Đơn xin xác nhận mối quan hệ nhân thân với người đã mất là văn bản bạn gửi Ủy ban nhân dân xã, phường để đề nghị xác nhận mình có quan hệ cha mẹ – con, vợ – chồng, ông bà – cháu… với người đã chết. Pháp luật không quy định một mẫu đơn thống nhất, nên bạn có thể dùng mẫu bên dưới và điều chỉnh theo hoàn cảnh của mình.
Tóm tắt nhanh
- Nơi nộp: UBND xã, phường nơi bạn cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của người đã mất (tùy từng địa phương hướng dẫn).
- Giấy tờ chính: giấy chứng tử (hoặc giấy báo tử), giấy khai sinh/giấy tờ chứng minh quan hệ, căn cước của người làm đơn.
- Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023; thông tin cư trú được tra cứu trên cơ sở dữ liệu về cư trú và dân cư.
- Sau sắp xếp đơn vị hành chính, không còn cấp huyện: việc hộ tịch do UBND cấp xã và công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện.
- Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Khi nào cần xác nhận quan hệ nhân thân với người đã mất?
Bạn thường cần giấy này khi một cơ quan, tổ chức yêu cầu chứng minh quan hệ với người đã chết mà bạn chưa có đủ giấy tờ trong tay. Một số tình huống phổ biến:
- Khai nhận hoặc phân chia di sản thừa kế (nhà đất, tài khoản, xe…).
- Làm hồ sơ hưởng chế độ tử tuất, trợ cấp mai táng từ bảo hiểm xã hội.
- Rút tiền gửi, làm thủ tục tại ngân hàng, công ty bảo hiểm thương mại.
- Kê khai người phụ thuộc, bổ sung hồ sơ cá nhân theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị nơi làm việc.
- Bổ sung hồ sơ học tập, hồ sơ chính sách, hồ sơ lý lịch.
Với thừa kế, hàng thừa kế thứ nhất gồm vợ, chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết. Hàng thứ hai gồm ông bà nội, ngoại, anh chị em ruột và cháu ruột (trong trường hợp người chết là ông bà). Bạn cần biết mình thuộc hàng nào để chuẩn bị đúng giấy tờ chứng minh.
Lưu ý: Nhiều trường hợp không cần đơn xác nhận của UBND. Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn hoặc dữ liệu trên căn cước, VNeID đã đủ chứng minh quan hệ. Hãy hỏi rõ cơ quan yêu cầu xem họ chấp nhận loại giấy tờ nào trước khi đi xin xác nhận. Nếu bạn cần mẫu giấy xác nhận dạng ngắn, xem thêm bài mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Nộp đơn ở đâu theo quy định hiện nay?
Từ 01/07/2025, nước ta vận hành chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã/phường), không còn cấp huyện. Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, UBND xã, phường, đặc khu thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch ở cấp xã. UBND cấp xã còn tiếp nhận các nhiệm vụ hộ tịch trước đây do UBND và Phòng Tư pháp cấp huyện đảm nhiệm. Vì vậy bạn nộp đơn tại bộ phận một cửa của UBND xã, phường, nơi công chức tư pháp – hộ tịch tiếp nhận.
Chọn nơi nộp theo cách sau:
- UBND xã, phường nơi bạn đang cư trú: phù hợp khi bạn xin xác nhận về quan hệ của chính mình với người đã mất.
- UBND xã, phường nơi cư trú cuối cùng của người mất: phù hợp khi cần đối chiếu hồ sơ hộ tịch, thông tin cư trú của người đã mất.
Mỗi địa phương có thể hướng dẫn khác nhau chút ít, nên bạn gọi hoặc hỏi trực tiếp bộ phận một cửa, hoặc kiểm tra trên cổng dịch vụ công trước khi đi. Nếu giấy tờ cũ ghi tên xã, huyện trước sắp xếp, bạn ghi đúng như trên giấy tờ và có thể chú thích thêm tên đơn vị hành chính hiện nay.
Mẫu đơn xin xác nhận mối quan hệ nhân thân
Bạn có thể sao chép mẫu sau, rồi sửa các phần trong ngoặc cho đúng với trường hợp của mình.
MẪU ĐƠN XIN XÁC NHẬN QUAN HỆ NHÂN THÂN VỚI NGƯỜI ĐÃ MẤT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
ĐƠN XIN XÁC NHẬN QUAN HỆ NHÂN THÂN VỚI NGƯỜI ĐÃ MẤT
Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã/phường/đặc khu ……………………………, tỉnh/thành phố ……………………
Tôi tên là: ……………………………… Sinh ngày: ……/……/………
Số định danh cá nhân/CCCD/Căn cước: ……………………… Cấp ngày: ……/……/……… Nơi cấp: ………………………
Nơi thường trú: ……………………………………………………………………………
Nơi ở hiện tại: ……………………………………………………………………………
Số điện thoại liên hệ: ……………………………
Tôi xin trình bày như sau:
Ông/bà ……………………………… sinh năm ……………, số định danh cá nhân/CCCD/CMND (nếu có): ……………………………, nơi cư trú cuối cùng: ……………………………………………, đã mất ngày ……/……/……… tại ………………………………, theo Giấy chứng tử/Trích lục khai tử số ……… do UBND ……………………… cấp ngày ……/……/………
Tôi là ………… (con đẻ/con nuôi/vợ/chồng/cháu nội/cháu ngoại/anh/chị/em ruột…) của ông/bà nêu trên.
