Xử lý hóa đơn không hợp lệ như thế nào?

Hóa đơn là một chứng từ pháp lý quan trọng trong các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ. Nó là bằng chứng chính thức về việc thực hiện giao dịch giữa người bán và người mua. Hóa đơn không hợp lệ là một hóa đơn không đáp ứng các yêu cầu, quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn cần thiết để được công nhận là hợp pháp và hợp lệ trong giao dịch tài chính và kế toán. Hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến các vấn đề liên quan đến việc ghi nhận chi phí, thuế, và các nghĩa vụ tài chính khác. Khi đó, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành, Xử lý hóa đơn không hợp lệ như thế nào? Mời quý độc giả cùng tìm hiểu những vấn đề trên qua bài viết sau đây của Luật sư X nhé.

Như thế nào là một hóa đơn đầu vào không hợp lệ?

Hóa đơn thường được sử dụng để ghi nhận và xác nhận việc thanh toán cũng như để kê khai thuế. Hóa đơn phải tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến việc lập, phát hành, lưu trữ và sử dụng hóa đơn. Ở Việt Nam, các quy định này được quản lý bởi các văn bản pháp lý của Bộ Tài chính và cơ quan thuế. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp hoặc cá nhân liên quan.

Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là khi hóa đơn đó không đáp ứng được đầy đủ những tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn về mặt nội dung, tiêu thức hay thời điểm xuất.
Để tìm hiểu cụ thể hơn về vấn đề này, trước tiên kế toán viên cần nắm được thế nào là một hóa đơn đầu vào hợp lệ, nội dung trên hóa đơn tuân theo quy định nào?

Những yêu cầu cần đáp ứng của một hóa đơn đầu vào hợp lệ

Theo đó, dựa trên Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn đầu vào hợp lệ cần phải đáp ứng yêu cầu dưới đây:

• Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
• Nội dung được viết không sửa chữa, tẩy xóa để đảm bảo sự chính xác, khách quan của hóa đơn.
• Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.
• Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.

Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn đầu vào

Để được công nhận là hợp lệ, hóa đơn đầu vào cũng cần đảm bảo đầy đủ các tiêu thức bắt buộc như sau:

• Thông tin về Ngày/ tháng/ năm phát hành hóa đơn, họ và tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản (trường hợp chuyển khoản cần ghi rõ số tài khoản)
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký người mua và người bán
• Dấu của bên bán, đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Lưu ý:
Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn và chữ ký của người ủy quyền.

Một tiêu chí nữa mà hóa đơn đầu vào hợp lệ cần đảm bảo đó là hóa đơn phải xuất đúng thời điểm.

Đáng chú ý, từ ngày 01/01/2022, theo Nghị định 102/2021/NĐ-CP, trường hợp lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định sẽ phải chịu mức phạt từ 04 – 08 triệu đồng.

Chính vì vậy, trong quá trình sử dụng hóa đơn nói chung và hóa đơn đầu vào nói riêng, kế toán cần nắm vững những kiến thức cơ bản liên quan để nhận biết hóa đơn đầu vào như thế nào là hợp lệ và không hợp lệ. Có như vậy, mới tránh dẫn tới những rắc rối phát sinh về mặt pháp lý cho doanh nghiệp của mình.

Xử lý hóa đơn không hợp lệ như thế nào?

Hóa đơn là chứng từ pháp lý xác nhận việc thực hiện giao dịch mua bán và thanh toán giữa người bán và người mua. Hóa đơn được sử dụng để ghi nhận chi phí trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Việc hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến việc không được công nhận là chi phí hợp lệ khi kê khai thuế, từ đó gây khó khăn trong việc quyết toán thuế.

Nếu hóa đơn chưa kê khai, hạch toán

• Thuế GTGT: Không kê khai thuế GTGT đầu vào, hạch toán thuế GTGT vào chi phí không được trừ. Có thể bị xử phạt hành chính về thuế.
• Thuế TNDN: Hạch toán chi phí mua hàng hóa, dịch vụ vào chi phí không được trừ. Có thể bị xử phạt hành chính về thuế.

Nếu hóa đơn đã kê khai, hạch toán

• Thuế GTGT: Kê khai Điều chỉnh giảm trên tờ khai thuế, điều chỉnh hạch toán thuế GTGT trên sổ sang chi phí không được trừ. Trong trường hợp, việc điều chỉnh làm phát sinh thuế phải nộp hoặc DN đã xin hoàn thuế, DN sẽ bị truy thu thuế, phạt chậm nộp thuế, phạt hành chính.
• Thuế TNDN: Kê khai Điều chỉnh chi phí đã hạch toán sang chi phí không được trừ. Trong trường hợp này, sẽ ảnh hưởng tới thuế thu nhập doanh nghiệp, có thể bị truy thu và phạt chậm nộp thuế, phạt hành chính.

Lưu ý: Doanh nghiệp còn có rủi ro  bị cơ quan thuế xử phạt về hành vi xuất khống hóa đơn đầu ra (do hóa đơn đầu vào không hợp pháp).

