Quy định về Điều 16 Hồ sơ hải quan như thế nào?

Xin chào Luật Sư X. Tôi tên là Văn Hiếu, sắp tới tôi dự định chuyển hướng sang lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tuy nhiên tôi chỉ là một người tay ngang và chưa tìm hiểu quá kĩ về những thủ tục pháp lý để có thể xuất nhập khẩu các mặt hàng theo đúng quy định. Đặc biệt tôi muốn tìm hiểu rõ về các thủ tục liên quan tới hồ sơ hải quan. Vậy luật sư có thể giải đáp giúp tôi vấn đề quy định hồ sơ hải quan như thế nào không? Mong luật sư giúp đỡ. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư X. Để giải đáp vấn đề “Quy định về Điều 16 Hồ sơ hải quan như thế nào?” và cũng như nắm rõ một số thắc mắc xoay quanh câu hỏi này. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi như sau:

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 39/2018/TT-BTC
• Luật Hải quan năm 2014

Hồ sơ hải quan là gì?

Hồ sơ hải quan theo khoản 8 Điều 4 Luật Hải quan năm 2014 gồm các tờ khai hải quan, các chứng từ phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan theo quy định. Các giấy tờ này bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ và chuẩn xác trước khi xuất trình cho bên hải quan.

Theo Điều 24 Luật Hải quan năm 2014, hồ sơ hải quan bao gồm tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan cùng với các chứng từ có liên quan. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, giấy tờ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu cùng nhiều các loại giấy tờ, chứng từ khác. 

Các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan có thể là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật. Hồ sơ hải quan mà bạn chuẩn bị sẽ được xuất trình, nộp cho cơ quan hải quan tại trụ sở của cơ quan hải quan đó. 

Quy định về Điều 16 Hồ sơ hải quan như thế nào?

Quy định hiện hành về hồ sơ hải quan được quy định tại khoản 5 Điều 1 Thông tư Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, theo đó:

Điều 16. Hồ sơ hải quan

1. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm:

a) Tờ khai hàng hóa xuất khẩu theo các chỉ tiêu thông tin tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.

Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hàng hóa xuất khẩu theo mẫu HQ/2015/XK Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư này;

b) Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu: 01 bản chính nếu xuất khẩu một lần hoặc 01 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi nếu xuất khẩu nhiều lần;

c) Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật: 01 bản chính.

Đối với chứng từ quy định tại điểm b, điểm c khoản này, nếu áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép xuất khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

2. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bao gồm:

a) Tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo các chỉ tiêu thông tin tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.

Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo mẫu HQ/2015/NK Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư này;

b) Hóa đơn thương mại trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.

Trường hợp chủ hàng mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng được người bán chỉ định nhận hàng từ nước ngoài thì cơ quan hải quan chấp nhận hóa đơn do người bán tại Việt Nam phát hành cho chủ hàng.

Người khai hải quan không phải nộp hóa đơn thương mại trong các trường hợp sau:

b.1) Người khai hải quan là doanh nghiệp ưu tiên;

b.2) Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài, người khai hải quan khai giá tạm tính tại ô “Trị giá hải quan” trên tờ khai hải quan;

b.3) Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán, người khai hải quan khai trị giá hải quan theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về xác định trị giá hải quan.

c) Vận tải đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương đối với trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (trừ hàng hóa nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hóa mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo đường hành lý): 01 bản chụp.

Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí được vận chuyển trên các tàu dịch vụ (không phải là tàu thương mại) thì nộp bản khai hàng hóa (cargo manifest) thay cho vận tải đơn;

d) Giấy phép nhập khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch thuế quan: 01 bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc 01 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi nếu nhập khẩu nhiều lần;

đ) Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật: 01 bản chính.

Đối với chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ khoản này, nếu áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan;

e) Tờ khai trị giá: Người khai hải quan khai tờ khai trị giá theo mẫu, gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp cho cơ quan hải quan 02 bản chính (đối với trường hợp khai trên tờ khai hải quan giấy). Các trường hợp phải khai tờ khai trị giá và mẫu tờ khai trị giá thực hiện theo Thông tư của Bộ Tài chính quy định về việc xác định trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

g) Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc Chứng từ tự chứng nhận xuất xứ): 01 bản chính hoặc chứng từ dưới dạng dữ liệu điện tử trong các trường hợp sau:

g.1) Hàng hóa có xuất xứ từ nước hoặc nhóm nước có thỏa thuận về áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt với Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam và theo các Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia, nếu người nhập khẩu muốn được hưởng các chế độ ưu đãi đó;

