Hướng dẫn làm thủ tục xin giấy xác nhận tình trạng độc thân chính xác

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, hay còn gọi là giấy xác nhận độc thân, là loại giấy tờ quan trọng không thể thiếu trong bộ hồ sơ rất nhiều các thủ tục hành chính – pháp lý khác nhau trong đời sống với mỗi người như đăng ký kết hôn, tham gia lao động, giao dịch tài sản… Giấy xác định tình trạng hôn nhân là giấy tờ để có thể xác định tình trạng của một cá nhân có thuộc tình trạng độc thân hay không (chưa kết hôn lần nào, đã kết hôn hoặc kết hôn nhưng đã ly hôn, vợ hoặc chồng đã chết,…). Có thể nói, đây là loại giấy tờ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Bài đọc này sẽ cung cấp cho người đọc tìm hiểu thêm các thông tin cơ bản chính xác nhất về công dụng, thủ tục, hồ sơ để hoàn thiện việc xin giấy xác nhận tình trạng độc thân trong thực tiễn.

Giấy xác nhận độc thân dùng để làm gì?

Giấy xác nhận độc thân (Giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân) là một loại giấy tờ không thể thiếu khi công dân thực hiện nhiều loại thủ tục hành chính khác nhau. Loại giấy này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân trong một số các vấn đề pháp lý liên quan đến nhân thân và tài sản như đăng ký kết hôn, vay vốn ngân hàng,… Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp tư nhân cũng bắt buộc có giấy xác nhận độc thân khi nộp hồ sơ xin việc trong một số loại công việc đặc thù. Cụ thể, một số trường hợp tiêu biểu cần sử dụng mẫu giấy này trong thực tiễn gồm:

Thứ nhất, dùng dể làm thủ tục đăng ký kết hôn: khi công dân muốn thực hiện việc đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là loại giấy tờ bắt buộc phải có để nộp cho cơ quan hộ tịch theo khoản 2 Điều 2 và Điều 10 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

Thứ hai, sử dụng trong các giao dịch về tài sản: theo khoản 1 Điều 35 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 thì việc định đoạt tài sản chung của vợ, chồng do hai bên thỏa thuận. Do đó, nếu đó là tài sản chung của vợ chồng mà một bên đem đi giao dịch thì sẽ dẫn đến những rủi ro pháp lý nên trên thực tế, khi thực hiện các giao dịch về tài sản thì phải có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để giảm thiểu rủi ro cho các giao dịch về tài sản. Bên cạnh đó, Điều 36 Luật này cũng quy định trường hợp vợ chồng có thỏa thuận về việc một bên đưa tài sản chung vào kinh doanh thì hai vợ chồng cũng cần phải có văn bản thỏa thuận cho phép một bên thực hiện giao dịch với tài sản chung đó và Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để chứng minh.

Thứ ba, dùng để làm hồ sơ vay vốn ngân hàng trong một vài trường hợp theo quy định của ngân hàng. Trong trường hợp này, giấy xác nhận độc thân của người có yêu cầu ghi rõ mục đích sử dụng dể vay vốn, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn. 

Thứ tư, dùng để làm hồ sơ xin việc tại một số đơn vị, doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn một số mục đích khác như để làm hồ sơ nhận nuôi con nuôi , xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ hoặc chồng đã chết, Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới…

Thủ tục xin giấy xác nhận tình trạng độc thân như thế nào?

Phần bên trên bài viết đã đưa ra một số những công dụng phổ biến nhất của mẫu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong đời sống hiện nay. Tuy nhiên, không ít người dân vẫn chưa hiểu rõ quy định pháp luật liên quan đến loại giấy tờ này, cụ thể là về thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân gồm các bước cụ thể như thế nào để đúng theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, tránh gây mất thời gian và công sức phải làm lại nhiều lần khi thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận tình trạng độc thân này trên thực tế. Thủ tục xin giấy được quy định cụ thể trong Nghị định 123/2015/NĐ-CP và một số Thông tư hướng dẫn có liên quan gồm 3 bước như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nộp Tờ khai theo mẫu quy định được đề cập bên dưới. Trường hợp yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

Đối với việc lựa chọn hình thức xin giấy xác nhận độc thân trực tiếp: Người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nộp hồ sơ yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Đối với việc lựa chọn hình thức xin giấy xác nhận độc thân online: Người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác cung cấp thông tin theo biểu mẫu hộ tịch điện tử tương tác cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (cung cấp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ

– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (đối với trường hợp người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (đối với trường hợp người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

– Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (đối với trường hợp người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (đối với trường hợp người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

+ Nếu người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

– Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đính kèm).

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (đối với hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (đối với hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý. Nếu người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (đối với hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (đối với hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).

Trường hợp đặc biệt:

* Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau thì người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình. Trường hợp người yêu cầu không chứng minh được thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó. Sau khi nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân cấp xã được yêu cầu, tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về tình trạng hôn nhân trong thời gian thường trú tại địa phương của người có yêu cầu. Nếu kết quả kiểm tra, xác minh cho thấy người yêu cầu có đủ điều kiện, việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là phù hợp quy định pháp luật hoặc sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được văn bản trả lời thì cho phép người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình.

* Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân.

Bước 3: Trả kết quả Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân với người có yêu cầu

– Trường hợp tiếp nhận hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo hình thức trực tiếp, công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc cập nhật thông tin xác nhận tình trạng hôn nhân và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

– Trường hợp tiếp nhận hồ sơ xác nhận tình trạng hôn nhân theo hình thức trực tuyến, công chức tư pháp – hộ tịch gửi lại biểu mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân điện tử và xác nhận trong thời hạn tối đa một ngày. Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư pháp – hộ tịch cập nhật thông tin xác nhận tình trạng hôn nhân và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

– Công chức tư pháp – hộ tịch in Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

– Người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân kiểm tra thông tin trên Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, nhận Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Mẫu giấy xác nhận tình trạng độc thân

Bên cạnh việc thực hiện đúng thủ tục, người có yêu cầu cần chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết theo đúng mẫu của Nhà nước ban hành để đảm bảo hồ sơ hợp lệ khi nộp tới cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể, loại giấy tờ quan trọng nhất cần phải điền theo đúng mẫu đã được đính kèm đó là mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được ban hành tại phụ lục kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp. Theo đó, bạn đọc có thể tham khảo giấy xác nhận tình trạng độc thân (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân) theo mẫu dưới đây:

Xin cấp giấy xác nhận tình trạng độc thân ở đâu?

Sau khi đã hoàn thiện đày đủ hồ sơ theo đúng yêu cầu và nắm được các bước cần thực hiện khi nộp hồ sơ, một vấn đề cũng quan trọng không kém mà người dân phải chú ý khi thực hiện là gửi hồ sơ tới cơ quan đúng thẩm quyền, tránh việc gửi sai hồ sơ bị trả lại, gây mất thời gian khi phải nộp đi nộp lại nhiều lần. Về thẩm quyền xác nhận tình trạng độc thân, theo Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, công dân Việt Nam, công dân nước ngoài và người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam có thể xin Giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân (giấy xác nhận tình trạng độc thân) tại:

– Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi thường trú của công dân Việt Nam thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

– Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó đăng ký tạm trú cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đối với trường hợp công dân Việt Nam không có nơi thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú.

Mời bạn xem thêm:

• Mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là gì?
• Giá trị của giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là bao lâu?
• Thủ tục cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân năm 2023

Thông tin liên hệ:

Luật sư X đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Thủ tục xin giấy xác nhận tình trạng độc thân”. Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan khác. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.

Câu hỏi thường gặp: