Trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan hộ tịch có thẩm quyền cấp để chứng minh sự kiện khai sinh đã được đăng ký. Trên thực tế, “trích lục khai sinh” thường là bản sao trích lục hộ tịch (bản sao giấy khai sinh) cấp từ sổ hộ tịch. Nó là một loại bản sao, nhưng khác bản photo thông thường vì được cơ quan nhà nước cấp và có giá trị thay bản chính.
Tóm tắt nhanh
- Giấy khai sinh bản chính là bản chính trích lục hộ tịch, được cấp một lần ngay khi đăng ký khai sinh.
- Bản sao trích lục khai sinh được cấp từ sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch, không cần mang bản chính đi đối chiếu.
- Bản photo không chứng thực thì không được coi là bản sao hợp lệ trong hầu hết giao dịch.
- Lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch là 8.000 đồng/bản; được trả kết quả ngay trong ngày (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ).
- Có thể xin không phụ thuộc nơi cư trú, nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến.
Trích lục khai sinh là gì?
Theo Luật Hộ tịch 2014, trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký. Với sự kiện sinh, đó chính là trích lục khai sinh. Luật phân thành hai nhóm:
- Bản chính trích lục hộ tịch: được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Với việc khai sinh, đây là Giấy khai sinh bản chính mà bạn nhận khi đi đăng ký.
- Bản sao trích lục hộ tịch: gồm bản sao cấp từ sổ hộ tịch (cơ sở dữ liệu hộ tịch) và bản sao được chứng thực từ bản chính.
Vì vậy, khi người dân nói “xin trích lục khai sinh” thì thường là xin bản sao Giấy khai sinh cấp từ sổ hộ tịch, thường do bị mất bản chính, bản chính hư hỏng hoặc cần thêm bản dùng cho hồ sơ. Thông tin trong bản trích lục phản ánh đúng nội dung đã ghi trong sổ hộ tịch: họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, nơi sinh, quê quán, thông tin cha mẹ.
Trích lục khai sinh có giống bản sao không?
Câu trả lời ngắn: trích lục khai sinh là một dạng bản sao, nhưng không phải mọi “bản sao” đều là trích lục. Từ “bản sao” trong đời sống bao gồm nhiều loại khác nhau về nguồn gốc và giá trị:
| Loại giấy tờ | Ai cấp / thực hiện | Cách có được | Giá trị sử dụng |
|---|---|---|---|
| Giấy khai sinh bản chính | Cơ quan đăng ký hộ tịch | Cấp một lần khi đăng ký khai sinh | Giá trị cao nhất, là giấy tờ gốc |
| Bản sao trích lục khai sinh (bản sao cấp từ sổ hộ tịch) | Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch | Nộp tờ khai, nộp lệ phí; không cần bản chính | Dùng thay bản chính trong giao dịch, thủ tục hành chính |
| Bản sao chứng thực từ bản chính | UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng | Mang bản chính và bản photo đến chứng thực | Dùng thay bản chính, trừ trường hợp luật có quy định khác |
| Bản photo thông thường | Tự sao chụp | Photo tại tiệm | Chỉ để tham khảo hoặc đối chiếu cùng bản chính |
Hai điểm khác biệt cần nhớ:
- Nguồn gốc: bản sao trích lục được lấy từ sổ gốc nên không cần bản chính; bản sao chứng thực chỉ có khi bạn còn giữ bản chính để cơ quan đối chiếu.
- Người ký xác nhận: bản sao trích lục do cơ quan hộ tịch cấp; bản sao chứng thực do người có thẩm quyền chứng thực (Chủ tịch UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng) xác nhận là đúng với bản chính.
Lưu ý: Nếu bạn đã mất Giấy khai sinh bản chính thì không thể chứng thực bản sao, vì không còn bản chính để đối chiếu. Cách đúng là xin cấp bản sao trích lục từ sổ hộ tịch.
Giá trị pháp lý và khi nào dùng loại nào
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung, gần nhất bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP), bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp luật có quy định khác. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được từ chối chỉ vì đó là bản sao hợp lệ.