g.2) Hàng hóa thuộc diện do Việt Nam hoặc các tổ chức quốc tế thông báo đang ở trong thời điểm có nguy cơ gây hại đến an toàn xã hội, sức khỏe của cộng đồng hoặc vệ sinh môi trường cần được kiểm soát;

g.3) Hàng hóa nhập khẩu từ các nước thuộc diện Việt Nam thông báo đang ở trong thời điểm áp dụng thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, thuế chống phân biệt đối xử, thuế tự vệ, thuế suất áp dụng theo hạn ngạch thuế quan;

g.4) Hàng hóa nhập khẩu phải tuân thủ các chế độ quản lý nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Trường hợp theo thỏa thuận về áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt với Việt Nam hoặc theo các Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định về việc nộp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhập khẩu là chứng từ điện tử hoặc Chứng từ tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa của người sản xuất/người xuất khẩu/người nhập khẩu thì cơ quan hải quan chấp nhận các chứng từ này.

3. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng miễn thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu:

a) Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng được miễn thuế xuất khẩu, ngoài các chứng từ nêu tại khoản 1 Điều này, người khai hải quan nộp 01 bản chụp, xuất trình bản chính Danh mục hàng hóa miễn thuế kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi đã được đăng ký tại cơ quan hải quan đối với các trường hợp phải đăng ký danh mục theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 104 Thông tư này.

Trường hợp đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế trên Hệ thống, người khai hải quan không phải nộp danh mục, phiếu theo dõi trừ lùi, nhưng phải khai đầy đủ các chỉ tiêu thông tin theo Phụ lục II Thông tư này;

b) Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng được miễn thuế nhập khẩu nêu tại Điều 103 Thông tư này thì ngoài các chứng từ quy định tại khoản 2 Điều này, người khai hải quan nộp, xuất trình thêm các chứng từ sau:

b.1) Danh mục hàng hóa miễn thuế kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi đã được đăng ký tại cơ quan hải quan đối với các trường hợp phải đăng ký danh mục theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 104 Thông tư này: nộp 01 bản chụp, xuất trình bản chính để đối chiếu và trừ lùi.

Trường hợp đăng ký danh mục hàng hóa nhập khẩu miễn thuế trên Hệ thống, người khai hải quan không phải nộp danh mục, phiếu theo dõi trừ lùi, nhưng phải khai đầy đủ các chỉ tiêu thông tin theo Phụ lục II Thông tư này;

b.2) Chứng từ chuyển nhượng hàng hóa thuộc đối tượng miễn thuế đối với trường hợp hàng hóa của đối tượng miễn thuế chuyển nhượng cho đối tượng miễn thuế khác: nộp 01 bản chụp.

4. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng không chịu thuế:

Trường hợp hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng không chịu thuế, ngoài các chứng từ nêu tại khoản 1, khoản 2 Điều này, người khai hải quan nộp, xuất trình thêm các chứng từ sau:

a) Tờ khai xác nhận viện trợ không hoàn lại của cơ quan tài chính theo quy định của Bộ Tài chính đối với hàng hóa viện trợ không hoàn lại thuộc đối tượng không chịu thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng: nộp 01 bản chính.

Trường hợp chủ dự án ODA không hoàn lại, nhà thầu chính thực hiện dự án ODA không hoàn lại xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thuộc đối tượng không chịu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt theo quy định của pháp luật về thuế thì phải có thêm hợp đồng cung cấp hàng hóa, trong đó quy định giá trúng thầu hoặc giá cung cấp hàng hóa không bao gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt (đối với trường hợp tổ chức, cá nhân trúng thầu nhập khẩu); hợp đồng ủy thác nhập khẩu hàng hóa, trong đó quy định giá cung cấp theo hợp đồng ủy thác không bao gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt (đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu): nộp 01 bản chụp;

b) Hợp đồng bán hàng hoặc Hợp đồng cung cấp hàng hóa, trong đó, quy định giá trúng thầu hoặc giá cung cấp hàng hóa không bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa thuộc đối tượng không chịu thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng (nếu có): nộp 01 bản chụp, xuất trình bản chính trong lần nhập khẩu đầu tiên tại Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục nhập khẩu để đối chiếu;

c) Hợp đồng bán hàng cho các doanh nghiệp chế xuất theo kết quả đấu thầu hoặc Hợp đồng cung cấp hàng hóa, trong đó, quy định giá trúng thầu hoặc giá cung cấp hàng hóa không bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa thuộc đối tượng không chịu thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng (nếu có) để phục vụ xây dựng nhà xưởng, văn phòng làm việc của doanh nghiệp chế xuất do các nhà thầu nhập khẩu;