Lý do xin xác nhận: ………………………………………………… (ví dụ: làm thủ tục khai nhận di sản thừa kế; làm hồ sơ hưởng chế độ tử tuất; bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan/đơn vị ……………………).
Nay tôi làm đơn này, kính đề nghị UBND xã/phường/đặc khu xem xét, xác nhận quan hệ nhân thân giữa tôi và ông/bà ……………………… đã mất, để tôi có cơ sở thực hiện thủ tục nêu trên.
Tôi cam đoan những nội dung trên là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình.
Tài liệu kèm theo đơn:
1. Bản sao Giấy chứng tử (hoặc Trích lục khai tử) của người đã mất;
2. Bản sao Giấy khai sinh/Giấy đăng ký kết hôn/giấy tờ khác chứng minh quan hệ;
3. Bản sao căn cước/CCCD của người làm đơn (xuất trình bản chính để đối chiếu);
4. Giấy tờ khác (nếu có): ……………………………
……………, ngày ……… tháng ……… năm ………
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Phần xác nhận của UBND xã/phường (do cơ quan điền):
Xác nhận ông/bà ……………………………… có quan hệ ……………… với ông/bà ……………………………… (đã mất) căn cứ ………………………………
……………, ngày ……… tháng ……… năm ………
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)
Hướng dẫn điền đơn từng mục
Phần thông tin người làm đơn
Ghi đúng họ tên, ngày sinh và số định danh cá nhân như trên căn cước. Từ 01/07/2024, thẻ căn cước thay thế CCCD, còn CCCD còn hạn vẫn dùng bình thường. Nếu bạn phân vân về cách ghi nơi cấp, tham khảo bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ. Cần tìm lại số thẻ, bạn có thể xem hướng dẫn tra số căn cước công dân online.
Phần thông tin người đã mất
Ghi đúng họ tên, năm sinh, ngày mất và nơi cư trú cuối cùng theo giấy chứng tử. Nếu không nhớ số giấy tờ tùy thân của người mất, hãy để trống hoặc ghi “không nhớ”, rồi nộp kèm giấy chứng tử để cơ quan đối chiếu.
Phần quan hệ và lý do
Chỉ ghi một loại quan hệ cụ thể, ví dụ “con đẻ”, “vợ”, “cháu nội”. Lý do nên nêu rõ mục đích sử dụng, vì cơ quan xác nhận thường căn cứ vào đó để xác định phạm vi xác nhận. Nếu giấy xác nhận dùng cho nhiều việc, bạn nên ghi rõ từng việc.
Lưu ý: Đơn là văn bản hành chính, nên viết ngắn gọn, đúng thể thức, không dùng từ cảm tính. Bạn có thể tham khảo thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để trình bày đơn chuẩn hơn.
Giấy tờ kèm theo đơn
Giấy tờ cần nộp phụ thuộc vào quan hệ bạn muốn chứng minh. Bạn có thể tham khảo bảng sau.
| Quan hệ | Giấy tờ thường dùng để chứng minh |
|---|---|
| Cha, mẹ – con | Giấy khai sinh của con (có tên cha/mẹ); trường hợp không có tên cha thì cần quyết định của Tòa án, văn bản giám định hoặc giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha con |
| Vợ – chồng | Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn hoặc trích lục đăng ký kết hôn; thông tin hôn nhân trên cơ sở dữ liệu hộ tịch |
| Anh, chị, em ruột | Giấy khai sinh của các bên (cùng cha, mẹ) hoặc xác nhận của cơ quan hộ tịch |
| Ông bà – cháu | Giấy khai sinh của cháu, của cha/mẹ cháu để thể hiện quan hệ liên tiếp |
| Người mất | Giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử; quyết định của Tòa án tuyên bố chết (nếu có) |
Nếu không có đủ giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con, các bên có thể lập văn bản cam đoan về quan hệ này kèm ít nhất hai người làm chứng, theo hướng dẫn của pháp luật về hộ tịch. Việc có chấp nhận hay không do cơ quan tiếp nhận hồ sơ xem xét.
Bản sao nộp kèm có thể là bản photo có bản chính đối chiếu, hoặc bản sao chứng thực. Về nơi chứng thực, bạn xem thêm bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành. Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025), việc chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú.
