là:

Theo quy định về lưu trữ hồ sơ tại điều 3, thông tư 09/2011/TT-BNV thì các đơn vị là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc cơ swor sản xuất – kinh doanh cần phân chia các tài liệu, hồ sơ thành các nhóm như sau để lưu trữ:

– Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung

– Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động 

– Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức

– Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự

– Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính

– Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản

– Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ

– Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác

– Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại

– Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng

– Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế

– Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở

– Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn

– Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp

Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ thế nào?

Hồ sơ hiện nay được nhiều người quan tâm vì các hồ sơ quan trọng cần được lưu trữ, bảo quản một cách kỹ lưỡng. Vậy những hồ sơ gì cần được lưu trữ đối với cơ quan nhà nước hay một công ty, doanh nghiệp? Hồ sơ hiện nay được lưu trữ gồm những gì và cần có những nội dung nào? Hồ sơ được lưu trữ có cần được bảo mật thông tin cao không? Chúng tôi xin tư vấn đến bạn đọc những quy định cơ bản nhất về thời gian lưu trữ hồ sơ hiện nay như sau:

Đối với hồ sơ, tài liệu được các cơ quan, tổ chức chỉnh lý trước thời điểm Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu có hiệu lực, việc xác định thời hạn bảo quản áp dụng theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Đối với hồ sơ, tài liệu được tổ chức chỉnh lý sau khi Thông tư số 10/2022/TT-BNV có hiệu lực, việc xác định thời hạn bảo quản áp dụng theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV và các quy định của ngành, lĩnh vực về thời hạn bảo quản đối với hồ sơ chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan, không phân biệt thời gian hình thành tài liệu. Các cơ quan, tổ chức không xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu đã chỉnh lý trước khi Thông tư số 10/2022/TT-BNV có hiệu lực.

Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 4/8/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là văn bản hành chính. Tuy nhiên, nội dung quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đã được quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ.

Do đó, theo quy định về áp dụng văn bản quy phạm pháp luật tại Điều 156 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, các cơ quan, tổ chức áp dụng thống nhất theo quy định của Thông tư số 09/2011/TT-BNV, không áp dụng theo Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN; đồng thời Thông tư số 09/2011/TT-BNV cũng đã bãi bỏ Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu.

Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử ra sao?

Hiện nay vấn đề lưu trữ hồ sơ ở dạng điện tử cũng là giải pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian và không gian. Theo quy định pháp luật hiện hành thì một số thủ tục hành chính hiện nay được tiến hành trên các trang web điện tử để dễ lưu và quản lý hơn. Vậy nộp hồ sơ điện tử thì lưu trữ như thế nào? Hồ sơ điện tử có cần lưu bản giấy kèm theo hay không? Nội dung hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hiện nay có các vấn đề lưu ý cần nắm như sau:

Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 4 năm 2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định nêu trên và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).

Kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh được kết nối với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Người đứng đầu bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng, triển khai thực hiện phương án kết nối giữa 2 Hệ thống để thực hiện thu thập, nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử và chia sẻ dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phục vụ giải quyết công việc của bộ, ngành, địa phương.

Trong trường hợp 2 Hệ thống chưa được kết nối, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phải được lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

Người làm lưu trữ có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ tư vấn luật dân sự Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ thế nào?” Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ công chứng tại nhà …. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102

Mời bạn xem thêm

• Tái khám có mất tiền không theo quy định hiện nay?
• Hồ sơ đăng ký công nhận cơ sở an toàn dịch bệnh động vật
• Chung cư không bảo đảm an toàn PCCC xử phạt bao nhiêu?

Câu hỏi thường gặp