Xử phạt mất hóa đơn đầu vào như thế nào?

Chào luật sư hiện nay những quy định về hóa đơn đầu vào cần thiết như thế nào? Công ty tôi đang tổng hợp lại hồ sơ và các hóa đơn để chuẩn bị cho kế toán thực hiện báo cáo tài chính. Tuy nhiên trong quá trình kiểm tra và tổng hợp thì phát hiện mất một số hóa đơn đầu vào. Vậy hiện nay hóa đơn đầu vào có vai trò như thế nào đối với các công ty. Tôi đang sợ các đợt kiểm tra đột xuất mà không có hóa đơn thì làm thế nào? Việc xử phạt mất hóa đơn đầu vào như thế nào? Những ai bị xử phạt vì mất hóa đơn đầu vào? Mong được luật sư tư vấn giúp tôi. Tôi xin chân thành cảm ơn Luật sư X.

Cảm ơn bạn đã tin tưởng dịch vụ tư vấn của Luật sư X. Về vấn đề Xử phạt mất hóa đơn đầu vào chúng tôi xin tư vấn cho bạn như sau:

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hiện nay hóa đơn đầu vào được xem là một loại hóa đơn quan trọng trong đời sống. Vậy những quy định về hóa đơn đầu vào hiện nay gồm những gì? Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là căn cứ quan trọng để nhận định, đánh giá được tình hình và kết quả hoạt động của công ty. Hiện nay để có thể hiểu được một cách đầy đủ nhất về hóa đơn đầu vào, chúng ta cần biết đến khái niệm hóa đơn đầu vào như sau:

Hóa đơn đầu vào là một loại chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp, bởi vì:

Hóa đơn đầu vào là cơ sở để hạch toán các chi phí, giảm trừ thuế, và quyết toán thuế với cơ quan thuế
Hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp tính toán chi phí kinh doanh sản xuất để đưa ra những quyết định về giá bán, phân phối, thúc đẩy, truyền thông,…

Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào như thế nào?

Hiện nay có một số trường hợp mà công ty làm mất hóa đơn đầu vào. Hóa đơn đầu vào hiện nay rất quan trọng và cần thiết nên phải lưu trữ kỹ càng. Tuy nhiên có thể vì một số lí do khách quan mà mất hóa đơn đầu vào. Vậy hóa đơn đã bị mất có được xin lại hóa đơn mới hay không? Hóa đơn bị mất thì đơn hàng đó có được tính không? Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào như thế nào? Vấn đề này được hiểu là:

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì bên bán và bên mua phải làm những thủ tục sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc.

Trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.

Bước 2: Làm báo cáo mất, cháy, hỏng hoá đơn mẫu BC21/AC (Nộp cho cơ quan thuế)

Có thể làm mẫu này trên phần mềm HTKK rồi nộp qua mạng hoặc làm bản cứng rồi đi nộp trực tiếp nhé:

Bước 3: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Xử phạt mất hóa đơn đầu vào như thế nào?

Hiện nay mất hóa đơn đầu vào liệu có bị phạt hay không? Ai có thẩm quyền xử phạt đối với việc mất hóa đơn đầu vào của công ty? Những công ty nào cần có hóa đơn đầu vào? Hiện nay có rất nhiều công ty chào dịch vụ hóa đơn đầu vào. Vậy liệu mua bán hóa đơn đầu vào có bị xử lý không? Hiện nay xử phạt mất hóa đơn đầu vào tối đa bao nhiêu tiền theo quy định? Những nội dung này được hiểu là:

Căn cứ theo Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập:

Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi:

Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 06 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định;
Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Mức phạt mất hóa đơn đã thông báo phát hành là bao nhiêu?

Hiện nay theo quy định thì công ty/doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn và chứng minh được hóa đơn hợp pháp. Do đó, nếu như làm mất hóa đơn thì có thể bị xử phạt. Vậy mức phạt mất hóa đơn đã thông báp phát hành là bao nhiêu? Người mua làm mất hóa đơn đầu vào phải làm sao? Những quy định về mức phạt mất hóa đơn đã thông báo phát hành như thế nào? Nội dung này có thể được hiểu như sau:

Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

Các hành vi phạt cảnh cáo

Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
Làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sau, xóa bỏ này.

Các hành vi mất hóa đơn bị phạt tiền

Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với các hành vi sau:

Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng với các hành vi sau:

Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa lập;
Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ;

Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế;Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi sau:

Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp (1), (2) và trường hợp bị phạt cảnh cáo đã nêu ở trên.

Lưu ý: Nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện hành không áp dụng xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế.

Xử phạt trong trường hợp là lỗi của bên thứ 3

Khi xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng do lỗi của bên thứ ba:

Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt;
Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.

Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Khi xác định mức phạt tiền đối với người nộp thuế vi phạm vừa có tình tiết tăng nặng, vừa có tình tiết giảm nhẹ thì được giảm trừ tình tiết tăng nặng theo nguyên tắc một tình tiết giảm nhẹ được giảm trừ một tình tiết tăng nặng.

Các tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng đã được sử dụng để xác định khung tiền phạt thì không được sử dụng khi xác định số tiền phạt cụ thể như sau:

Khi phạt tiền, mức phạt tiền cụ thể đối với một hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn là mức trung bình của khung phạt tiền được quy định đối với hành vi đó.
Nếu có tình tiết giảm nhẹ, thì mỗi tình tiết được giảm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt tiền đối với hành vi đó không được giảm quá mức tối thiểu của khung tiền phạt;
Nếu có tình tiết tăng nặng thì mỗi tình tiết tăng nặng được tính tăng 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt tiền đối với hành vi đó không được vượt quá mức tối đa của khung tiền phạt.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn đầu tư Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Xử phạt mất hóa đơn đầu vào như thế nào?” Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ soạn thảo như mẫu tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh…. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102

Mời bạn xem thêm:

Câu hỏi thường gặp

Những thông tin có trên hóa đơn đầu vào gồm những gì?

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu vào là các thông tin cần có trên hóa đơn để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật, những nội dung dưới đây là yêu cầu bắt buộc trên hóa đơn đầu vào:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, số tiền bằng chữ.
Chữ ký và dấu của người bán, chữ ký của người mua (nếu có).
Thời điểm lập hóa đơn (định dạng ngày/tháng/năm).
Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử).

Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào gồm những gì?

Các chứng từ đi kèm có vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí, giảm trừ thuế, quyết toán thuế, và giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, hoặc kiện tụng liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Tùy theo từng trường hợp mua hàng hóa trong nước, nhập khẩu hàng hóa, hoặc mua sắm tài sản cố định, các chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào sẽ khác nhau. Dưới đây là một số chứng từ thường gặp:
Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định: dùng để xác định các điều khoản, quyền, và nghĩa vụ của bên bán và bên mua.
Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định: biên bản cần ghi rõ thời điểm, địa điểm, số lượng, chất lượng, và trạng thái của hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định được bàn giao.
Biên bản thanh lý hợp đồng: biên bản cần ghi rõ thời điểm, kết quả, và các cam kết của hai bên liên quan đến hợp đồng.

Cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả như thế nào?

Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn đầu vào theo đúng quy định của pháp luật.
Cụ thể, hóa đơn đầu vào phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều cách lưu trữ hóa đơn như:
Lưu trữ hóa đơn bằng email.
Lưu trữ trên ổ cứng máy tính.
Lưu trữ trên các dịch vụ đám mây: google drive, dropbox,…