Trên đây là những thông tin về hành vi mua hóa đơn bất hợp pháp. Để tránh các rủi ro pháp lý các doanh nghiệp cần lựa chọn các dịch vụ hóa đơn uy tín, đáp ứng tính pháp lý theo chính sách nhà nước.

>> Xem thêm: Phương thức giải quyết tranh chấp đất đai

Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp sẽ bị xử phạt như thế nào?

Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, bao gồm việc phát hành, sử dụng hoặc quản lý hóa đơn điện tử không đúng quy định của pháp luật, có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính nghiêm khắc. Việc tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp tránh các hình thức xử phạt mà còn giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động tài chính hợp pháp và minh bạch.

Tùy theo mức độ vi phạm mà hành vi mua bán trái phép hóa đơn sẽ bị xử lý phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Theo Điều 203 của Bộ luật Hình sự 2015 quy định về việc truy cứu trách nhiệm hình sự với các cá nhân, tổ chức phạm tội mua bán trái phép hóa đơn, thì:

Mua bán hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính

Việc mua hóa đơn là hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn. Hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo Thông tư 10/2014/TT-BTC. 

Ngoài ra, có thể bị xử phạt hành chính đối với hành vi trốn thuế, gian lận thuế:

• Phạt tiền 1 lần tính trên số thuế trốn, số thuế gian lận đối với người nộp thuế vi phạm lần đầu.
• Phạt tiền 1,5 lần tính trên số thuế trốn đối với người nộp thuế trong các trường hợp: Vi phạm lần đầu, có tình tiết tăng nặng; hoặc vi phạm lần thứ hai, có một tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền 2 lần tính trên số thuế trốn đối với người nộp thuế trong các trường hợp: Vi phạm lần thứ hai mà không có tình tiết giảm nhẹ; hoặc vi phạm lần thứ ba và có một tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền 2,5 lần tính trên số thuế trốn đối với người nộp thuế trong các trường hợp: Vi phạm lần thứ hai mà có một tình tiết tăng nặng; hoặc vi phạm lần thứ ba mà không có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền 3 lần tính trên số tiền thuế trốn đối với người nộp thuế trong các trường hợp: Vi phạm lần thứ hai mà có từ hai tình tiết tăng nặng trở lên; hoặc vi phạm lần thứ ba có tình tiết tăng nặng hoặc vi phạm từ lần thứ tư trở đi.

Ngoài ra, còn phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là nộp đủ số tiền trốn thuế, gian lận thuế.

Mua bán hóa đơn sẽ bị xử lý hình sự

Căn cứ theo Bộ luật Hình sự năm 2015, sửa đổi bổ sung năm 2017, hành vi mua hóa đơn để tăng chi phí có thể bị xử lý về tội:

Tội trốn thuế (Điều 200)

Trốn thuế với số tiền từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế. Thì bị phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng; hoặc phạt tù từ 03 tháng đến 01 năm.

Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tiền từ 500.000.000 đồng đến 1.500.000.000 đồng; hoặc phạt tù từ 01 năm đến 03 năm:

• Có tổ chức;
• Số tiền trốn thuế từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng;
• Lợi dụng chức vụ, quyền hạn;
• Phạm tội 02 lần trở lên;
• Tái phạm nguy hiểm.

Trốn thuế với số tiền 1.000.000.000 đồng trở lên. Thì bị phạt tiền từ 1.500.000.000 đồng đến 4.500.000.000 đồng; hoặc phạt tù từ 02 năm đến 07 năm.

Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Pháp nhân cũng có thể bị xử lý hình sự.

Tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước (Điều 203)

Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng; phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm; hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm  đối với người thực hiện hành vi:

• In, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước ở dạng phôi từ 50 số đến dưới 100 số hoặc hóa đơn, chứng từ đã ghi nội dung từ 10 số đến dưới 30 số hoặc thu lợi bất chính từ 30.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng

Phạt tiền từ 200.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng; hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm trong trường hợp:

• Có tổ chức;
• Có tính chất chuyên nghiệp;
• Lợi dụng chức vụ, quyền hạn;
• Hóa đơn, chứng từ ở dạng phôi từ 100 số trở lên hoặc hóa đơn, chứng từ đã ghi nội dung từ 30 số trở lên;
• Thu lợi bất chính 100.000.000 đồng trở lên;
• Gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước 100.000.000 đồng trở lên;
• Tái phạm nguy hiểm.

Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng; cấm đảm nhiệm chức vụ; cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm.

Pháp nhân cũng có thể bị xử lý hình sự.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục xin chuyển đổi mục đích sử dụng đất
• Chi phí chuyển đổi mục đích sử dụng đất
• Quyền định đoạt tài sản của chủ sở hữu bị hạn chế khi nào?

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Xử lý hóa đơn không hợp lệ như thế nào?”. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ pháp lý cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp