Trong quá trình kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa, trong một số trường hợp có thể sai sót tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử. Các kế toán thường hoang mang và lo lắng vì chưa biết cách xử lý như thế nào. Dưới đây là Hướng dẫn Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử của Luật sư X, hy vọng giúp đỡ được cho các bạn.
Căn cứ pháp lý
Các trường hợp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Hóa đơn sai tên hàng hóa có 3 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử xuất sai tên hàng hóa, chưa gửi cho người mua
- Trường hợp này kế toán bên bán cần thực hiện xóa bỏ hóa đơn lập sai và xuất hóa đơn mới với thông tin đúng gửi cho bên mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử sai sót đã gửi cho người mua, chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chưa kê khai thuế
- Trường hợp này hai bên cần xác nhận sai sót, thu hồi hóa đơn đã lập sai bằng Biên bản thu hồi hóa đơn.
- Bên bán tiến hành xóa bỏ hóa đơn đã thu hồi và lập hóa đơn điện tử mới gửi bên mua.
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử sai tên hàng đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế
- Trường hợp này kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận của bên bán và bên mua.
- Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa cho đúng.
Cách xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Xử lý hóa đơn sai sót khi chưa gửi khách hàng
Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì:
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót
- Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã. Sau đó gửi người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Xử lý hóa đơn sai sót khi đã gửi khách hàng
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, không căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, khi phát hiện sai sót, người bán có thể điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế
Đồng thời, theo Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử thì xử lý như sau:
- Người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Biên bản giữa bên mua và bên bán: trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Sau đó, trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế thì người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho Cơ quan Thuế để Cơ quan Thuế cấp mã mới cho hóa đơn điện tử. Khi Cơ quan Thuế cấp mã xong, người bán gửi hóa đơn cho người mua. Còn trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế thì gửi thẳng cho người mua.
Hướng dẫn xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
**Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Tình huống 1: Hóa đơn điện tử lập bị sai thông tin hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa gửi cho người mua
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý sai sót thì:
“Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.”
Như vậy, người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau:
Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai
Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua
Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai thông tin hàng hóa, dịch vụ nhưng đã gửi cho người mua
Có 2 cách xử lý tình huống này như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Theo nội dung của Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn như sau:
“Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”
Như vậy, các bước thực hiện cơ bản như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”
Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Như vậy, có thể xử lý như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế
Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
**Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.” như mẫu dưới đây:
Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết tư vấn về “Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử ra sao năm 2022?”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính, năm thì hãy liên hệ ngay tới Luật sư X để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Liên hệ hotline: 0833102102
Mời bạn xem thêm:
- Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử như thế nào?
- Có miễn tiền sử dụng hóa đơn đơn điện tử cho hộ kinh doanh không?
- Quy định hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào năm 2022?
Câu hỏi thường gặp
Đối với các hóa đơn điện tử đã lập mới thay thế cho các hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp kê khai tại kỳ lập hóa đơn.
Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS…”
Như vậy, Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong 01 ngày làm việc.
Biên bản thu hồi hóa đơn cần có đầy đủ các thông tin sau:
– Thông tin bên mua và bên bán (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật).
– Thông tin hóa đơn được thu hồi và thông tin hóa đơn xuất thay thế (Mẫu hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn).
– Lý do thu hồi hóa đơn.
– Xác nhận của hai bên (ký tên, đóng dấu).
