Mã vạch sản phẩm trên hàng hóa là một trong những vấn đề mà người tiêu dùng quan tâm và chú trọng khi lựa chọn sản phẩm. Đăng ký mã vạch là điều kiện cần thiết để các đơn vị đưa hàng hóa vào siêu thị. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, pháp luật hiện nay đã cho phép doanh nghiệp tiến hành quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm online. Vậy Trình tự, thủ tục đăng ký mã vạch online hiện nay được thực hiện như thế nào? Chi phí làm thủ tục đăng ký mã vạch online là bao nhiêu? Thủ tục đăng ký mã vạch online mất bao lâu? Bài viết sau đây của Luật sư X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này, mời quý bạn đọc cùng tham khảo nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
Mã vạch là gì?
Mã vạch (Barcode) là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin, dữ liệu của sản phẩm hàng hóa mã hóa bằng tổ hợp các khoảng trắng và vạch thắng để biểu diễn các mẫu tự, ký hiệu và các con số. Mọi thông tin về sản phẩm sẽ được thể hiện theo mã vạch sản phẩm như nước đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp, lô sản xuất hàng hóa, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước/ thông số sản phẩm, nơi kiểm tra…
Mã vạch sản phẩm bao gồm 2 phần chính:
- Mã số hàng hóa: Dãy số thể hiện thông tin về nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm thông qua quy ước mã số cho các quốc gia trên thế giới của Tổ chức GS1. Người dùng có thể dễ dàng nhận diện mã số này.
- Mã vạch: Tổ hợp những khoảng trắng, vạch trắng được sắp xếp đúng quy luật, thông số, chỉ có thể đọc được bằng những thiết bị hỗ trợ chuyên dụng như máy quét mã vạch,…
Có bắt buộc phải đăng ký mã vạch trên sản phẩm hàng hóa?
Theo quy định hiện hành, việc đăng ký mã vạch sản phẩm là không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc không nhưng khi lựa chọn sử dụng mã số mã vạch thì phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn sử dụng mã số mã vạch trên sản phẩm mà không đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, khi bị phát hiện thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP về vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch, cụ thể như:
:Điều 32. Vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch
1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;
b) Không làm thủ tục gia hạn khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực;
c) Không xuất trình được văn bản hợp pháp chứng minh về quyền sử dụng mã số mã vạch khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
d) Không khai báo và cập nhật danh mục các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN) được sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền;…”
Quy định về việc đăng ký mã vạch như thế nào?
Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số hoặc dãy chữ và số sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được.
Cấu tạo của mã số mã vạch gồm 2 phần:
- Mã số là một dãy chữ số nguyên: sản phẩm gì? do công ty, tổ chức nào sản xuất? công ty đó thuộc quốc gia nào?
- Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song để cho thiết bị quét quang học đọc được kết nối với máy tính và mã vạch được giải mã thành dãy số một cách tự động, gọi ra tệp dữ liệu liên quan đến hàng hoá đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về sản phẩm hàng hóa.
Như vậy, mã số mã vạch là một trong những phương thức quản lý, truy xuất nguồn gốc hàng hóa. Đồng thời đây cũng là điều không thể thiếu để doanh nghiệp phân phối hàng hóa cho các kênh bán hàng quan trọng như siêu thị trên địa bàn cả nước.
Khi doanh nghiệp khi muốn sử dụng mã số mã vạch thì cần phải đăng ký mã số mã vạch. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch mà doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ theo quy định.
Sau đó lập 01 bộ hồ sơ tương ứng theo quy định trên nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới cơ quan thường trực về mã số, mã vạch. Trường hợp nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu. Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện phải nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu.
Chi phí làm thủ tục đăng ký mã vạch online là bao nhiêu?
