Thực tế, trong quá trình lập hóa đơn, không thể tránh khỏi những sai sót xảy ra trong doanh nghiệp. Trong số đó, một vấn đề phổ biến là sai sót liên quan đến việc ghi chính xác tên hàng hóa. Những sai sót về tên hàng hóa có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Một trong những nguyên nhân phổ biến là sự nhầm lẫn hoặc thiếu sót trong quá trình ghi lại thông tin. Khi doanh nghiệp có một danh mục hàng hóa phong phú, việc nhầm lẫn giữa các tên hàng hoặc viết sai các thông tin cần thiết có thể xảy ra dễ dàng. Hơn nữa, công việc lập hóa đơn thường yêu cầu độ chính xác cao và sự tập trung. Vậy sẽ xử lý thế nào khi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78? Nội dung sau hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về quy định này.
Căn cứ pháp lý
Quy định về hóa đơn điện tử như thế nào?
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại hóa đơn sau đây: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn hợp pháp cần đáp ứng điều kiện gì?
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử thay vì dùng giấy in. Nó được tạo ra và truyền qua mạng hoặc qua các phương tiện truyền thông điện tử khác như email, hệ thống truyền thông dựa trên web, hoặc ứng dụng di động. Vậy muốn hóa đơn được chấp nhận sẽ cần đáp ứng điều kiện gì?
Hóa đơn hợp pháp theo quy định tại khoản 7 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật.
Hình thức, nội dung của hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau theo quy định tại điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu số mẫu hóa đơn
– Số hóa đơn
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
– Thời điểm lập hóa đơn
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)
– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
Xử lý thế nào khi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78?
Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót khi chưa gửi cho khách hàng:
Dựa trên quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế mà chưa gửi cho người mua có sai sót thì xử lý như sau:
– Thực hiện hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót: Người bán lập mẫu đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thông báo với cơ quan thuế.
– Sau đó tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
– Cuối cùng, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót khi đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý cụ thể như sau:
– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót:
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót:
Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót trong trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót.
Bước 3: Tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh:
Lưu ý: khi điều chỉnh trên hóa đơn mới phải có dòng chữ ghi nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh.
– Lập hóa đơn mới thay thế:
Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Tuy nhiên ngoại trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập.
Bước 3: Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới.
Lưu ý: khi lập hóa đơn mới sẽ phải có dòng chữ thể hiện “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Còn đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì sẽ gửi cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
– Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót về tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử:
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
– Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
– Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ:
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Xử lý thế nào khi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78?“. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như tư vấn soạn thảo đơn hợp thửa đất. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102
Mời bạn xem thêm bài viết
- Mua hóa đơn điện tử của cơ quan thuế như thế nào?
- Cách xuất hóa đơn điện tử quà tặng năm 2023 nhanh chóng
- Hồ sơ đăng ký sàn giao dịch thương mại điện tử năm 2023
Câu hỏi thường gặp:
Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:
– Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua;
– Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Nguyên tắc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:
Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.
Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.
