Quy trình trả lương thưởng cho nhân viên như thế nào?

Xin chào Luật Sư X. Tôi tên là Đỗ Hoàng Tú, đầu năm vừa rồi tôi mới thành lập một công ty chuyên về bất động sản cho riêng mình. Sắp tới cũng là dịp Tết nên tôi muốn nhân cơ hội này sẽ thưởng cho toàn bộ nhân viên công ty sau khoảng thời gian làm việc vất vả, cống hiến hết mình. Tuy nhiên đây là lần đầu tôi làm điều này nên còn nhiều thủ tục trình tự chưa nắm rõ, không biết việc trả lương thưởng cho nhân được được pháp luật hiện hành quy định ra sao. Vậy luật sư có thể giải đáp giúp tôi quy trình trả lương thưởng cho nhân viên như thế nào không? Mong luật sư giúp đỡ. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư X. Để giải đáp vấn đề “Quy trình trả lương thưởng cho nhân viên như thế nào?” và cũng như giải đáp rõ một số thắc mắc xoay quanh câu hỏi này. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi như sau:

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động năm 2019

Thưởng, tiền thưởng là gì?

Theo quy định mới nhất tại Điều 104 Bộ luật Lao động năm 2019 đang áp dụng hiện nay thì:

Điều 104. Thưởng

1. Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

2. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Như vậy, xét về bản chất thì:

+ Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.

+ Tiền thưởng là một trong những biện pháp khuyến khích vật chất đối với người lao động trong quá trình làm việc. Qua đó nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian làm việc.

+ Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Tiền lương có ý nghĩa gì đối với người lao động?

Tiền lương là yếu tố cơ bản để quyết định thu nhập tăng hay giảm của người lao động, quyết định mức sống vật chất của người lao động làm công ăn lương trong doanh nghiệp.

Vì vậy để có thể trả lương một cách công bằng chính xác, đảm bảo quyền lợi cho người lao động thì mới tạo ra sự kích thích, sự quan tâm đúng đắn của người lao động đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp.

Có thể nói hạch toán chính xác đúng đắn tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để kích thích các nhân tố tích cực trong mỗi con người, phát huy tài năng, sáng kiến, tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình của người lao động tạo thành động lực quan trọng của sự phát triển kinh tế.

Mặt khác, tiền lương là một trong những chi phí của doanh nghiệp hơn nữa lại là chi phí chiếm tỉ lệ đáng kể. Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận nhưng bên cạnh đó phải chú ý đến quyền lợi của người lao động.

Do đó làm sao và làm cách nào để vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động vừa đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Đó là vấn đề nan giải của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không những có ý nghĩa phát huy tính tích cực, chủ động, sáng tạo của người lao động mà còn có ý nghĩa giúp các nhà quản lý sử dụng quỹ tiền lương có hiệu quả nhất tức là hợp lý hóa chi phí giúp doanh nghiệp làm ăn có lãi.

Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác về tiền lương của doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý cho những kì doanh thu tiếp theo.

“Tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là nguồn thu nhập chính, thường xuyên của người lao động, đảm bảo tái sản xuất và mở rộng sức lao động, kích thích lao động làm việc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh khi công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán hợp lý công bằng chính xác”

Quy trình trả lương thưởng cho nhân viên như thế nào?

Thông thường một quy trình tính lương nhân viên được xây dựng bởi nhiều bước cụ thể như sau:

Bước 1: Thu thập dữ liệu tính lương

Để có một bảng lương hoàn chỉnh gửi đến người lao động, thì bước đầu tiên cần phải làm là phải thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu tính lương, và việc này thường sẽ được thực hiện bởi bộ phận chấm công.

Thông thường, hầu hết các doanh nghiệp sẽ tính lương dựa trên dữ liệu chấm công. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề, có vị trí đặc thù như nhân viên kinh doanh, nhân viên sản xuất,…thì lương sẽ được tính dựa trên kết quả sản xuất, kết quả kinh doanh (hay chính là KPI, doanh số) nên lương cuối cùng được cấu thành bởi nhiều dữ liệu hơn. Một số dữ liệu tính lương phổ biến trong doanh nghiệp, đó là:

+ Danh sách chấm công (được tính bằng số giờ công mỗi ngày làm việc của nhân viên, nhân viên chấm công qua thẻ hoặc dấu vân tay)

+ Doanh số (thường áp dụng đối với nhân viên kinh doanh)

+ KPI

+ Hiệu suất sản phẩm,…

Để phục vụ việc xây dựng dữ liệu tính lương, ngay từ đầu hãy chú ý mục lương cơ bản để tính đúng, đúng đối tượng:

(1) Lương cơ bản: mức lương người lao động được hưởng khi làm việc hành chính, ở điều kiện bình thường, quy định theo Nghị định số 153/2016 NĐ-CP. 