Mức thu phí thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm trên hàng hóa được quy định tại Điều 4 Thông tư số 232/2016/TT-BTC như sau:
Phí Nhà nước cấp và hướng dẫn sử dụng mã vạch sản phẩm trên hàng hóa
| STT | Phân loại phí | Mức phí (đồng/ mã) |
| 1 | Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng) | 1.000.000 |
| 2 | Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) | 300.000 |
| 3 | Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) | 300.000 |
Phí Nhà nước đăng ký sử dụng mã vạch nước ngoài trên hàng hóa
| STT | Phân loại phí | Mức phí (đồng/ mã) |
| 1 | Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm | 500.000 đồng/ hồ sơ |
| 2 | Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm | 10.000 đồng/ mã |
Ngoài ra còn phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hằng năm; doanh nghiệp có thể xem thêm tại Thông tư số 232/2016/TT-BT
Trình tự thủ tục đăng ký mã vạch online
Thành phần hồ sơ
Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Đơn đăng ký mã số mã vạch hàng hóa theo Mẫu số 12 Nghị định 13/2022/NĐ-CP (01 bản);
- Bản sao Quyết định thành lập công ty hoặc Giấy phép kinh doanh (01 bản);
- Ủy nhiệm chi hoặc biên lai chuyển khoản (nếu có);
- Giấy ủy quyền nếu người ký đơn không phải là người đại diện (01 bản).
Trình tự thủ tục
Bước 1: Tạo tài khoản đăng nhập
- Việc đầu tiên để đăng ký mã số mã vạch online thì bạn truy cập vào website của Trung tâm MSMV Quốc gia theo địa chỉ: www.vnpc.gs1.org.vn
- Tiếp theo bạn ấn vào ô [Đăng ký] để tạo tài khoản nếu chưa có tài khoản. Sau đó bạn nhập mã số doanh nghiệp giống như trên giấy phép đăng ký kinh doanh và ấn [Kiểm tra].
- Khi ấn [Kiểm tra] xong, giao diện đăng ký mã số mã vạch trực tuyến sẽ hiển thị để bạn nhập vào thông tin của tài khoản. Lưu ý: Bạn cần nhập chính xác, đầy đủ các thông tin và trường dữ liệu có dấu “*” là bắt buộc phải nhập.
- Sau khi nhập xong tất cả bạn ấn [Đăng ký]. Nếu thành công thì thông tin đăng nhập bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu sẽ được gửi vào hòm thư điện tử đăng ký sau khi hoàn thành đăng ký.
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản website
Khi thông tin tài khoản đã được gửi về email bạn tiến hành truy cập lại vào website: vnpc.gs1.org.vn để đăng nhập tài khoản. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu nhập theo thông tin đã được gửi qua Email đã đăng ký để truy cập.
Bước 3: Kê khai hồ sơ doanh nghiệp
- Sau khi đăng nhập xong, giao diện sẽ hiển thị như hình dưới và bạn di chuyển chuột vào [Quản lý mã] sau đó ấn [Hồ sơ đăng ký].
- Khi ấn vào [Hồ sơ đăng ký] giao diện quản lý hồ sơ đăng ký mã vạch online sẽ hiển thị cho bạn giao diện quản lý hồ sơ trên website.
- Tiếp theo ấn vào biểu tượng đăng ký mới hồ sơ để đăng ký mới hồ sơ nằm ở trên góc trái màn hình, sau đó điền đầy đủ các thông tin hiển thị theo yêu cầu trên trang web.
Hướng dẫn điền các thông tin khi đăng ký mới hồ sơ:
- Chọn loại mã và Chọn mã
| STT | Chọn loại mã | Chọn mã |
| 1 | Mã doanh nghiệp (GCP) | Là mã Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN phân bổ cho các sản phẩm của mình:- Mã GCP-7: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 10.000 dưới 100.000 loại sản phẩm;Mã GCP-8: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 dưới 10.000 loại sản phẩm;Mã GCP-9: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 dưới 1000 loại sản phẩm;Mã GCP-10: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm. |
| 2 | Mã nước ngoài UPC (GTIN – 12) | Là mã sản phẩm sử dụng tại khu vực Bắc Mỹ. Được sử dụng khi doanh nghiệp có yêu cầu trực tiếp từ đối tác. |
| 3 | Mã số địa điểm toàn cầu GLN | Là mã dùng để phân định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng.. của DN, được sử dụng trong trao đổi dữ liệu điện tử hoặc phục vụ quá trình truy xuất nguồn gốc. Mỗi mã GLN chỉ được cấp cho một địa điểm, pháp nhân duy nhất.GLN có thể phân định bất kì một bên hay địa điểm nào có thể gán địa điểm như:Các cơ quan hợp pháp: toàn bộ các công ty, nhà thầu phụ hay các bộ phận như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, nhà vận chuyển…Các vị trí địa lý: một phòng cụ thể trong một tòa nhà, một kho hàng hay cổng của một kho hàng, điểm giao vận, điểm chuyển vận…Các vị trí mang tính chức năng: một phòng đặc thù với một chức năng hợp pháp (ví dụ: phòng kế toán), một hòm thư hoặc một tệp dữ liệu với một máy vi tính. |
| 4 | Mã số rút gọn GTIN-8 | Là mã được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cấp riêng cho từng sản phẩm. |
| 5 | Ủy quyền GTIN | Là mã xác nhận ủy quyền gia công sản phẩm có mã số mã vạch của chủ sở hữu. |
(*) Số năm duy trì: phần này số năm tối thiểu là 1 năm và tối đa là 5 năm. Số tiền phải nộp sẽ được hệ thống tính tự động phụ thuộc vào loại mã và số năm duy trì mà bạn chọn.