Cách chọn nhanh:
- Còn bản chính, cần nhiều bộ hồ sơ: chứng thực bản sao từ bản chính. Phí chứng thực là 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba trở đi 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản.
- Mất hoặc hỏng bản chính, hoặc cơ quan yêu cầu bản mới cấp: xin bản sao trích lục hộ tịch.
- Cần xác nhận lại thông tin chính xác theo sổ hộ tịch (ví dụ giấy cũ mờ, nghi ngờ sai lệch): nên xin bản sao trích lục để có thông tin đối chiếu với sổ gốc.
Giấy khai sinh thường dùng trong hồ sơ nhập học, làm thẻ căn cước, hộ chiếu, đăng ký kết hôn, hưởng chế độ bảo hiểm. Khi làm thẻ căn cước lần đầu, bạn có thể xem thêm hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online và nơi làm căn cước theo quy định. Nếu hồ sơ yêu cầu bản sao có chứng thực, hãy tham khảo nơi chứng thực giấy tờ theo quy định hiện hành.
Xin trích lục khai sinh ở đâu?
Luật Hộ tịch 2014 cho phép cá nhân không phụ thuộc nơi cư trú yêu cầu cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục về sự kiện hộ tịch của mình. Nghĩa là bạn không nhất thiết phải về đúng nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.
Sau khi tổ chức chính quyền hai cấp từ 01/07/2025 (không còn cấp huyện), bạn nộp hồ sơ tại:
- Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc bộ phận một cửa của UBND cấp xã (xã, phường);
- Cơ quan cấp tỉnh được giao quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch (như Sở Tư pháp hoặc đơn vị được giao tại địa phương), tùy cách tổ chức của từng tỉnh;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, nếu sự kiện khai sinh được đăng ký tại đó.
Bạn cũng có thể nộp qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia VNeID.
Lưu ý: Tên cơ quan tiếp nhận cụ thể có thể khác nhau giữa các tỉnh, thành sau sắp xếp. Bạn nên kiểm tra trên cổng dịch vụ công của tỉnh nơi nộp hồ sơ.
Hồ sơ, thủ tục và lệ phí
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu (Mẫu số 18 trong phụ lục Thông tư 04/2020/TT-BTP; cơ quan sẽ hướng dẫn mẫu cập nhật hoặc bạn khai trực tuyến);
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu (thẻ căn cước, căn cước công dân còn hạn hoặc hộ chiếu);
- Văn bản ủy quyền, nếu nhờ người khác làm thay.
Thông tin cần điền gồm: họ tên, năm sinh của người được cấp bản sao, nơi và thời điểm đã đăng ký khai sinh (nếu nhớ), số Giấy khai sinh. Nếu không nhớ nơi đăng ký, cơ quan sẽ tra cứu trong cơ sở dữ liệu hộ tịch dựa trên thông tin định danh.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Chuẩn bị tờ khai và giấy tờ tùy thân.
- Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến.
- Bước 3: Cán bộ kiểm tra, đối chiếu thông tin trong sổ hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch; nếu hồ sơ thiếu sẽ hướng dẫn bổ sung.
- Bước 4: Nộp lệ phí và nhận bản sao trích lục.
Thời hạn và lệ phí
Thời hạn giải quyết là ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ mà chưa giải quyết được ngay thì trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. Lệ phí là 8.000 đồng/bản sao trích lục theo Thông tư 281/2016/TT-BTC. Người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo và người khuyết tật được miễn lệ phí. Nếu nhận qua bưu chính, bạn trả thêm cước phí chuyển phát.
Ủy quyền và xin trích lục online
Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch được ủy quyền cho người khác thực hiện thay. Với người thân trong gia đình như ông, bà, cha, mẹ, anh, chị, em ruột, thủ tục ủy quyền được áp dụng theo quy định riêng của thông tư; hãy hỏi cơ quan tiếp nhận về giấy tờ chứng minh quan hệ cần mang theo.
Khi nộp trực tuyến, bạn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, điền biểu mẫu điện tử, đính kèm bản chụp giấy tờ liên quan và thanh toán lệ phí trực tuyến. Thủ tục này đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Nếu bạn cần bản điện tử để nộp online cho cơ quan khác, hãy hỏi cơ quan nhận hồ sơ có chấp nhận bản số hoặc đã liên thông dữ liệu hộ tịch hay chưa.