(2) Lương đóng bảo hiểm xã hội: mức lương được quy định tại thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH. 

(3) Lương thử việc: chiếm 80 – 85% mức lương của cơ bản, tùy thuộc vào quy định của mỗi doanh nghiệp.

(4) Lương khoán: mức lương cho người làm công mang tính chất thời vụ.

(5) Lương thời gian: mức lương tính cho toàn lãnh đạo, nhân viên

Bước 2: Đối chiếu, xác nhận

Đây là bước vô cùng quan trọng trong một quy trình tính lương nhân viên để đảm bảo các dữ liệu được thiết lập chính xác, chuẩn chỉnh. Thông thường, người phụ trách đối chiếu sẽ là bộ phận phụ trách chấm công, cũng như trưởng bộ phận. 

• Đối chiếu danh sách với các dữ liệu thu thập được.
• Đối chiếu kết quả với người lao động: Thông thường, trước khi tính lương, quản lý nhân sự cần gửi bảng chấm công, bảng doanh thu,… qua email hoặc phần mềm làm việc riêng cho người lao động để xác nhận

Nếu có phản hồi cho thấy quy trình bị sai, người quản lý cần nhanh chóng giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo thời chuyển lương không bị ảnh hưởng. 

Bước 3: Lập bảng tính lương

Bộ phận kế toán sẽ là người phụ trách công việc lập bảng tính lương cho nhân viên. Việc lập bảng tính lương cần đảm bảo phải được thực hiện đúng đối tượng, và có độ chính xác tuyệt đối. 

Bước 4: Kiểm tra, ký duyệt

Sau khi kiểm tra xác nhận một lần nữa, quản lý nhân sự sẽ đưa lại bảng tính lương cho kế toán trưởng. Nếu kế toán trưởng đồng ý, bảng lương sẽ được đưa cho giám đốc duyệt và phê chuẩn. Sau đó, kế toán trưởng sẽ nhận bảng lương từ phía giám đốc, rồi chuyển lại cho kế toán tiền lương. Tuy nhiên, nếu kế toán trưởng không đồng ý, bộ phận kế toán và nhân sự sẽ cùng phải làm việc lại để tìm giải pháp xử lý. 

Bước 5: Gửi xác nhận phiếu lương cho nhân viên

Phiếu lương sau khi được gửi phê duyệt sẽ được chuyển lại cho từng nhân viên. Điều cần chú ý trong bước này chính là bảng lương cần phải gửi riêng cho từng cá nhân để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật về lương trong công ty. 

Bước 6: Thanh toán lương

Sau khi nhân viên đã xác nhận mức lương, công ty tiến hành thanh toán lương theo một trong hai hình thức – thanh toán trực tiếp hoặc thành toán qua thẻ ngân hàng. Tuy nhiên, hầu hết doanh hiện nay đều lựa chọn hình thức thanh toán qua thẻ bởi một số tiện ích như sau: 

Thanh toán qua thẻ ngân hàng khá nhanh chóng, không tốn quá nhiều thời gian của người thực hiện. Đặc biệt, khi chuyển tiền qua internet banking, chỉ bằng vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể gửi tiền cho nhân viên, trong bất cứ thời điểm nào. Chúng ta có thể nhìn thấy minh chứng cụ thể chính là trong mùa dịch COVID19, doanh nghiệp bắt buộc phải trả lương cho nhân viên qua ứng dụng banking, chứ không thể ra ngân hàng hoặc đợi ngày gặp gỡ.

Chuyển tiền qua thẻ ngân hàng cũng vô cùng tiện lợi với nhân viên. Hình thức trực tiếp sẽ yêu cầu nhân viên phải đến tận nơi, tuy nhiên đây không phải là lựa chọn tối ưu cho nhân viên làm việc theo khung giờ linh động hoặc freelancer. 

Bước 7: Lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương

Bước cuối cùng trong quy trình tính lương nhân viên là lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương nhằm phục vụ công tác xây dựng báo cáo về sau của quản trị nhân sự. Báo cáo về tiền lương chính là cơ sở để chủ thuê theo dõi tổng quan sự biến động lương thưởng trong doanh nghiệp, giúp đưa các chiến lược ứng biến kịp thời, đặc biệt trong thời điểm kinh tế suy thoái. 

Như vậy, một quy trình trả lương thưởng cho nhân viên chuẩn khoa học sẽ bao gồm các bước nêu trên.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ tư vấn luật lao động Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Quy trình trả lương thưởng cho nhân viên như thế nào?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như tư vấn pháp lý về thành lập công ty con,… chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102

Mời bạn xem thêm

• Các cách trả lương thưởng cho nhà quản lý như thế nào?
• Quy chế lương thưởng có phải đăng ký theo quy định 2023
• Tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm của ngày thường là bao nhiêu?

Câu hỏi thường gặp