d) Hàng hóa thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng là máy móc, thiết bị, vật tư thuộc loại trong nước chưa sản xuất được cần nhập khẩu để sử dụng trực tiếp cho hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ; máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế, phương tiện vận tải chuyên dùng và vật tư thuộc loại trong nước chưa sản xuất được cần nhập khẩu để tiến hành hoạt động tìm kiếm, thăm dò, phát triển mỏ dầu, khí đốt; tàu bay, giàn khoan, tàu thủy thuộc loại trong nước chưa sản xuất được cần nhập khẩu tạo tài sản cố định của doanh nghiệp, thuê của nước ngoài sử dụng cho sản xuất, kinh doanh và để cho thuê, phải có:

d.1) Hợp đồng bán hàng cho các doanh nghiệp theo kết quả đấu thầu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ (ghi rõ giá hàng hóa phải thanh toán không bao gồm thuế giá trị gia tăng) đối với hàng hóa thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng do cơ sở trúng thầu hoặc được chỉ định thầu hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ nhập khẩu: nộp 01 bản chụp, xuất trình bản chính trong lần nhập khẩu đầu tiên tại Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục nhập khẩu để đối chiếu;

d.2) Hợp đồng ủy thác nhập khẩu hàng hóa, trong đó ghi rõ giá cung cấp theo hợp đồng ủy thác không bao gồm thuế giá trị gia tăng (đối với trường hợp nhập khẩu ủy thác): nộp 01 bản chụp;

d.3) Văn bản của cơ quan có thẩm quyền giao nhiệm vụ cho các tổ chức thực hiện các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ hoặc hợp đồng khoa học và công nghệ giữa bên đặt hàng với bên nhận đặt hàng thực hiện hợp đồng khoa học và công nghệ: nộp 01 bản chính;

d.4) Hợp đồng thuê ký với nước ngoài đối với trường hợp thuê tàu bay, giàn khoan, tàu thủy; loại trong nước chưa sản xuất được của nước ngoài dùng cho sản xuất, kinh doanh và để cho thuê: nộp 01 bản chụp.

đ) Giấy xác nhận hàng hóa nhập khẩu phục vụ trực tiếp cho quốc phòng của Bộ Quốc phòng hoặc phục vụ trực tiếp cho an ninh của Bộ Công an đối với hàng hóa nhập khẩu là vũ khí, khí tài chuyên dùng phục vụ trực tiếp cho quốc phòng, an ninh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị giá tăng: nộp 01 bản chính.

5. Đối với thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học, để được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng, người khai hải quan phải nộp hợp đồng bán hàng cho các trường học, các viện nghiên cứu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ: nộp 01 bản chụp, xuất trình bản chính trong lần nhập khẩu đầu tiên tại Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục nhập khẩu để đối chiếu.

Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ hồ sơ hải quan như thế nào?

Người khai hải quan có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định, sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán. Ngoài ra, người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn 5 năm, bao gồm chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ, tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu.

Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trường hợp mất, thất lạc hồ sơ đã nộp, xuất trình tại cơ quan hải quan thì doanh nghiệp có văn bản đề nghị sao lục hồ sơ hải quan và bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi không lưu trữ hồ sơ hải quan theo quy định của pháp luật.

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Quy định về Điều 16 Hồ sơ hải quan như thế nào?” . Chúng tôi hy vọng rằng với câu trả lời trên bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Mọi thắc mắc về các thủ tục pháp lý hay các thông tin chưa rõ như: đăng ký lại khai sinh, tra cứu thông tin quy hoạch, dịch vụ xác nhận tình trạng hôn nhân, mẫu hóa đơn điện tử, tìm hiểu về hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam,  xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội, dịch vụ công chứng tại nhà của chúng tôi… Quý khách vui lòng liên hệ Luật Sư X để được hỗ trợ, giải đáp. 

Để được tư vấn cũng như trả lời những thắc mắc của khách hàng trong và ngoài nước thông qua web lsx.vn, web nước ngoài Lsxlawfirm,…

Hãy liên hệ: 0833.102.102.

Mời bạn xem thêm

• Khai sai hồ sơ hải quan bị xử phạt như thế nào?
• Kiểm tra hồ sơ hải quan được quy định ra sao?
• Hủy tờ khai hải quan nhập khẩu như thế nào?

Câu hỏi thường gặp