Lưu ý và thay đổi từ Luật Hộ tịch 2026
Cảnh báo: Bản sao trích lục chỉ phản ánh đúng thông tin trong sổ hộ tịch. Nếu thông tin trong sổ bị sai (ví dụ sai ngày sinh), việc xin bản sao không làm thay đổi nội dung. Bạn cần làm thủ tục cải chính hoặc thay đổi hộ tịch trước. Không sửa, tẩy xóa hay làm giả Giấy khai sinh, hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Luật hiện áp dụng: Luật Hộ tịch 2014 vẫn có hiệu lực. Luật Hộ tịch 2026 (Luật số 03/2026/QH16) được Quốc hội thông qua ngày 23/4/2026 và có hiệu lực từ 01/3/2027, thay thế Luật 2014.
- Điểm mới đáng chú ý: UBND cấp xã đăng ký hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú; thời hạn giải quyết thủ tục hộ tịch được chuẩn hóa 24 giờ; dữ liệu và bản điện tử hộ tịch được công nhận giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
- Giấy tờ đã cấp vẫn dùng được: Giấy tờ hộ tịch đã cấp trước ngày luật mới có hiệu lực tiếp tục có giá trị sử dụng, bạn không phải đổi Giấy khai sinh.
Với hồ sơ cần chứng minh nhân thân, bạn có thể tham khảo thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 (các điều về trích lục hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch);
- Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (hiệu lực từ 01/3/2027);
- Nghị định 87/2020/NĐ-CP về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;
- Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền trong lĩnh vực hộ tịch theo mô hình chính quyền hai cấp;
- Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP;
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính (sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP, Nghị định 280/2025/NĐ-CP);
- Thông tư 281/2016/TT-BTC về lệ phí hộ tịch; Thông tư 226/2016/TT-BTC về phí chứng thực.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Trích lục khai sinh có phải là giấy khai sinh không?
Giấy khai sinh bản chính là bản chính trích lục hộ tịch. Còn “trích lục khai sinh” trong đời sống thường là bản sao Giấy khai sinh cấp từ sổ hộ tịch. Hai loại có cùng nội dung và đều dùng được trong thủ tục hành chính.
Bản sao trích lục khai sinh có cần chứng thực nữa không?
Không. Bản sao trích lục do cơ quan hộ tịch cấp từ sổ gốc nên đã có giá trị thay bản chính, không cần chứng thực thêm. Chứng thực chỉ cần với bản photo từ bản chính.
Mất giấy khai sinh bản chính thì xin lại thế nào?
Bạn xin cấp bản sao trích lục hộ tịch tại cơ quan hộ tịch có thẩm quyền, không phụ thuộc nơi cư trú. Bản sao này dùng thay bản chính đã mất.
Xin trích lục khai sinh mất bao lâu, tốn bao nhiêu tiền?
Thông thường trả kết quả ngay trong ngày, hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ. Lệ phí là 8.000 đồng/bản, miễn cho người có công, hộ nghèo, người khuyết tật.
Có xin trích lục khai sinh online được không?
Có. Bạn nộp hồ sơ trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia, thanh toán lệ phí trực tuyến và nhận kết quả theo cách đã đăng ký, kể cả qua bưu chính.
Có thể nhờ người khác đi xin trích lục thay không?
Được. Bạn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện. Người đi làm thay mang theo văn bản ủy quyền và giấy tờ tùy thân của mình.
Tóm lại, trích lục khai sinh là bản sao Giấy khai sinh do cơ quan hộ tịch cấp từ sổ gốc, khác với bản photo và có giá trị thay bản chính. Còn bản chính, bạn chỉ cần chứng thực bản sao; mất bản chính thì xin bản sao trích lục với lệ phí 8.000 đồng. Luật Hộ tịch 2026 từ 01/3/2027 sẽ thúc đẩy bản điện tử, nhưng giấy tờ đã cấp vẫn tiếp tục có giá trị.
