Thưa luật sư! Tôi hiện nay sinh sống ở thị xã Duy Tiên, tỉnh Hà Nam. Theo tôi tìm hiểu qua các phương tiện truyền thông, hiện nay, để tránh trường hợp các giấy tờ, hồ sơ pháp lý bị sao chép hay chỉnh sửa trái với những quy định của pháp luật, nhà nước đã ban hành các quy định về con dấu, cụ thể là cách đóng dấu để hạn chế vấn đề này. Điều này sẽ tránh làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của các bên liên quan trong các mối quan hệ dân sự. Gần đây, tôi có đến ủy ban nhân dân xã để công chứng một số loại giấy tờ, hồ sơ. Tôi có nghe cán bộ công chứng ở xã có nhắc đến đến khái niệm dấu giáp lai. Tôi gần như không hiểu khái niệm này như thế nào. Kính mong luật sư có thể hỗ trợ, tư vấn cho tôi hiểu hơn khái niệm dấu giáp lai là gì? Đóng dấu giáp lai thế nào cho chuẩn và ngoài dấu giáp lai, các loại dấu khác đóng thế nào? Văn bản nào phải đóng dấu giáp lai theo quy định? Trường hợp nào đóng dấu treo trong văn bản? Tôi xin cảm ơn Luật sư.
Xin cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi cho Luật sư. Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu câu trả lời giải đáp qua bài viết sau đây nhé! Hy vọng bài viết này sẽ thực sự hữu ích để bạn có thể vận dụng vào trong cuộc sống.
Dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích:
– Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
– Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
Đóng dấu giáp lai thế nào cho chuẩn?
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Như vậy, cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất là đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ.
Các loại dấu khác đóng thế nào?
Đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Trong đó, Điều 33 Nghị định 30/2020 quy định cách đóng dấu chữ ký như sau:
+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Đóng dấu treo
Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Văn bản nào phải đóng dấu giáp lai?
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Quy định việc đóng dấu treo, dấu giáp lai vào văn bản như sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính; hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu; trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy; do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản; hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Quản lý con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật cơ quan, tổ chức.
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý; sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
- Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác; khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức phải được lập biên bản.
- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; và bản sao văn bản.
- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan,; tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Kết luận: Pháp luật không có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Nhưng thường những văn bản có nhiều tờ thì sẽ được đóng dấu giáp lai. Việc đóng dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng mép phải của văn bản; trùm lên một phần của văn bản, mỗi dấu không được đóng quá 5 tờ.
Trường hợp nào đóng dấu treo trong văn bản?
Dấu treo được sử dụng trong các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan; hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành. Đó thường là các loại văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ cơ quan, tổ chức; hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản; hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán.
Có thể chia thành hai trường hợp chính khi sử dụng dấu treo đó là:
Thứ nhất, khi không có sự ủy quyền
- Dùng trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình trên văn bản đó.
- Đối với trường hợp đầu tiên này, hình thức này mọi người có thể bắt gặp tại các phòng công tác sinh viên; hay những phòng đào tạo cảu các trường đại học; việc dùng dấu treo phổ biến được dùng trong quá trình xin giấy của sinh viên, hoặc cũng có thể bắt gặp trong các hóa đơn.
Việc đóng dấu treo trường hợp này sẽ giúp cho người xin dấu thấy được đây là những sự đồng ý xuất phát từ tổ chức; nhằm ngăn ngừa việc giả mạo các tài liệu liên quan đến thông tin. Lúc này, dấu treo được sử dụng giống như “công chứng, chứng thực”; tạo ra độ tin tưởng của văn bản, tạo người sử dụng văn bản cảm thấy có lòng tin; và tính đúng đắn cần thiết nhất trong khi xin một tài liệu nhất định.
Thứ hai, ban hành các văn bản
- Được dùng trong những trường hợp đóng dấu lên các văn bản pháp luật; được đóng lên các phụ lục theo như quy định của pháp luật.
- Trường hợp này chúng ta bắt gặp chủ yếu áp dụng ở các văn bản có hiệu lực. Thông thường đây là những cơ quan nhà nước. Còn nếu dấu treo được sử dụng trong hệ thống dân sự, thì sẽ được dùng trong trường hợp ký kết hợp đồng; người đại diện sẽ ký và có thể thay thế bằng hình thức đóng dấu giáp lai…
Khuyến nghị
Luật sư X là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề Văn bản nào phải đóng dấu giáp lai chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn luật dân sự Công ty Luật sư X luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Văn bản nào phải đóng dấu giáp lai?” đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng liên quan tới vấn đề soạn thảo mẫu đơn xin trích lục hồ sơ đất đai. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Việc đóng dấu giáp lai có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi các bên tham gia hợp đồng phát sinh tranh chấp.
– Tránh thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi giao kết hợp đồng hoặc làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
– Bảo đảm tính khách quan của tài liệu, tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.
Dấu giáp lai được đóng nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản và không có giá trị pháp lý.
Có thể thấy, điểm chung của dấu treo và dấu giáp lai là đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành và không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của văn bản chỉ được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó.
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