Trình tự thực hiện
- Bước 1: Xác định mục đích dùng giấy và hỏi cơ quan yêu cầu xem họ cần loại xác nhận nào.
- Bước 2: Chuẩn bị đơn (viết tay hoặc đánh máy), giấy chứng tử và giấy tờ chứng minh quan hệ.
- Bước 3: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của UBND xã, phường. Bạn có thể nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công nếu địa phương hỗ trợ.
- Bước 4: Công chức tư pháp – hộ tịch hoặc công chức có liên quan kiểm tra hồ sơ và đối chiếu thông tin trên cơ sở dữ liệu hộ tịch, dân cư; có thể xác minh thêm tại nơi cư trú nếu cần.
- Bước 5: Nhận kết quả là văn bản xác nhận có chữ ký và con dấu của UBND. Nếu bị từ chối, bạn đề nghị nêu rõ lý do và hướng dẫn bổ sung.
Thời hạn giải quyết và lệ phí do từng địa phương công bố tại bộ phận một cửa, bạn nên hỏi trực tiếp để có thông tin chính xác.
Những lưu ý quan trọng
- Giấy tờ hộ khẩu: sổ hộ khẩu giấy không còn giá trị từ 01/01/2023. Nếu mẫu cũ ghi “kèm sổ hộ khẩu” thì hiện nay bạn thay bằng căn cước, thông tin cư trú trên VNeID hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú.
- Xác nhận tình trạng hôn nhân của người đã mất: đây là thủ tục khác. Người chết không thể tự yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, nên người thân thường phải đề nghị cơ quan xác nhận bằng đơn riêng. Nếu bạn cần đơn này, hãy ghi rõ trong đơn.
- Giá trị sử dụng: giấy xác nhận chỉ có giá trị cho mục đích ghi trong đơn. Cơ quan tiếp nhận có thể đòi giấy gốc hoặc yêu cầu cấp lại nếu thấy thông tin chưa phù hợp.
- Dấu và chữ ký: đơn của cá nhân chỉ cần chữ ký; phần xác nhận phải có dấu của UBND. Nếu bạn cần hiểu quy tắc đóng dấu trên văn bản, xem cách đóng dấu giáp lai.
Cảnh báo: Khai báo sai sự thật, sửa chữa hoặc làm giả giấy tờ để xin xác nhận có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Ví dụ, Điều 341 Bộ luật Hình sự (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) quy định khung hình phạt tù từ 6 tháng đến 3 năm ở khoản 1 với hành vi làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Bạn chỉ nên dùng giấy tờ thật và khai đúng sự thật.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin xác nhận nhân thân với người đã mất có mẫu bắt buộc không?
Không có một mẫu đơn bắt buộc chung cho cả nước. Bạn trình bày đầy đủ thông tin người làm đơn, người đã mất, quan hệ, lý do và giấy tờ kèm theo. Một số địa phương có thể có mẫu riêng tại bộ phận một cửa.
Có cần sổ hộ khẩu để xin xác nhận không?
Không. Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023. Hiện nay thông tin cư trú được xác định qua cơ sở dữ liệu về cư trú và dân cư, bạn chỉ cần xuất trình căn cước và giấy tờ chứng minh quan hệ.
Nộp đơn tại UBND cấp huyện được không?
Không, vì từ 01/07/2025 không còn cấp huyện. Bạn nộp tại UBND xã, phường nơi bạn cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của người đã mất, hoặc làm theo hướng dẫn của địa phương.
Có cần xác nhận của UBND khi khai nhận di sản thừa kế không?
Thông thường, tổ chức hành nghề công chứng căn cứ giấy chứng tử, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn để xác định người thừa kế. Chỉ khi thiếu giấy tờ chứng minh quan hệ thì mới cần thêm xác nhận. Bạn nên hỏi trước nơi công chứng.
Người đang ở nước ngoài có xin xác nhận được không?
Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay trong các việc hộ tịch cho phép ủy quyền. Giấy ủy quyền cần đúng hình thức pháp luật yêu cầu; nếu lập ở nước ngoài còn phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Đơn xin xác nhận mối quan hệ nhân thân với người đã mất không phức tạp nếu bạn chuẩn bị đúng giấy tờ và xác định đúng nơi nộp. Hãy bắt đầu từ giấy chứng tử và giấy khai sinh, hỏi rõ cơ quan sử dụng kết quả cần loại xác nhận nào, rồi nộp đơn tại UBND xã, phường theo mẫu trên.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015 (quy định về thừa kế, hàng thừa kế).
- Luật Hộ tịch 2014; Nghị định 123/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung 2020, 2022, 2025).
- Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch.
- Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền, trình tự, thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch của UBND cấp xã.
- Luật Cư trú 2020; Luật Căn cước 2023.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP) về cấp bản sao, chứng thực.
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