- Thông tin đơn vị: Phần này bạn nhập thông tin tương tự và chính xác như trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Nhận dạng bên bổ sung 1:
- Loại nhận dạng bên bổ sung: Chọn Unknown
- Giá trị nhận dạng bên bổ sung: Điền giá trị 0
Sau khi điền đầy đủ thông tin, tiếp theo click vào [Tiếp tục] để chuyển sang phần thanh toán chi phí đăng ký mã vạch trực tuyến.
- Chúng ta kiểm tra lại các nội dung trong phần thông tin thanh toán, sau đó ấn [Xác nhận hình thức thanh toán] và chọn [OK]. Sau khi xác nhận hình thức thanh toán hệ thống sẽ thông báo đã đăng ký thành công.
Bước 4: Nộp phí đăng ký
Bạn có thể chọn hình thức nộp trực tiếp tại Trung tâm mã số mã vạch quốc gia – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1) tại số 8, đường Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Hà Nội hoặc nộp phí qua tài khoản ngân hàng Agribank chi nhánh Cầu Giấy thông qua số tài khoản: 1507201067262.
Bước 5: Nhận mã số mã vạch
Sau khi hoàn thành xong thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm online và tiến hành nộp phí, bạn sẽ nhận mã số mã vạch sản phẩm mà bạn đã đăng ký.
Thủ tục đăng ký mã vạch online mất bao lâu?
Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận theo quy định.
Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp theo quy định của pháp luật hiện hành.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục xin chuyển đổi mục đích sử dụng đất
- Chi phí chuyển đổi mục đích sử dụng đất
- Quyền định đoạt tài sản của chủ sở hữu bị hạn chế khi nào?
Thông tin liên hệ
Luật sư X đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Thủ tục đăng ký mã vạch online”. Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan đến tư vấn pháp lý về Công chứng tại nhà Bắc Giang. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi một sản phẩm đều sẽ có một mã vạch riêng, mã vạch chứa thông tin về sản phẩm từ nguồn gốc xuất xứ, nơi sản xuất, đơn vị sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng, đến giá thành sản phẩm,… Hiện nay trên thị trường sản phẩm nào cũng phải có mã vạch, đây là điều bắt buộc và nếu như sản phẩm mà bạn lựa chọn không có mã vạch thì tuyệt đối không được sử dụng.
Mã vạch quy định sản phẩm đó là duy nhất, tức là mỗi sản phẩm sẽ có một mã vạch riêng được in ấn trên bao bì của sản phẩm đó. Tuyệt đối không bao giờ có việc hai sản phẩm có cùng một mã vạch giống nhau. Vì thế nên, mỗi sản phẩm khác nhau sẽ có một mã vạch khác nhau, khi kiểm tra thì mới cho ra được những thông tin cụ thể về sản phẩm.
Mã vạch 890 là của Ấn Độ. Đây là quốc gia duy nhất sở hữu mã vạch này. Cách xem mã vạch bạn chỉ cần biết 3 số đầu là mã quốc gia và số thứ 4 tiếp theo chính là mã doanh nghiệp. Dựa vào mã vạch 890 thì người tiêu dùng dễ dàng xác định được hàng hóa có nguồn gốc từ Ấn Độ.
